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Escalade des frais de déplacement*
Les entreprises canadiennes
dépensent deux fois plus aujourd’hui qu’il y a neuf ans pour ces deux postes. Il n’est donc pas surprenant
qu’il s’agisse d’une question prioritaire pour les dirigeants d’entreprise canadiens.
* Le présent article est la version
intégrale d’un résumé paru dans le numéro de janvier-février de CAmagazine.
La gestion plus serrée des frais de déplacement et des frais professionnels devient une priorité pour les
hauts dirigeants de société partout au Canada.
Selon l’étude menée en 2006 pour le compte d’American Express sur la gestion des voyages et les dépenses
professionnelles, les entreprises canadiennes consacrent actuellement quelque 24 milliards de dollars par
année aux frais de déplacement et de représentation, comparativement à 12,9 milliards en 1997.
«Nous avons connu beaucoup de changements ces dernières années», explique Andrew Pilkington,
vice-président et directeur général, Carte commerciale – Mondial d’American Express au Canada. «Les
transformations considérables survenues dans l’industrie du voyage et l’importance accrue accordée au
contrôle financier et à la reddition de comptes dans le secteur des entreprises ont mis à l’avant-plan la
question de la gestion des dépenses, qui est devenue une priorité pour les dirigeants.»
L’étude révèle que les entreprises canadiennes font preuve d’une meilleure discipline dans la gestion des
frais de déplacements et des frais professionnels. En effet, 73 % d’entre elles ont mis en place des
politiques concernant les déplacements, et 32 % indiquent que la haute direction s’implique directement dans
la gestion des frais de déplacement et de représentation de l’entreprise. Par ailleurs, 45 % des entreprises
sondées ont procédé à une évaluation de leur agence de voyages au cours des trois dernières années. Enfin, 60
% des entreprises font émettre des cartes affaires pour les frais professionnels et les frais de déplacement,
mais seulement 49 % en imposent l’utilisation.
Toutefois, selon Amex, malgré la mise en place de contrôles officiels, des économies importantes
pourraient encore être réalisées. Le problème semble résider dans un manque de constance et d’engagement à
l’égard des pratiques instaurées par les entreprises.
«Trop souvent, les systèmes de suivi et de contrôle des dépenses restent enracinés dans des pratiques de
gestion désuètes, explique Andrew Pilkington. La plupart des entreprises ont des politiques sur les
déplacements et les dépenses, mais elles n’exercent pas de suivi pour en assurer et en renforcer le
respect.»
Toujours selon Amex, les entreprises pourraient économiser jusqu’à 10 %, soit 2,4 milliards de dollars,
grâce à la mise en place de mesures simples telles que la désignation d’une personne chargée d’assurer la
conformité aux politiques, le recours à un programme de cartes affaires pour regrouper les dépenses,
l’adoption de nouvelles technologies et l’automatisation des processus manuels.
Certaines entreprises, comme Motorola Canada, bénéficient déjà des avantages de l’application des mesures
proposées par Amex.
Cherchant des façons de réduire les coûts, les hauts dirigeants de l’entreprise ont décidé, il y a un peu
plus d’un an, de procéder à un examen attentif de leur politique sur les déplacements pour voir si des
économies étaient réalisables.
Une brève analyse des habitudes de voyage du personnel a révélé que la plupart des déplacements se
limitaient au Canada et aux États-Unis, situation qui faisait de l’entreprise une candidate idéale pour la
mise en place d’un dispositif de réservation en ligne géré. Les employés pourraient ainsi effectuer leurs
réservations en ligne pour les déplacements en Amérique du Nord et ne recourir à des conseillers en voyages
que pour les vols internationaux ou les vols de dernière minute.
«La décision d’utiliser un dispositif en ligne s’est révélée très avantageuse pour notre entreprise»,
indique William Kuenzig, contrôleur chez Motorola. «Le personnel devant s’adapter au nouveau système, il y a
eu certains ratés au début. Toutefois, après quelques mois, 83 % de nos voyageurs effectuaient leurs
réservations en ligne, et ce pourcentage n’a pas diminué depuis.»
Si l’on se fie à Amex, un dispositif de réservation en ligne géré fournit aux entreprises diverses
occasions d’économiser.
«L’utilisation d’un outil de réservation en ligne géré permet aux entreprises de cerner leurs préférences
quant aux hôtels, aux agences de location de voiture et aux prix, ce qui aide le personnel à faire des choix
qui respectent la politique sur les dépenses de l’organisation, explique Andrew Pilkington. Par ailleurs, les
employés qui effectuent leurs réservations en ligne ont tendance à faire les choix les plus économiques
affichés à l’écran, en raison de certains remords qu’ils éprouvent en voyant les prix. Cela permet à
l’entreprise d’économiser davantage sur les déplacements.»
