LORSQUE VOTRE ORGANISATION EST FRAPPÉE PAR LA FRAUDE, NE PRENEZ PAS DE DÉCISION HÂTIVE ET ASSUREZ-VOUS DE VOUS SOUMETTRE À QUELQUES ÉTAPES FORT UTILES

C'est un cauchemar qu'aucun dirigeant ne souhaite vivre : une fraude d'envergure semble avoir été commise aux dépens de votre organisation et, à titre de dirigeant, vous êtes appelé à jouer un rôle particulièrement important dans la mise au point des mesures à prendre pour régler le problème. Le premier élément avec lequel vous devrez peut-être composer, c'est votre propre réaction.  Le refus et la colère sont des réactions typiques et compréhensibles, mais qui peuvent vous amener à prendre des décisions précipitées qui favorisent rarement le bon déroulement d'une enquête professionnelle sur la faute présumée. En fait, elles ont souvent le résultat contraire.

Bien que le refus soit une réaction courante, surtout lorsque les allégations visent un employé estimé en qui vous avez confiance, il peut empêcher la tenue d'une enquête. Si vous croyez que votre organisation emprunte cette voie, proposez à tout le moins un examen préliminaire discret des faits pour déterminer s'ils justifient la tenue d'une enquête plus poussée. La colère peut être tout aussi destructive. Usez de votre influence pour dissuader la direction de porter des accusations prématurées ou de prendre des mesures irréfléchies avant de savoir s'il y a véritablement eu fraude et d'être en mesure de le prouver.

Lorsqu'une fraude potentielle est décelée, l'entreprise devrait former une équipe d'intervention, aussi réduite que possible pour des raisons de confidentialité. En principe, l'équipe devrait comprendre un membre de la direction générale, le directeur des finances ou un autre dirigeant financier important, le directeur des ressources humaines, un ou des conseillers juridiques internes et/ou externes, des juricomptables externes, ainsi que le chef de la sécurité interne. Il est sage d'exclure de l'équipe quiconque a un intérêt personnel dans les résultats de l'enquête, par exemple le superviseur du suspect, qui peut s'inquiéter de passer pour irresponsable si les allégations s'avèrent.

Dans l'hypothèse où les craintes initiales de l'entreprise sont fondées, les cinq initiatives décrites ci-après devraient former l'assise d'un plan d'action immédiat. Chacune de ces grandes étapes comporte quantité d'éléments plus précis mais essentiels, qui doivent être pris en compte si l'on veut que la réaction de l'organisation à la fraude présumée soit efficace.

Arrêter l'hémorragie et préserver les preuves. Dans la mesure du possible, prenez des moyens pour éviter qu'il y ait d'autres pertes, à moins d'avoir une raison impérieuse de ne pas le faire (par exemple, si vous cherchez à prendre le fraudeur sur le fait, il peut être préférable d'attendre). Parallèlement, rassemblez toutes les preuves potentielles en vous assurant d'en préserver l'intégrité.

Parfois, une fraude est mise au jour seulement après que l'employé malhonnête a quitté l'entreprise. Dans un tel cas, les pertes vont probablement cesser. Mais il arrive plus fréquemment que l'employé soit encore en poste et que l'entreprise continue de subir un préjudice au moment où l'on découvre la fraude. Cette situation pose un dilemme à l'équipe d'intervention : est-il préférable d'agir sans délai, ou encore de faire preuve de patience et d'attendre? Comme dans bien d'autres cas, cela dépend de la situation.

Prenons un cas où la surveillance vidéo a confirmé qu'un directeur d'entrepôt remettait des stocks à un inconnu après les heures de travail.  Les propriétaires de l'entreprise voulaient qu'il soit congédié et que l'affaire soit immédiatement signalée à la police. Toutefois, comme le directeur de l'entrepôt n'avait pas d'avoirs importants, une stratégie plus créative a été mise au point. Dans les quelques jours qui ont suivi, grâce à des images vidéo supplémentaires, on a découvert où les biens volés étaient remisés et distribués. Au bout du compte, les propriétaires ont davantage gagné à laisser les vols continuer pendant une courte période plutôt qu'à y mettre fin sur-le-champ.

