Bureau numérique

Par Dwayne Bragonier
Illustration : John Ueland

Le terme «zéro papier» n’est pas tout à fait adapté à la réalité. Le bureau sans papier peut sûrement exister, mais il s’agit de voir dans quelle mesure il est possible de s’y convertir.

En 2002, le cabinet de SB Partners de Burlington (Ont.) a implanté un logiciel de gestion des documents électroniques : des années d’archives ont alors été numérisées, le papier a été déchiqueté et la majeure partie de l’information est maintenant à portée de souris. Néanmoins, Roy Sieben, associé principal de SB Partners, remarque : «Notre cabinet se prépare pour le zéro papier, mais il existe une grande confusion quant à la signification de ce concept.» Or, pourquoi Roy Sieben dit-il que son cabinet s’y prépare?

La plupart d’entre nous n’avons pas une idée très claire de ce concept ni des processus qu’il exige. Pas étonnant donc que nous hésitions à nous y convertir et que nous semblions attendre une sorte d’intervention divine. Lorsqu’on nous parle de bureau numérique, de dossiers électroniques ou même de bureau sans papier, la plupart d’entre nous préférons plonger la tête dans le sable. Pourtant, personne n’oserait prétendre qu’il est possible d’offrir nos services sans recourir à la technologie électronique.

SB Partners est sur la bonne voie mais, comme le dit l’humoriste américain Will Rogers : «Vous aurez beau être sur la bonne voie, si vous n’en sortez pas lorsque le train passe, il vous écrasera!» Cette phrase résume les préoccupations de nombreux comptables au sujet du bureau sans papier. Nous savons que rester sur la voie peut être fatal, mais nous hésitons à bouger parce que nous ne savons pas où elle mène. Or, un des problèmes de l’expression «zéro papier» est qu’elle ne correspond pas à la réalité. Il n’est pas question de faire disparaître tout le papier, mais il faut reconnaître que l’électronique a remplacé le papier comme principal support d’information dans nos bureaux. Nous vivons une prise de conscience numérique, dont les étapes ressemblent à celles du développement humain.

Les années 1980 et 1990 ont été celles de la naïveté de l’enfance. Pendant ces années de formation, nous nous sommes amusés avec nos jouets et avons utilisé nos logiciels en étant vaguement conscients des possibilités d’intégration. Nous sommes passés à l’adolescence dans la dernière moitié des années 1990; la plupart d’entre nous avons alors pris conscience des interactions existant dans notre univers numérique. Comme des adolescents, tout nous semblait possible, et nous étions peu nuancés sur la plupart des questions. Aujourd’hui, notre profession sort à peine de l’exubérance de l’adolescence. Nous tentons de faire coexister l’univers papier et l’univers électronique, et ne pouvons nous en remettre à l’expérience et à la sagesse de nos aînés, qui n’ont pas vécu cette expérience.

Deux systèmes indépendants doivent être abordés dans le cadre d’un environnement sans ou avec papier et SB Partners est maintenant prêt à s’attaquer aux deux.

Il n’y a rien de magique ou complexe au sujet du zéro papier. Dans une large mesure, nous ne faisons qu’appliquer à notre univers électronique les meilleures pratiques élaborées au cours des 75 dernières années. Einstein a dit : «Rendons tout le plus simple possible, mais pas plus simple que ce ne doit l’être». Notre problème est que nous ne voyons pas le modèle simple que nous devrions utiliser, même s’il sous-tend nos bureaux papier traditionnels.

Les choses étaient et sont toujours aussi simples. Nos bureaux exigent que nous tenions compte de deux volets/systèmes indépendants : 1) les données/documents «actifs» — en cours ou susceptibles d’être modifiés et 2) les données/documents «terminés» — finis ou archivés, et qui ne sont plus susceptibles de «bouger».

La confusion entourant le bureau sans papier se dissipe en grande partie dès que nous prenons conscience du fait que nous aurons toujours besoin d’aborder séparément ce qui est actif et ce qui est terminé. Le concept du bureau sans papier devient alors mieux ciblé. Voici les quatre caractéristiques d’un bureau électronique (Tableau A).

Tableau A
Bureau électronique

Données/documents «actifs» 1) Dynamique 2) Propre à une application 3) Bibliothèque 4) Contrôle

Données/documents «terminés» 1) Statique 2) Non propre à une application 3) Bibliothèque 4) Contrôle

1. Actif : dynamique – C’est le stade de la collecte et de l’exploitation. Les données sont entrées, passées en revue, ajustées et manipulées aux fins de scénarios hypothétiques. Il faut être en mesure de récupérer des éléments dans des dossiers, de les passer en revue et de les modifier. Leur état doit être tel que l’application continue à les modeler. À l’occasion, il est nécessaire d’accéder aux données de périodes antérieures et d’y apporter des ajustements.

