Les nouveaux logiciels qui peuvent faire une différence

Les atouts de la matrice de contrôle

Par Michael Burns

Dans le numéro de juin-juillet de CAmagazine, le diagramme d’activités à couloirs a été présenté comme un outil pour consigner les processus d’affaires. Cependant, même si les couloirs assurent clarté et consensus à un processus, ils ne tiennent pas compte des contrôles et des faiblesses du contrôle. Si nous voulons améliorer les processus d’affaires, nous devons avoir recours à une matrice de contrôle. Elle consigne les contrôles et leurs faiblesses, indiqués en renvoi dans les couloirs, et devrait permettre de vérifier la validité, l’exactitude et l’exhaustivité des données entrées à l’égard des opérations. Par ailleurs, on devrait effectuer des contrôles de l’exactitude et de l’exhaustivité lors d’opérations de mise à jour des fichiers maîtres. Ces contrôles doivent être pris en considération pour chaque opération du travail d’examen. La sécurité des ressources (encaisse, stocks, etc.) devrait aussi être évaluée. Une amélioration des processus d’affaires doit également tenir compte de l’efficience et de l’efficacité. Malheureusement, les vérificateurs font souvent peu de cas de ces deux éléments. Ils pourraient pourtant ajouter de la valeur dans ces secteurs. L’efficience maximise le travail en utilisant le minimum de ressources. L’efficacité signifie que le processus d’affaires fournit de la valeur selon les facteurs de réussite décisifs de l’organisation. Un service donné de l’organisation peut être efficient et efficace, mais possiblement aux dépens de l’ensemble de l’organisation.

Le diagramme d’activités à couloirs ci-dessous comporte des renvois à une matrice de contrôle pour une partie d’un processus de facturation. Nous ne voulons pas discuter, dans ce texte, des problèmes de contrôle. Le diagramme d’activités à couloirs a été tracé à l’aide de Visio, et la matrice de contrôle a été créée en Excel. Dans de prochains articles, nous examinerons des solutions de rechange à Visio et à Excel.

Michael Burns, M.B.A., CA, est président de 180 Systems ( www.180systems.com), cabinet-conseil indépendant dont les services comprennent l’analyse des processus, la sélection de systèmes et la vérification des systèmes informatiques. On peut le joindre au 416-485-2200 ou à mburns@180systems.com.