Les nouveaux logiciels qui peuvent faire une différence

Business Solutions, nouveau cru

Par Michael Burns

Microsoft Business Solutions renaît. Le groupe de produits a un nouveau nom — Microsoft Dynamics — ainsi qu’un nouveau logo arborant les mêmes couleurs que les autres marques de Microsoft. L’objectif? Mieux aligner ces produits sur la stratégie de transition vers l’unification du code source dont s’est dotée l’entreprise. Tous les noms de produits ont été abrégés; par exemple, Great Plains est devenu Microsoft Dynamics GP, Navision se nomme maintenant Microsoft Dynamics NAV, et Solomon est devenu Microsoft Dynamics SL. Mais si vous êtes comme moi, vous continuerez probablement, du moins pour un certain temps, d’appeler ces systèmes par leur ancien nom.

Nombre de gens sont incapables de différencier les progiciels de gestion intégrée qu’offre actuellement Microsoft. Ce n’est pas surprenant, car ces systèmes étaient en concurrence les uns avec les autres avant d’être acquis par Microsoft. En règle générale, les systèmes Microsoft Dynamics NAV et AX (Axapta) sont destinés aux entreprises qui ont besoin d’un système hautement personnalisable. Le système GP s’adresse aux organisations qui veulent des fonctionnalités novatrices, non personnalisables, ou très peu. Bien que, selon Microsoft, le système SL soit celui qui convient le mieux aux entreprises offrant surtout des services professionnels, ces entreprises achètent un pourcentage important de systèmes GP. Je crois que Microsoft devrait travailler à la différenciation de ses produits. Les systèmes Microsoft Dynamics GP, NAV et SL existent en deux versions, standard et professionnelle. La version standard s’adresse aux entreprises ayant un chiffre d’affaires de plus de 10 millions de dollars, et la version professionnelle, aux entreprises dont le chiffre d’affaires dépasse 50 millions de dollars. Le système Axapta vise les entreprises dont le chiffre d’affaires atteint 100 millions de dollars.

Une des stratégies de Microsoft est de conserver ses clients à vie. Elle lancera bientôt le logiciel Small Business Accounting, destiné aux clients dont le nombre d’utilisateurs se situe entre un et cinq. En outre, la version 9.0 de Small Business Financials (une version simplifiée du système GP), qui offre plus de fonctionnalités que le Small Business Accounting et qui vise les groupes de 10 utilisateurs, sera lancée en février 2006. Ainsi les entreprises peuvent débuter avec un des produits d’entrée, pour ensuite passer, en fonction de leur expansion, à d’autres produits de la famille Microsoft Dynamics.

Microsoft Dynamics GP
Lorsque les gens pensent à Microsoft Dynamics GP, ils pensent généralement à un système de gestion financière. Pourtant, ils se trompent. Microsoft Dynamics GP possède un large éventail de fonctions, dont les suivantes : distribution, fabrication sur mesure (bons de travail, acheminements, etc.), comptabilisation des coûts de production, services extérieurs (ordonnancement, facturation, etc.), ressources humaines (y compris le libre-service pour les employés), planification de la demande, gestion des contrats, gestion des subventions et comptabilité de projet. Microsoft Dynamics GP recèle également de nombreux avantages méconnus. Avez-vous entendu parler de Business Portal, de Forecaster, d’Analytical Accounting ou de Collection Management?

Business Portal est conçu pour fonctionner avec Microsoft SharePoint Services, qui peut être utilisé pour créer des sites Web permettant le partage d’information, l’analyse et la collaboration à l’égard de documents. Cela signifie que vous obtenez un accès rapide à quantité d’informations par Internet. Mieux encore, pour chaque licence d’utilisation achetée, vous obtenez une licence pour Business Portal, et s’il vous en faut davantage, il n’en coûte qu’environ 50 dollars par utilisateur.

Forecaster s’adresse aux entreprises qui éprouvent des difficultés avec les budgets et les prévisions. Il s’agit d’un produit Web dont l’interface ressemble à celle d’Excel et qui vous permet de créer des budgets à partir de chiffres réels et de formules basés sur des informations comme le relevé des effectifs, les modèles de revenus et le budget des investissements. Il comprend des outils de transitique pour la gestion du processus d’approbation et le suivi de l’état du budget. Le générateur de rapports financiers de Microsoft Dynamics GP, FRx, peut lire les données budgétaires à partir de Forecaster. Ainsi, une fois le rapport financier terminé, vous pouvez comparer les chiffres budgétés aux chiffres réels.

Analytical Accounting vous permet de relier des codes de dimension des opérations, définis par l’utilisateur, aux opérations du grand livre, ce qui évite d’avoir à analyser les opérations sur la base de segments de comptes. Vous pouvez permuter les axes d’analyse selon plusieurs dimensions sans avoir à mettre en place les dimensions dans le plan de comptes.

Collection Management s’adresse aux sociétés dont les processus de recouvrement sont complexes et comprend des mesures de suivi et des dates de rappel automatiques, qui permettent l’envoi d’avis personnalisés par courriel aux clients qui accusent un retard.