Plusieurs facteurs dont la formation, la communication et le soutien des hauts dirigeants expliquent le
succès du programme de réservations en ligne de Motorola. L’entreprise a en outre instauré d’importantes
mesures pour assurer le contrôle du processus : William Kuenzig a notamment été désigné pour superviser
l’ensemble du programme.
L’une des responsabilités de M. Kuenzig consiste à s’assurer que les employés se servent de l’outil en
ligne. Il reçoit un rapport quotidien indiquant qui se trouve en déplacement, la destination ainsi que le
mode de réservation utilisé. Ces renseignements lui permettent de veiller au respect de la politique de
l’entreprise et de s’assurer que sa mise en œuvre est avantageuse pour l’entreprise.
La désignation d’une personne pour superviser l’application de la politique sur les déplacements a permis
à Motorola de réaliser des économies considérables. Par ailleurs, le suivi étroit de cette politique permet à
l’entreprise de savoir où se trouve chacun de ses voyageurs et comment joindre ceux-ci en cas d’urgence.
Corel Corporation est une autre société qui réalise des économies grâce à l’application de certaines des
mesures proposées par Amex.
Il y a quelques années, l’entreprise a été acquise par une société de financement par capitaux propres.
Lors de l’acquisition, tous les processus et les politiques de Corel ont fait l’objet d’un examen minutieux.
L’entreprise devait s’adapter rapidement tout en faisant preuve d’une grande responsabilité financière. Elle
a, par conséquent, mis en place un programme de cartes de fidélité affaires et automatisé son système de
production de notes de frais.
«Le programme de fidélisation et la simplification du processus de production des notes de frais
encouragent les employés à utiliser leur carte affaires, explique Andrew Pilkington. Et, une fois que les
dépenses sont regroupées, l’entreprise peut utiliser les données recueillies pour négocier de meilleures
conditions avec ses principaux fournisseurs.»
Selon Amex, un programme de cartes affaires et l’automatisation du système de production des notes de
frais peuvent également aider les entreprises à veiller au respect des politiques sur les déplacements et les
dépenses par les employés. Il est en effet possible de configurer les systèmes automatisés de façon à ce
qu’ils exigent l’autorisation d’un cadre supérieur pour toutes les dépenses non conformes à la politique.
«Vingt-quatre milliards de dollars, c’est énorme. La gestion de ce type de dépenses est essentielle à
l’exploitation d’une entreprise moderne, indique Andrew Pilkington. Les entreprises doivent faire preuve de
la même rigueur et appliquer les mêmes processus de gouvernance dans la gestion de leurs frais professionnels
et de leurs frais de déplacement qu’à l’égard des autres éléments pour lesquels elles assument une
responsabilité financière.»
Les déplacements d’affaires : l’envers de la
médaille
| Profiter de
destinations exotiques, séjourner dans des hôtels luxueux et fréquenter des restaurants chics… aux frais de
quelqu’un d’autre. Il s’agit peut-être de la perception d’affaires qu’entretiennent les travailleurs «de
bureau» canadiens à l’égard des déplacements, mais la réalité s’avère le plus souvent sensiblement moins
rose. En effet, les déplacements d’affaires peuvent également être synonymes de longues nuits passées devant
un portable à préparer les réunions du lendemain matin et de courses entre l’aéroport et l’hôtel qui ne
laissent pas de temps pour le tourisme.
Selon John Stelter, associé au sein du service de vérification chez KPMG, à Edmonton, si les technologies
comme Internet et le courriel facilitent l’interaction avec les clients, elles ne la remplacent pas. Il est
encore essentiel de rencontrer les clients. «La technologie a un côté impersonnel. Nos clients souhaitent
nous rencontrer en personne», indique-t-il. Il précise toutefois que la technologie permet de réaliser
davantage d’activités à distance, ce qui peut se traduire par des déplacements plus courts, mais plus
fréquents.
John Stelter réfute également l’idée selon laquelle les voyages d’affaires consistent
simplement à visiter des endroits exotiques. «Les déplacements d’affaires sont intéressants au début, mais
ils peuvent devenir assez fastidieux, indique-t-il. Même la chambre d’hôtel la plus ravissante n’est qu’une
chambre d’hôtel. On n’est pas chez-soi.»
-- Jim Rahn
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À l’attention des voyageurs d’affaires :
Nous aimerions savoir comment votre entreprise gère les frais professionnels et les frais de
déplacement. Voyagez-vous plus ou moins souvent qu’auparavant? Votre entreprise dispose-t-elle d’une
politique sur les déplacements? Répondez à notre bref sondage (anonyme) à
www.CAmagazine.com/expensessurvey07. Nous en publierons les résultats dans un numéro ultérieur de
CAmagazine.
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