En même temps, il est essentiel de recueillir les preuves documentaires, physiques et électroniques qui établiront la nature et le montant de la fraude. Pour cela, il faut comprendre ce qui constitue une preuve et comment les preuves peuvent être obtenues et préservées.

Déterminer le montant des pertes et la façon dont elles ont été comptabilisées. Cet aspect est habituellement pris en charge par l'équipe de juricomptables retenue pour mener l'enquête. Il est prudent d'organiser ce travail en différentes étapes afin d'obtenir des «points de repère» adéquats qui permettront d'examiner périodiquement les constatations et de réévaluer la stratégie d'ensemble.

La complexité de la fraude détermine l'ampleur qu'il est nécessaire de donner à l'enquête. Il peut être facile de mettre rapidement un terme à une combine simple. Mais il n'est pas rare qu'une fraude en apparence simple se révèle, une fois éclaircie, beaucoup plus étendue et alambiquée qu'il n'y paraît. L'étendue de l'enquête peut également varier selon le potentiel de recouvrement. S'il appert que les sommes potentiellement recouvrables sont minimes ou nulles, l'enquête peut alors être beaucoup plus limitée que s'il est possible de récupérer une partie ou la presque totalité des pertes.

Si l'objectif est uniquement de déposer une plainte pour que soit intentée une procédure pénale, il n'est peut-être pas nécessaire d'examiner chaque aspect de la fraude. En faisant appel à la police, on fait clairement comprendre à tous les employés que la fraude entraînera des poursuites au criminel. Si l'intention est de poursuivre au civil seulement, le fardeau de la preuve est moindre que dans le cas d'une poursuite au criminel, mais il faudra produire des preuves solides quant au préjudice total subi par la victime.

Quelle que soit l'étendue finale du travail, l'enquête doit permettre de répondre aux questions suivantes :
• À combien s'élèvent les pertes?
• De quelle façon la fraude a-t-elle été commise?
• Comment a-t-elle été dissimulée?
• Qui en a profité?

En ce qui concerne la nature du préjudice, les répercussions financières sur l'organisation constituent un élément clé. Une perte importante non constatée aura pour effet de diminuer ou d'éliminer le bénéfice et peut entraîner le retraitement des états financiers d'exercices antérieurs, altérer le bilan et, conséquemment, nuire à la capacité d'emprunt de l'entreprise.

Identifier les personnes en cause ainsi que leur rôle respectif. Dans la grande majorité des cas, les fraudes sont perpétrées par des employés de l'organisation. Il est habituellement avantageux de ne pas congédier sur-le-champ un employé soupçonné de fraude, étant donné qu'on peut ainsi se garder la possibilité d'avoir un entretien avec lui, une fois que d'autres preuves auront été recueillies. Par ailleurs, une enquête objective doit être menée sans délai excessif, par souci d'équité envers l'employé concerné. Si ce dernier n'était pas impliqué dans la fraude présumée, la dernière chose dont l'organisation aurait besoin serait une poursuite pour congédiement injustifié ou déguisé.

De nombreux employeurs suspendent l'employé soupçonné, habituellement avec solde, afin de conserver la possibilité de le voir en entrevue. Toute lettre de démission est refusée jusqu'à ce que la culpabilité de l'employé soit établie. De toute évidence, il peut être très utile dans de telles situations d'obtenir l'avis d'un avocat spécialisé en droit du travail.

Comme la collusion est souvent une caractéristique des fraudes complexes — sans quoi elles sont vouées à l'échec —, assurez-vous que l'enquête porte sur la totalité des personnes, au sein et à l'extérieur de l'entreprise, qui sont susceptibles d'être impliquées.

Élaborer un plan de recouvrement pour localiser les sommes ou les actifs perdus et les récupérer. Une stratégie efficace de recouvrement des actifs demande une combinaison de créativité, d'esprit d'investigation, de connaissance des diverses avenues de recouvrement, ainsi que de solides compétences en matière de négociation ou, si nécessaire, de litige.

