La formation est l'un des éléments clés permettant d'attirer du personnel et de le conserver, et un sujet dont on discute fréquemment dans les cercles d'affaires. «Quel type de formation votre organisation offre-t-elle? Combien dépense-t-elle en frais de formation? Oui, j'ai apprécié ce programme, mais il n'a pas modifié ma façon de travailler.» La formation pourrait être l'une des raisons qui expliquent que les grandes organisations disposant de beaucoup de ressources ont un avantage sur les plus petites. Mais même si nous acceptons l'idée que la formation profite à toutes les parties concernées et prenons la décision d'y affecter les ressources nécessaires, nous ne savons généralement pas par où commencer. Nous voulons simplement nous assurer autant que possible d'obtenir un certain rendement sur notre investissement. C'est pourquoi nous voyons ici les raisons qui sous-tendent le besoin de formation, sur quoi elle doit porter, de quelle façon l'offrir et comment faire pour lui assurer une valeur durable.

La formation peut aider votre personnel à répondre à des exigences accrues, soit en raison de modifications du fonctionnement de l'entreprise, de changements sur le marché, de progrès technologiques, ou de votre engagement à l'égard de nouveaux standards d'excellence. Concrètement, cela signifie que votre organisation est susceptible d'enregistrer un gain financier par suite d'une hausse de la productivité. La formation peut aussi améliorer le moral des membres du personnel, réduire le roulement et rehausser l'image publique de l'entreprise, ce qui, au bout du compte, contribue à son développement et au recrutement de personnel de haut niveau.

La plupart des employés diront que la formation les prépare à profiter d'autres opportunités (mutations latérales ou promotions). Apprendre à faire un meilleur travail leur permet d'en tirer une plus grande satisfaction et de rester motivés. Un autre effet dont presque personne ne parle est de faire prendre conscience aux employés que l'entreprise tient à eux. Combinée à d'autres formes de perfectionnement et d'initiatives stratégiques, comme les programmes de reconnaissance et de récompense, la formation peut renforcer l'engagement des employés et leur désir de demeurer au sein de l'entreprise.

Il se peut que vous soyez déjà convaincu du fait que la formation peut créer de la valeur. L'enjeu consiste alors à décider du type de formation dont vos employés ont besoin et de la forme que celle-ci devrait prendre. La formation est parfois une option coûteuse, et peut-être avez-vous déjà constaté trop d'échecs. Il est possible même que vous songiez à confier la tâche à un consultant. Cependant, vous connaissez votre entreprise mieux que quiconque. Vous connaissez vos buts et vos objectifs et savez comment les atteindre; vous connaissez bien votre personnel et comprenez les enjeux de son épanouissement professionnel. Il est donc logique que vous soyez à l'avant-plan des décisions qui sont reliées au contenu de la formation.

La formation doit répondre à un besoin, à un type de problème particulier, et non être une action concurrentielle ou une façon de suivre les tendances. Posez-vous d'abord ces questions : de quoi l'entreprise a-t-elle besoin pour mieux atteindre ses objectifs? Qu'est-ce qui lui procurerait un avantage concurrentiel? Pourquoi les employés ne sont-ils pas plus productifs? Dans quels domaines devons-nous parfaire nos connaissances? Qu'est-ce que les gens qui réussissent ont que les autres n'ont pas? Quelle est l'ampleur de l'écart entre ce qui est et ce qui devrait être? Vous pouvez trouver réponse à ces questions soit en tenant une réunion de gestion ponctuelle ou des réunions d'employés en groupes restreints, en circulant dans l'entreprise et en prenant des notes, en jetant un coup d'oeil aux évaluations du rendement des employés et en discutant avec vos clients.

Examinez l'information rassemblée et essayez de déterminer dans quel secteur la formation pourrait résoudre un problème particulier. N'oubliez pas que la formation est plus efficace lorsqu'un employé a besoin d'acquérir ou de parfaire ses connaissances ou ses compétences, et qu'il a la motivation pour le faire. Si vous constatez qu'un grand nombre de vos employés sont compétents, mais manquent d'enthousiasme pour bien accomplir leur tâche ou améliorer leurs méthodes de travail, le moral des troupes est peut-être alors en cause et la solution pourrait être de mettre en place un programme de reconnaissance et de récompense plutôt qu'un programme de formation. De même, si la productivité est à la baisse et que la rotation du personnel est élevée, le problème en est peut-être un de recrutement et d'embauche et, là aussi, la formation ne résoudrait rien.

Si vous avez établi que la formation pourrait être la solution, essayez de préciser vos besoins en les subdivisant selon leur nature : technique, technologique et de gestion. Les compétences techniques et technologiques sont généralement prises en compte les premières car, sans elles, il est vraiment difficile de faire le travail. Ne négligez pas pour autant l'importance des compétences en gestion. Elles améliorent le moral du personnel, aident les équipes à fonctionner plus efficacement et contribuent au perfectionnement des employés lorsqu'ils recherchent de nouveaux défis.

