Les nouveaux logiciels qui peuvent faire une différence

Systèmes comptables et ERP*

Par Michael Burns

*Il s'agit de la version intégrale de la chronique Banc d'essai parue dans le numéro de CAmagazine de septembre 2006.

Il est difficile de croire que notre sondage annuel auprès des fournisseurs de systèmes comptables et ERP (progiciels de gestion intégrée) en est à sa huitième édition. Comme il suscite un intérêt grandissant, la plupart des fournisseurs veulent y participer. Cette année, nous avons reçu des données nouvelles ou mises à jour en date de juin 2006. Tout l’éventail des systèmes se trouve couvert, depuis QuickBooks et Simple Comptable jusqu’aux produits haut de gamme de SAP et d’Oracle, en passant par les systèmes intermédiaires de Sage et de Microsoft.

Il règne toujours une certaine confusion au sujet des différences entre logiciel comptable et progiciel de gestion intégrée. À mes yeux, un système ERP réalise l’automatisation des processus, sinon de tous les services, du moins de la plupart des services qui composent une entreprise. Selon cette définition, même des logiciels comme QuickBooks ou Simple Comptable peuvent être considérés comme des systèmes ERP de PME.

Catégories

Pour s’y retrouver parmi la multitude de systèmes, nous avons classé chacun d’eux dans une catégorie tenant compte du chiffre d’affaires et du nombre d’employés du client ainsi que du coût du produit. Il s’agit d’une manière pratique, quoique imparfaite, de faire la distinction entre les systèmes. Par exemple, une organisation ayant un chiffre d’affaires modeste peut avoir une vision internationale ou des processus d’affaires complexes qui la font passer dans une catégorie supérieure.

Dans le tableau joint à la version en ligne, nous avons placé tous les produits dans ce qui nous a semblé être leur catégorie appropriée, compte tenu de leur coût et de leur marché cible. Soyez prudent si vous essayez de calculer les coûts d’un système, étant donné que ces nombres ne sont que des moyennes. Par exemple, les droits de licence d’un produit de catégorie 3, qui valent au minimum 50 000 $, peuvent atteindre jusqu’à 150 000 $. Si l’on suppose des droits de licence de 100 000 $, les frais d’installation pourraient varier entre 125 000 $ et 150 000 $, selon la complexité de l’installation. SAP et Oracle sont des fournisseurs de systèmes de catégorie 1 qui, à l’origine, ciblaient les sociétés classées Fortune 1000. Ces installations pouvaient coûter des millions aux plus grosses entreprises clientes. Mais comme ce marché est limité à 1 000 clients, SAP et Oracle s’attaquent à présent à des sociétés nettement plus modestes.

Tendances

La tendance au regroupement des fournisseurs de logiciels se poursuit. En novembre 2005, Infor a fait l’acquisition de GEAC. En avril 2006, Lawson Software et Intentia ont fusionné. En mai 2006, Infor a fait l’acquisition de SSA. Les systèmes d’Infor englobent à présent les ex-BPCS, Baan, Prism, Protean, Infinium, BRAIN, SCT, Lilly, MAPICS et NxTrend.

Quelles conséquences un acheteur potentiel doit-il en tirer? La perspective de voir son nouveau système retiré progressivement de la circulation, à cause du rachat de l’entreprise qui le produisait, ce qui l’obligerait à changer prématurément de système, peut être inquiétante. Faut-il donc ne considérer que les grandes sociétés, trop grosses pour être rachetées? Ce serait à notre sens une erreur pour une multitude de raisons. Premièrement, même quelques-uns des plus gros fournisseurs de systèmes ERP, comme PeopleSoft ou JD Edwards, se sont fait racheter. Deuxièmement, en se concentrant sur une application verticale spécifique, les petits fournisseurs de systèmes ERP peuvent se révéler très compétitifs, d’une part parce que leurs systèmes sont adaptés aux besoins du secteur professionnel visé et d’autre part parce que leurs employés ont souvent une excellente connaissance du secteur professionnel en question. Troisièmement, certaines personnes aiment bien avoir un lien privilégié avec leurs fournisseurs : elles préfèrent travailler avec un petit fournisseur de système ERP sur lequel, à leur avis, elles auront de l’influence et aux propriétaires duquel, leur semble-t-il, elles pourront s’adresser directement. Enfin, même si les petites sociétés ont moins de ressources à investir dans la recherche et le développement, elles ne traînent pas un fardeau aussi lourd que les gros fournisseurs, qui doivent se soucier de tous les systèmes dont ils ont fait l’acquisition. Elles peuvent se révéler plus agiles quand il s’agit de s’adapter aux nouvelles technologies.

