Réussir un recrutement

Par Jamie Campbell
Illustration : Mike Constable

Le processus d’embauche nécessite une réflexion préalable pour en valider la nécessité et une bonne attitude lors de la démarche elle-même

Embaucher du premier coup la personne qui convient vaut mieux que de devoir congédier une mauvaise recrue. Un employeur qui concentre ses efforts sur les premières étapes fait le bon choix, car s’engager dans le processus d’embauche avec la bonne attitude constitue la meilleure protection juridique possible. Comme dans les autres secteurs du droit, le respect des procédures peut procurer un certain confort, à condition que ce ne soit pas fait uniquement pour la forme. Si le processus d’embauche repose sur une compréhension de base des droits de la personne et sur le respect de la confidentialité, et qu’il est mis en œuvre de bonne foi pour parvenir à une décision juste, l’employeur n’aura rien à se reprocher. Les obligations en matière de droits de la personne peuvent être comme des sables mouvants : plus vous vous débattez, plus vous vous enlisez. L’acceptation des principes qui sous-tendent ces obligations contribue à éviter que le processus ne tourne mal.

Les candidats à un emploi doivent être respectés et considérés selon leurs mérites, et non selon l’idée préconçue que l’on se fait d’un groupe de personnes. Ils doivent être évalués en fonction des exigences du poste et non en fonction de compétences établies arbitrairement. La reconnaissance de principes permet d’établir un processus d’embauche efficace, qui peut résister aux contestations d’ordre légal. Avoir une bonne attitude est tout aussi important que connaître les règles.

Avez-vous vraiment besoin d’embaucher quelqu’un?

Est-il vraiment nécessaire de remplacer l’employé qui a quitté son emploi? Il serait peut-être prudent de commencer par faire une évaluation des besoins. Le coût d’une réduction du personnel pour refléter l’utilisation des nouvelles technologies ou tenir compte de la situation de l’entreprise peut également être pris en compte. Un poste à plein temps pourrait devenir un poste à temps partiel ou temporaire. Un employé contractuel pourrait-il faire le travail? Posez-vous ces questions avant d’accepter les obligations qu’implique la décision d’embaucher.

Une mise en garde s’impose toutefois : ce n’est pas parce qu’on qualifie un employé de «contractuel» qu’il l’est nécessairement, surtout s’il est traité comme tous les autres employés. De même, qualifier un employé de «temporaire» ne reflète pas la réalité s’il est embauché pour une série de contrats à long terme; en effet, d’après la plupart des lois sur les normes du travail, il sera considéré comme permanent. Bref, décidez d’abord si vous avez besoin d’un nouvel employé. Ensuite, examinez la situation : assurez-vous de ne pas vous retrouver avec une autre forme de relations de travail en raison de l’application de la loi.

Quelles sont les exigences du poste?

Avant d’entreprendre vos recherches, définissez les tâches que vous voulez voir accomplies, afin de légitimer les qualifications que vous exigez d’un candidat. Ces qualifications doivent être directement liées à l’emploi. Demandez-vous si elles correspondent réellement à des exigences du poste ou s’il s’agit simplement de qualités que vous appréciez chez quelqu’un. Les unes n’excluent pas les autres, mais doivent être distinguées. En outre, la définition du poste et des qualifications qu’il requiert vous protégera si l’on prétendait que vous l’avez changée arbitrairement pour éliminer un candidat ou une catégorie de candidats. Elle vous protégera aussi de la tentation d’adapter la description pour qu’elle corresponde à un postulant qui semble être idéal. Il vous sera alors plus facile d’appliquer les principes sur lesquels le processus d’embauche devrait être fondé.

Que doit contenir le formulaire de demande d’emploi?

En raison de la législation fédérale relative à la protection des renseignements personnels et de la préoccupation croissante du public à cet égard, les employeurs doivent recueillir seulement l’information dont ils ont besoin. Dans certains cas, détenir l’information n’est pas un avantage, mais une responsabilité.

Que votre entreprise soit assujettie ou non à la loi fédérale ou à une loi provinciale équivalente en matière de protection des renseignements personnels, suivez les principes de base et instaurez une culture de respect de la vie privée. Ne recueillez que les renseignements dont vous avez besoin, conservez-les aussi longtemps que nécessaire et assurez-vous qu’ils sont exacts.

Passez en revue les formulaires de demande d’emploi et demandez-vous si les renseignements exigés sont pertinents. Un employeur devrait être capable de justifier chaque élément d’information qu’il demande. Avez-vous besoin de cette information pour prendre une décision d’embauche? Par exemple, vous n’avez pas besoin du numéro d’assurance sociale ou de renseignements sur la famille pour décider qui embaucher. Vous n’en aurez besoin qu’une fois que vous aurez engagé un candidat, afin de vous conformer aux exigences légales et d’administrer les régimes d’avantages sociaux. Un formulaire de demande d’emploi ne doit pas servir à recueillir ce genre de renseignements.

Quel est le degré de familiarité acceptable lors d’une entrevue?