À la base, il y a trois façons pour votre entreprise d'offrir de la formation : élaborer et diffuser elle-même la formation, faire appel à quelqu'un de l'extérieur pour élaborer et diffuser le matériel, ou engager quelqu'un de l'extérieur pour élaborer le matériel et charger l'un de ses membres de sa diffusion. (Lorsqu'un nombre restreint d'employés ont besoin d'un type particulier de formation, vous pouvez envisager de faire appel à un mentor ou d'inscrire ces personnes à un séminaire externe.) Le principal avantage de l'élaboration et de la diffusion de votre propre matériel est qu'il s'agit habituellement de la solution la plus économique et la mieux adaptée aux besoins particuliers de l'entreprise. Les principaux désavantages sont le manque possible de compétence de vos employés en matière de formation, et le temps requis.

L'achat d'un programme complet de formation devrait permettre de garantir la pertinence du contenu et la qualité de la diffusion. Toutefois, le degré de personnalisation du programme en fonction de votre secteur en général et de votre entreprise en particulier peut poser problème.

Il existe une solution de rechange que peu d'entreprises prennent en considération : établir une liste des connaissances et compétences visées. Un formateur examine ensuite des principes et des thèmes connexes, puis crée un programme de formation comprenant des documents, exercices d'apprentissage, listes de contrôle et notes à l'intention de l'instructeur. Celui-ci est un membre de l'entreprise qui connaît bien la situation et qui sait ce qui peut être fait, ce qui ne fonctionnera jamais, etc. Cette personne possède aussi la crédibilité de quelqu'un qui est passé par le même chemin que les employés et qui a réussi. En lien avec cette façon d'offrir la formation, il y a aussi l'achat d'un programme «prêt-à-utiliser» standard comprenant des notes de lecture, références et exercices que l'on peut personnaliser. Pour évaluer la meilleure méthode de formation, tenez compte du temps que vous avez, des compétences et du budget dont vous disposez et du degré de personnalisation requis.

Une fois ces étapes franchies, qu'arrive-t-il ensuite? Le personnel suit la formation et l'apprécie (vous avez les évaluations pour le prouver), mais rien ne change vraiment au travail. Que faire?

Il se peut que vous connaissiez certains éléments de la liste qui suit et que vous ayez jugé qu'ils étaient judicieux, mais n'avez jamais pris le temps de les mettre en pratique. Assurez-vous de le faire la prochaine fois. Si vous ne pouvez vous attaquer à tous les éléments du même coup, commencez par la moitié, puis abordez l'autre moitié lorsque vous noterez une amélioration.

• Soyez sélectif dans le choix des participants : donnez l'impression que la formation est un privilège; choisissez ceux qui ont besoin de l'information et qui auront l'occasion d'appliquer rapidement, sinon immédiatement, ce qu'ils auront appris.
• En collaboration avec le concepteur, donnez aux directeurs et aux participants voix au chapitre en ce qui concerne le contenu.
• Demandez que les directeurs assistent et participent à des parties de la formation, à titre d'instructeurs ou de participants.
• Exigez que participants et directeurs discutent des sujets traités et de leur application au travail, et les consignent en dossier - à revoir immédiatement après la formation afin de vérifier si le plan demeure réaliste et de le modifier si nécessaire.
• Un suivi doit être intégré au programme, et peut prendre différentes formes : formateur qui revient animer des ateliers supplémentaires, vérifications périodiques du contrat établi avant la formation, groupes d'études parmi les participants, possibilité de former d'autres employés.
• Il est essentiel de renforcer de façon positive ce qui a été correctement mis en pratique. Cela peut faire la différence entre les connaissances qu'on utilise et celles qu'on oublie ou dont on ne tient aucun compte.
  
  Une bonne formation requiert du temps et de l'énergie. Examinez ce qui a et n'a pas fonctionné. Besoin d'aide? Évidemment, il y a les consultants. Mais ne faites pas l'erreur de confier l'entière responsabilité de la formation à quelqu'un de l'extérieur. Même si les consultants peuvent être d'une grande valeur, ne privez pas les participants à la formation de vos propres connaissances et compétences.
  
  Les questions suivantes peuvent être également utiles : Combien devrais-je dépenser? Comment décider du type de formation à offrir? Comment déterminer ce que je fais moi-même et ce que je confie à un consultant? Voici des adresses à utiliser à titre de ressources : http://humanresources.about.com/careers/humanresources/cs/training/?once=true&, http://www.HR.com, cliquez sur training, et www.refresher.com/ceo.html, allez à training.