La demande pour les logiciels ERP de SYSPRO a fortement augmenté au cours des 18 derniers mois, selon Odete Passingham, directrice du marketing de SYSPRO Canada. Cette demande, indique celle-ci, a été stimulée par l’embellie économique, par la nécessité de remplacer des systèmes installés de manière hâtive et inefficace en prévision du passage à l’an 2000 et par la publicité favorable dont SYSPRO a bénéficié dans CAmagazine grâce aux résultats de l’enquête auprès des utilisateurs publiée en avril 2006. (Voir http://www.camagazine.com/index.cfm/ci_id/30457/la_id/2.htm.). Comparativement à la fin des années 1990, indique Odete Passingham, les entreprises exigent bien plus de garanties, y compris des analyses indépendantes et des références, avant de prendre la décision d’acheter un système ERP.

Selon Mark Canes, président de Blue Link, société créatrice de logiciels qui compte environ 600 clients, le marché offre suffisamment de possibilités aux petits créateurs de logiciels. Blue Link se contenterait d’avoir une petite fraction de la nouvelle clientèle dont les grands fournisseurs de systèmes ERP ont besoin pour réussir. En se concentrant sur les grossistes et les distributeurs du secteur de l’alimentation ainsi que sur les distributeurs de vêtements, la société a pu gagner du terrain face aux grands fournisseurs de systèmes ERP. Mark Canes, il est vrai, a signalé un renforcement de la concurrence exercée par les fournisseurs d’applications hébergées (FAH), qui témoigne de la popularité croissante du modèle FAH.

NetSuite semble avoir pris les devants dans le domaine des FAH et l’on peut s’attendre à ce que tous les acteurs importants suivent. Dans un exposé récent, le chef de la direction de NetSuite, Zach Nelson, a fait remarquer que SAP et Oracle dominaient le marché des entreprises, où leurs parts de marché cumulées s’élèvent à environ 72 %. Mais le marché intermédiaire est fragmenté et sans numéro 1, une remarque que nous avions également faite dans le compte rendu de notre sondage auprès des utilisateurs paru en avril 2006 dans CAmagazine (http://www.camagazine.com/index.cfm/ci_id/30457/la_id/2.htm.). Selon Zach Nelson, pour réussir sur le marché intermédiaire des systèmes ERP, un système doit être facile à utiliser et à installer, disposer de fonctionnalités riches et intégrées, être facile à personnaliser et être offert à faible coût.

Au dire de M. Nelson, comme les systèmes haut de gamme ne satisfont pas à tous ces critères, ils rencontreront des difficultés sur le marché intermédiaire.

Autre tendance notable : le fusionnement ou l’établissement de liens entre les systèmes ERP et les systèmes de gestion des relations avec la clientèle (systèmes CRM) et de veille stratégique. Il est un peu absurde, en effet, de disposer d’un système CRM s’il ne permet ni de passer des commandes, ni même d’avoir accès à toutes les opérations de paiement de la clientèle. Le traitement des commandes est traditionnellement considéré comme une fonction d’arrière-guichet, et la CRM comme une fonction de guichet. Dans l’idéal, ce qui constitue une piste dans le système d’automatisation du marketing (élément du système CRM) devient un client potentiel dans le système d’automatisation des fonctions de vente (élément du système CRM), puis un client tout court dans le système ERP. On devrait pouvoir obtenir ce processus rien qu’en appuyant sur une touche. Les prévisions de ventes devraient également être mises à jour en fonction des informations contenues dans les systèmes tant CRM (propositions de prix) qu’ERP (commandes).