Ce logiciel présente un certain nombre de caractéristiques remarquables dont peu de systèmes sont dotés, notamment la possibilité de consolider les clients et les fournisseurs qui sont les mêmes, de façon à ne payer que le montant net dû. En outre, une fonctionnalité vous permet de facturer les clients selon les modalités du contrat. Enfin, une autre fonctionnalité vous permet de constater ultérieurement des produits ou des charges reportés, en fonction du traitement comptable que vous souhaitez appliquer aux opérations.

Microsoft s’enorgueillit de la facilité d’emploi de son système GP. La meilleure illustration en est peut-être la fonction «Smart List». Celle-ci vous permet de créer votre propre liste de clients (ceux avec qui vous faites affaire) ou votre propre liste de fournisseurs, d’articles, etc. Vous pouvez également personnaliser la façon dont ces listes se présentent. Vous pouvez filtrer et produire des rapports à partir de vos listes et les enregistrer pour usage ultérieur. Vous pouvez envoyer vos données clients dans Excel et effectuer un multipostage avec Microsoft Word.

Quoi de neuf dans la version 9.0 de Microsoft Dynamics GP?
Fidèle à ses habitudes, Microsoft a lancé en grande pompe la version 9.0 de Microsoft Dynamics GP le 16 novembre 2005. Celle-ci, qui comprend 170 améliorations, a été mise en vente en décembre 2005. Une première vague de produits Microsoft Dynamics, qu’on a nommée «Project Green», est déjà disponible.

Les «pages de rôle» constituent une des plus importantes modifications que présente la version 9.0. Microsoft a réalisé plus de 2 000 entrevues auprès de personnes exerçant des rôles semblables dans différents secteurs d’activité. Grâce à cette information, la société a défini des fonctions système fondées sur les tâches correspondant aux différents rôles. L’objectif est d’offrir plus de 50 rôles, mais la version 9.0 en offre 21 pour l’instant. Chacun des rôles a sa propre page d’accueil, proposant des indicateurs clés de la performance, des rapports et des liens vers les fonctions d’applications qui lui sont particulières. La version 9.0 s’intègre mieux à Microsoft Office. Non seulement l’interface utilisateur ressemble-t-elle à celle de Microsoft Outlook, mais elle offre la possibilité d’avoir accès à l’agenda et à la liste de tâches d’Outlook directement sur la page d’accueil.

Avec la version 9.0, Microsoft règle un des problèmes typiques que présentent de nombreux progiciels de gestion intégrée : ils sont efficaces pour le traitement des opérations, mais leurs fonctions de veille stratégique sont limitées. La veille stratégique consiste tout simplement à transformer des données en informations utiles à la prise de décisions. Avec Microsoft Dynamics GP version 9.0, vous obtenez l’outil SQL Reporting Services, qui vous permet de créer des représentations graphiques des données, de planifier vos rapports et d’inclure des données provenant de sources externes. La version 9.0 contient huit exemples de rapports utilisant SQL Reporting Services. Le traitement analytique en ligne (OLAP) est souvent considéré comme un synonyme de la veille stratégique. Il requiert des cubes d’analyse pour permuter les axes d’analyse de l’information selon plusieurs dimensions. Ces cubes d’analyse sont inclus dans la version 9.0 du progiciel.

La version 9.0 offre également de l’information de gestion, des applications et des processus d’affaires par l’entremise de Business Portal, qui peut être livré dans un format intranet ou extranet utilisant l’Executive Centre. Celui-ci donne accès à des données critiques en matière de performance au moyen de représentations graphiques d’indicateurs de performance clés. Business Portal permet aux utilisateurs de saisir et de traiter des données, grâce à des fonctions comme l’entrée des commandes, la saisie des heures travaillées et des présences, le suivi des coûts, la mise à jour des profils d’employés et le suivi des bons de réquisition. Business Portal offre également un module d’automatisation des processus, qui permet l’obtention d’autorisations pour bon nombre de ces fonctions. Il est à noter que certaines des fonctionnalités de Business Portal nécessitent des modules supplémentaires.

Il est probable que vous ayez déjà entendu parler des services Web, qui permettent aux entreprises d’échanger des données au moyen de supports comme le langage XML (eXtensible Markup Language). La version 9.0 comprend 160 points d’accès aux services Web supportant 20 processus d’affaires clés. Un préposé à la vente, par exemple, peut entrer des commandes dans un assistant numérique alors qu’il est sur le terrain et, grâce au langage XML, les commandes seront automatiquement envoyées vers le système GP.

Conclusion
Il n’y a pas si longtemps, Microsoft était une nouvelle venue dans le secteur des progiciels de gestion intégrée. À peine quelques années plus tard, elle est l’un des plus importants fournisseurs du secteur. Elle ne domine pas encore le marché, mais parions qu’il s’agit là de son objectif.

Michael Burns, M.B.A., CA, est président de 180 Systems (http://www.180systems.com), un cabinet-conseil indépendant, dont les services comprennent notamment l’analyse des processus, la préparation d’analyses de rentabilité justificatifs et le choix de systèmes. On peut le joindre au 416 485-2200 ou par courriel à mburns@180systems.com.