Les nouveaux logiciels qui peuvent faire une différence

Comment créer son bulletin

Par Michael Burns

Les bulletins constituent une excellente façon de rester en contact avec les clients actuels, potentiels et recommandés. Cependant, il importe de maîtriser l’utilisation d’un outil informatique si on n’a pas accès à un service des TI. Une fois que l’on dispose d’un logiciel et qu’on a configuré le bulletin, il est facile d’en modifier le contenu chaque mois. Toutefois, le bulletin ne devrait être envoyé qu’à ceux qui le désirent. Autrement, on sera placé sur une liste noire par les logiciels antipourriel. Il faut donc obtenir la permission de ses clients et leur permettre de se retirer facilement de la liste d’envoi.

Il existe de nombreuses façons de préparer et de diffuser un bulletin. Voici quelques trucs du métier. On doit d’abord tenir à jour une liste de contacts au moyen d’un système de gestion de la relation client (CRM). J’utilise la version 8 du logiciel ACT!, qui fonctionne bien, mais qui exige beaucoup plus de puissance informatique que les versions précédentes. En fait, j’ai dû mettre à niveau mon ordinateur pour pouvoir héberger la version 8. Les systèmes CRM stockent des renseignements sur les clients dans une base de données, et gèrent également ces renseignements. On peut utiliser un programme plus rudimentaire, mais on ne profite pas de tous les avantages qu’offrent les CRM.

Il faut ensuite créer du contenu. Dans mon bulletin mensuel, j’intègre des articles que j’ai écrits ou lus. Au cours du mois, je mets de côté des articles sur les technologies, les processus d’affaires et la gestion des risques susceptibles d’intéresser mes contacts. Par ailleurs, il est conseillé de personnaliser ses courriels, par exemple en les commençant par «Bonjour Jean» plutôt que seulement «Bonjour». Il est peut-être plus important encore de faire connaître ses opinions et ses impressions sur un sujet. Enfin, il faut donner une apparence professionnelle à son bulletin en mettant sa marque en évidence.

Troisièmement, il faut publier le bulletin. De nombreuses sociétés utilisent Adobe Acrobat pour générer un fichier pdf lisible par leurs clients. Les destinataires du bulletin n’ont qu’à avoir ce logiciel, qu’ils peuvent télécharger facilement et gratuitement. D’autres sociétés publient leurs bulletins sur Internet au moyen de Microsoft FrontPage ou Dreamweaver. En avril 2006, j’ai essayé le blogue. Un de ses grands avantages est son interactivité . Les lecteurs peuvent y afficher leurs commentaires. J’utilise blogger.com, passé aux mains de Google en 2003. La mise à jour du blogue est facile; l’unique difficulté est d’intégrer le blogue à son site Web pour qu’il ait le même aspect général. On devra probablement faire appel à un cabinet spécialisé dans la création de sites Web pour y arriver.

Enfin, on doit diffuser son bulletin. L’objectif devrait viser à personnaliser le bulletin et à effectuer un envoi massif (des centaines ou des milliers de bulletins à la fois), ce qu’Outlook ne permet pas. De nombreux systèmes CRM offrent l’automatisation du marketing, permettant de faire des envois massifs. Comme ACT! n’a pas cette fonction, j’ai choisi GroupMail d’Infacta, qui me convient très bien. J’importe mes contacts à partir de ACT! et je fais un envoi massif au moyen de GroupMail. Il vous permet d’importer des contacts facilement et rapidement, d’envoyer des messages professionnels personnalisés à chaque destinataire, et vous pouvez le faire fonctionner pendant que vous effectuez d’autres tâches sur votre ordinateur. Il existe une version gratuite de GroupMail qui vous permet de faire un envoi à un maximum de 100 destinataires à la fois.

Je sais que mes contacts sont occupés; je fais donc en sorte qu’il soit facile pour eux de trouver rapidement ce qui les intéresse. Je leur envoie un courriel très bref ne contenant que les titres des articles. Le lecteur peut alors cliquer sur un titre afin d’accéder à mon blogue et aux détails. Le blogue présente des renseignements sur l’article et, souvent, mon opinion sur le contenu, ce qui constitue une valeur ajoutée. Le lecteur clique de nouveau sur le titre pour consulter le texte intégral de l’article.

Pour voir un exemple de mon bulletin, rendez-vous à http://www.180systems.com/blog/index.php. Je vous invite à m’y faire savoir ce que vous en pensez.

Michael Burns, M.B.A., CA, est président de 180 Systems (http://www.180systems.com; mburns@180systems.com)