La veille stratégique est elle aussi devenue un sujet brûlant ces dernières années. Il s’agit de convertir des données en informations utiles à la prise de décisions. La tendance la plus récente est aux tableaux de bord qui sont fonction des rôles. Sur le tableau de bord, figurent toutes les informations essentielles avec zoom avant sur les détails. Le tableau de bord comprend également les indicateurs clés de performance, ou du moins ceux qui découlent de données contenues dans le système ERP. Malheureusement, certains de ces indicateurs (par exemple, mesures de la satisfaction des clients) débordent le cadre du système ERP, et il se peut qu’un logiciel supplémentaire ou la personnalisation du système ERP s’imposent.

J’ai récemment assisté à la manifestation baptisée Microsoft Dynamics AX 4.0 Partner Readiness et j’y ai entendu le président de Microsoft Canada, Phil Sorgen, parler de la vision et des possibilités de Microsoft dans le domaine des solutions de gestion. Phil Sorgen a clairement indiqué l’importance stratégique de Microsoft Dynamics pour sa société et sa volonté de gagner. En à peine cinq ans, paraît-il, Microsoft Dynamics se serait assuré 291 000 clients dans le monde par des acquisitions ou de nouveaux contrats, et la marge d’augmentation de sa part de marché est énorme. Selon AMR Research, le marché des applications de gestion représente 62 milliards $ US, et Microsoft travaille à y devenir numéro un.

M. Sorgen a parlé des évolutions qui rendent le marché canadien fertile en occasions : entre autres, l’ascension d’économies du Tiers-Monde comme la Chine, l’Inde ou le Brésil. Alors que le capital humain coûte plus cher au Canada que sur ces marchés émergents, le Canada peut, entre autres, rester compétitif en améliorant sa productivité par la technologie. Parmi les raisons qui obligent les sociétés canadiennes à augmenter leur productivité pour demeurer compétitives, Phil Sorgen a mentionné l’appréciation du dollar canadien.

M. Sorgen a également parlé de la stratégie de Microsoft visant à réunir deux régions distinctes de l’univers des logiciels : l’automatisation des processus d’affaires (par exemple Microsoft Dynamics AX ou GP) et la productivité individuelle (par exemple, Microsoft Word ou Excel). Microsoft Dynamics possède déjà l’apparence et le mode de fonctionnement de ces solutions de productivité, et l’on va assister à la poursuite de son intégration aux nouvelles versions de Microsoft Office et de Microsoft Windows Vista. Microsoft dépense 4 millions $ au Canada cette année en publicité à la radio, dans la presse et sur Internet pour le produit Microsoft Dynamics. L’entreprise investit aussi massivement dans la recherche et le développement : 7,6 milliards $ cette année pour l’ensemble de ses produits.

Fonctionnalités supplémentaires

Chaque année, nous élargissons l’enquête pour englober davantage de fonctionnalités. L’objectif est d’inclure des fonctions qui diffèrent d’un produit à l’autre. Cette année, nous avons ajouté la gestion du service à la clientèle, la comptabilité des engagements, la comptabilité de projet, l’exécution des commandes en souffrance, la prévision, le calcul des frais de transport, la gestion d’entrepôt et la postdéduction. La gestion du service à la clientèle peut constituer un critère de sélection déterminant dans la comparaison des systèmes aux yeux d’une entreprise assurant des réparations ou un service après-vente. Habituellement, les organismes sans but lucratif ne peuvent se passer de comptabilité des engagements, mais je trouve étonnant que les autres entreprises ne l’utilisent pas, elles aussi, pour comparer leur budget, non seulement aux données réelles, mais aussi aux engagements (bons de commande).

La comptabilité de projet est indispensable à toute société dont les projets s’étendent sur plusieurs exercices financiers. Et pourquoi encombrer le grand livre général avec les détails des projets? L’exécution des commandes en souffrance peut constituer une fonction essentielle pour les entreprises qui prennent de nombreuses commandes à l’avance et doivent les honorer ensuite, une fois que la marchandise est prête, selon l’ordre de priorité des clients, la date de livraison requise et d’autres facteurs. J’ai déjà vu des feuilles de calcul Excel utilisées pour effectuer ce tri et ce n’est pas joli à voir.