La première tâche consiste à déterminer où est allé l'argent et qui le détient. Dans les cas complexes, cela peut nécessiter par exemple que l'on retrace les mouvements de fonds dans des comptes bancaires extraterritoriaux. Cela dit, les cas que l'on rencontre normalement sont nettement moins prestigieux, mais posent tout de même un défi.

On trouve souvent dans les dossiers de la victime elle-même les premières pistes permettant de découvrir la destination des fonds volés. Ces constatations seront fréquemment étoffées grâce à un travail d'enquête plus poussé, mené au moyen d'entrevues, d'une surveillance ou d'autres procédés. Il est important de connaître en détail les goûts, les aversions, les habitudes ainsi que le mode de vie du fraudeur, car ces renseignements aident à évaluer la probabilité que les fonds puissent être récupérés.

N'hésitez pas à réclamer qu'on vous rende votre argent. Même si les fraudeurs minimisent souvent les montants en cause ou prétendent (peut-être à juste titre) que l'argent a été dilapidé, il est parfois possible de récupérer sur-le-champ certaines sommes.

À défaut d'un remboursement complet, les avoirs du fraudeur peuvent être gelés en vertu d'une injonction Mareva. Il peut aussi être très utile d'avoir accès, au moyen d'une ordonnance de type Anton Piller ou Norwich Pharmacal, à des documents qui ne seraient pas disponibles autrement. Ces ordonnances sont rendues ex parte, c'est-à-dire à l'insu du fraudeur ou sans son consentement. Ici encore, il est essentiel d'obtenir l'avis d'un avocat d'expérience en la matière, puisqu'on doit tenir compte de nombreux éléments avant de prendre de telles mesures.

D'autres moyens de recouvrement peuvent également être envisagés :
• assurance détournement et vol;
• recouvrement par application d'ententes bancaires en ce qui concerne les sommes perdues résultant de chèques qui portent une signature falsifiée;
• recouvrement auprès d'institutions financières dans le cas où des chèques endossés frauduleusement ont été acceptés;
• poursuites contre d'autres organisations en cause, par exemple des fournisseurs;
• poursuites contre des organisations qui n'ont pas réussi à déceler la fraude;
• ordonnances de dédommagement au profit de la victime, qui peuvent parfois être obtenues au terme d'une procédure au criminel.

Particulièrement dans le cas de demandes de règlement faites auprès d'assureurs ou sur la base d'ententes bancaires commerciales, le facteur temps est crucial. Aussitôt que la fraude est découverte, le compte à rebours commence. Tout délai indu dans le déroulement de l'enquête peut nuire à la capacité de la victime de recouvrer les sommes perdues, puisqu'il y a des limites de temps pour produire des demandes d'indemnité et établir leur bien-fondé.

Mettre en œuvre des mesures correctives afin d'éviter que l'histoire ne se répète. Cette étape est très souvent négligée. Les dirigeants ont tendance, une fois que toute la lumière a été faite sur la fraude, à présumer que la foudre ne tombera pas une deuxième fois au même endroit, ou que les mesures prises au moment où la fraude a été découverte empêcheront que d'autres problèmes surviennent.

Il est imprudent de sauter à une telle conclusion. Si le système a été exploité une fois par un fraudeur, il peut l'être de nouveau. Il peut être utile d'obtenir un avis indépendant sur les niveaux de contrôle supplémentaires à mettre en place ou les autres mesures correctives qui s'imposent. Mais tous les conseils du monde ne seront d'aucune utilité si les nouveaux systèmes ne sont pas examinés de façon rigoureuse et continue pour s'assurer de leur bon fonctionnement.

Les statistiques montrent clairement que personne n'est à l'abri de la fraude. Ceux qui croient que cela n'arrive qu'aux autres jouent à l'autruche. Bien que vous ne puissiez pas garantir que votre entreprise ne sera jamais victime de fraude, vous pouvez être prêt à agir si ce cauchemar se matérialise. Il s'agit en fait vraiment d'une forme de gestion prévisionnelle des crises; de nos jours, c'est une stratégie dont aucune organisation ne saurait se passer.