Tout le monde sait qu’on ne peut poser de questions qui établissent des distinctions. Il n’y a aucune raison pour contourner cette interdiction. Au stade de l’entrevue, l’état civil du candidat ou le fait qu’il prévoie ou non avoir des enfants ne sont pas pertinents. Des entrevues non structurées peuvent causer des problèmes imprévus… Par exemple, une question telle que «je ne reconnais pas votre accent, d’où venez-vous?» est correcte dans une conversation privée mais, dans une entrevue, elle pourrait corrompre le processus et vous causer des ennuis d’ordre légal. Les entrevues non structurées peuvent également vous amener à évaluer les aptitudes du candidat sur la base d’une discussion à propos de choses qui n’ont rien à voir avec l’emploi. Vérifiez vos questions afin de voir si elles permettent d’obtenir de l’information sur la capacité de la personne à faire le travail. Un processus d’entrevue bien structuré empêche l’employeur de s’aventurer dans des types de questions involontairement discriminatoires.

Pouvez-vous vérifier les références?

Appeler l’employeur actuel d’un candidat sans le consentement de ce dernier peut poser certains problèmes. Pour cette raison, nombre d’employeurs insistent pour que les candidats autorisent par écrit tous les répondants à divulguer plus que des généralités. Toutefois, ne demandez que des informations pertinentes pour le poste concerné.

Vérifications judiciaires et autres

Les vérifications de solvabilité exigent le consentement du candidat. Le dossier de crédit d’une personne est-il pertinent pour le poste? Peut-on régler la question en lui demandant si elle peut être cautionnée? S’agit-il d’une exigence de l’emploi? Les vérifications du casier judiciaire doivent aussi être autorisées par le candidat. Dans certaines provinces, il existe des mesures de protection contre la discrimination basée sur les antécédents judiciaires.

Examens et tests

Les examens médicaux ne devraient être exigés que s’ils sont pertinents pour le poste et seulement après qu’une offre d’emploi conditionnelle a été faite. Assurez-vous que les renseignements obtenus au moyen de ces examens sont nécessaires pour le poste. Les tests d’aptitude devraient être évalués afin de déterminer s’ils fournissent de l’information relative à l’emploi ou pourraient avoir un effet discriminatoire.

Postulants handicapés

Les candidats devraient être évalués selon leurs capacités. Ainsi, l’obligation découlant des droits de la personne de prendre des mesures d’adaptation pour les personnes handicapées s’applique aux postulants. Dans le cas d’un postulant handicapé, l’employeur a l’obligation de déterminer si des aménagements peuvent être faits pour qu’il puisse effectuer le travail.

Embauche

Les contrats de travail n’ont pas besoin d’être compliqués. Une lettre confirmant les conditions d’emploi, dont l’employé a accusé réception, est suffisante. En outre, il pourrait être prudent d’envisager une période d’essai. Celle-ci permet à un employeur de mettre fin au contrat d’un employé sans avoir à en établir la cause, à fournir un préavis ou à verser des paiements à titre d’indemnité compensatrice de préavis. Le contrat permet aux parties d’établir les modalités selon lesquelles la relation peut prendre fin. Lorsqu’un employeur s’entend avec un employé sur les périodes de préavis, il pourrait être tenté de les réduire le plus possible. Mais un contrat qui accorderait à un employé ayant de l’ancienneté un préavis plus court que ce à quoi il aurait droit selon la loi risquerait d’être tenu pour inexécutable. Les contrats qui reflètent correctement les droits des employés et comportent un niveau de certitude élevé sont un bien meilleur choix.

Que dire des postulants qui mentent?

Les employés potentiels ne sont aucunement tenus de révéler des informations défavorables; mais, évidemment, remettre à un employeur un CV qui contient une déclaration trompeuse, que ce soit un pur mensonge ou un renseignement vrai mais pouvant induire en erreur, peut justifier la cessation d’emploi. Par exemple, le candidat qui affirme avoir occupé le poste de directeur général pour l’Amérique du Nord laisse entendre qu’il assumait un haut niveau de responsabilité. S’il omet de dire que seulement trois personnes étaient sous ses ordres, il induit l’employeur en erreur. Les postulants sont tenus de signaler tout changement de situation qui peut rendre une déclaration inexacte. Par exemple, si une personne possédait un titre professionnel au moment de l’entrevue mais l’a ensuite perdu, elle doit le signaler. Les employés qui occupent des postes qui impliquent une responsabilité fiduciaire ont des obligations plus importantes à cet égard et cela s’applique aux candidats pour ce type de postes. Ils doivent révéler toute information qu’ils croient raisonnablement devoir être fournie, parce qu’elle pourrait influencer la décision de l’employeur. Les postes qui impliquent une obligation fiduciaire sont généralement des postes comportant des responsabilités professionnelles ou qui sont aux niveaux supérieurs de la direction.

Revenir aux principes

La conformité aux exigences légales en matière d’embauche peut être une très lourde tâche, surtout si vous cherchez à contourner les principes de base. À chaque étape, demandez-vous si votre attitude favorise une évaluation juste des individus en fonction de la description du poste, ou si vous tentez de brûler les étapes parce que vous pensez connaître la «réponse». Demandez-vous toujours pourquoi vous avez besoin d’une information donnée. La reconnaissance de ces principes vous sera beaucoup plus utile qu’une liste de contrôle.