Un grand nombre d’entreprises échouent dans leurs prévisions, en partie parce que les instruments leur font défaut. Prévoir n’est pas facile. Les prévisions devraient être fondées sur les commandes comme sur les devis ainsi que sur leur probabilité de réalisation. Elles devraient s’appuyer sur l’historique, compte tenu des variations saisonnières et d’analyses de régression, ou sur des projections tirées de l’évolution prévisible du marché selon le service marketing. Il faut aussi prendre en considération le nombre de commandes minimal, maximal et optimal au point de vue économique. Certaines entreprises, notamment dans la distribution et la fabrication, utilisent même dans leurs prévisions des données sur les ventes de leurs produits, directement obtenues des détaillants, pour se faire une idée de la tendance.

Le calcul des frais de transport peut souvent servir de critère de sélection entre les systèmes. Certains systèmes permettront non seulement le calcul des frais d’expédition selon la destination et la méthode, le poids, le volume et la taille, mais recommanderont une société expéditrice en fonction des tarifs en vigueur. Dans l’idéal, le système est intégré à celui de la société expéditrice, et le téléchargement du numéro de référence permet de connaître facilement l’étape de la livraison.

La cueillette et le rangement de pointe sont habituellement associés aux systèmes de gestion d’entrepôt, qui peuvent coûter très cher. Mais en remplissant quelques conditions relativement modestes, on peut peut-être rendre un entrepôt beaucoup plus efficace. Par exemple, il peut être très astucieux de cueillir les objets par vagues (plusieurs commandes en même temps), de manière à minimiser le temps que les employés de l’entrepôt passent à marcher. Pour finir, nous en arrivons à la postdéduction. Pour ceux d’entre vous à qui ce terme ne serait pas familier, il s’agit d’une manière efficace de mettre à jour un système une fois terminée la fabrication d’un produit. Les produits finis sont ajoutés et les composantes qui sont entrées dans leur fabrication sont simultanément retranchées.

Enquête auprès des utilisateurs

Cette année encore, nous avons préparé un sondage sur les systèmes comptables et ERP à l’intention des CA canadiens. L’enquête permet d’évaluer les systèmes comptables et ERP, les fournisseurs et les responsables de l’implantation, en plus de fournir des statistiques sur les avantages potentiels. Nous publierons les résultats dans un numéro ultérieur de CAmagazine. Les résultats de l’année dernière figurent à l’adresse http://www.camagazine.com/index.cfm/ci_id/30457/la_id/2.htm. En 2005, nous avions reçu 264 sondages valides et nous espérons en recevoir encore plus cette année. Il suffit de quelques minutes pour remplir le sondage à http://www.CAmagazine/enqueteutilisateurserp06. Nous ne pouvons accepter qu’un sondage dûment rempli par organisation, et seuls les comptables (CA, CMA ou CGA) travaillant pour une société canadienne peuvent y participer.

Conclusion

La description contenue dans les tableaux qui accompagnent le questionnaire destiné aux utilisateurs s’appuie sur les réponses des fournisseurs à la feuille de sondage qui leur avait été envoyée. Bien que nous nous soyons efforcés de corriger toute erreur manifeste, il nous est impossible de garantir la justesse de chaque élément. Toutefois, nous estimons que les fournisseurs sont enclins à être honnêtes, notamment si on leur pose des questions très précises. En effet, ils sont conscients du fait que la confiance est le facteur le plus important dans le choix d’un nouveau système. Les systèmes ERP sont essentiels, et une organisation ne saurait faire confiance à un fournisseur qui n’est pas fiable.

Michael Burns, M.B.A., CA, est président de 180 Systems (http://www.180systems.com), un cabinet-conseil indépendant dont les services comprennent notamment l’analyse des processus, la préparation d’analyses de rentabilité et le choix de systèmes. On peut le joindre au 416 485-2200 ou à mburns@180systems.com.