Terminé : statique – C’est l’étape du rapport, du document fini. On en tire un instantané, avant de le distribuer, d’y réfléchir et de l’interpréter. L’information est figée à des fins de comparaison. L’état des données est tel qu’aucune application ne les modifie. Il faut obtenir l’assurance que, lorsqu’il sera examiné, dans plusieurs années, le document sera dans son état initial. Si les choses devaient mal tourner, il servira à faire la preuve que nous nous sommes acquittés avec diligence de nos responsabilités professionnelles.

2. Actif : propre à une application – Nous avons besoin de notre application pour toute l’efficience qu’elle nous apporte et pour les informations qu’elle nous procure : diagnostics, recherche et règles à respecter. L’application nous soutient dans la révision des dossiers, la création de la documentation et le respect des exigences professionnelles. Elle nous libère des tâches répétitives et routinières.

Terminé : non propre à une application – Le document doit être distribué pour que tous les utilisateurs puissent en prendre connaissance, maintenant et plus tard. Il doit être fixé sur un support accepté et accessible internationalement. Les parties prenantes et autres destinataires de cette information doivent pouvoir la lire peu importe l’application qui a servi à la créer ou le système sur lequel elle est conservée.

Auparavant, le support utilisé était le papier, mais le format PDF est désormais utilisé presque partout dans le monde.

3. Bibliothèque – Nous devons appliquer de nombreuses propriétés à notre information active et terminée, dont les conventions de nommage, le contrôle des versions, les emplacements de mémoire (p.ex. programmes de sauvegarde ou rotation de bandes), et les politiques de conservation. Bien que la logique veuille que des politiques similaires, voire identiques, soient appliquées à la majorité des documents actifs et terminés, voici deux exceptions possibles :

États financiers – Les états financiers actifs se trouveront dans un emplacement de mémoire unique (chemise, fichier CaseView ou Word). Par contre, il y aura plusieurs emplacements pour les états financiers terminés : version finale/avec en-tête/signée par le cabinet, version insérée dans le rapport annuel (disponible sur le site Web de l’entreprise?), exemplaire retourné avec la signature des membres du conseil, version définitive vierge (ni en-tête/ni signature), série de versions préliminaires, etc.

Politiques de conservation – L’information terminée doit être conservée pendant plusieurs années. La durée exacte dépend des exigences liées aux lois, à la profession et au service à la clientèle. Par exemple, il se peut que l’on veuille conserver indéfiniment les déclarations de revenus des particuliers, qui contiennent des informations clés sur le client (lieux de résidence antérieurs, coût des biens amortissables, préférences de placement, nom et date de naissance des membres de la famille, etc.)

Les données actives ne sont souvent plus nécessaires au-delà d’un très court laps de temps. Pourquoi faudrait-il conserver en mode actif les déclarations de revenus des particuliers pendant plus d’un an (sachant que les déclarations définitives ont été produites). Il est très rare qu’un ajustement à des déclarations produites antérieurement soit fait par l’accès aux anciennes données et leur modification. Chez Taylor Leibow LLP, cabinet d’expertise comptable comptant plusieurs bureaux dans le sud de l’Ontario qui a implanté le zéro papier en janvier 2004, Steven Wisemen fait le commentaire suivant : «Nous ne conservons nos fichiers de données que pendant deux ans environ pour des raisons de respect des normes, de contrôle de la qualité, de gestion des litiges et de responsabilité. Notre fichier PDF est notre véritable dossier.»

Selon Steven Wisemen, le cabinet a obtenu un rendement stupéfiant de 1 200 % sur son investissement. «Le temps de préparation des dossiers a été réduit d’environ 40 %, dit-il, et 95 % de notre temps est maintenant facturable. Il en découle des économies très appréciables en termes de temps. Sans parler des coûts directs associés à l’achat de papier, à l’impression d’étiquettes, à l’entretien des photocopieurs, etc.»

4. Contrôle – Le terme contrôle est pris ici dans un sens très général qui englobe tous les concepts de la sécurité et de la vérifiabilité (piste de vérification/historique des documents).

Exemples de contrôles (dossier actif) – Les cabinets appliquent différents niveaux de sécurité à différentes étapes d’un travail en cours. Jusqu’à l’amorce du processus de révision, le préparateur peut disposer de droits d’édition complets sans piste de vérification. Dès la première révision, cependant, on peut vouloir mettre en œuvre des fonctions logicielles de piste de vérification pour faire le suivi des changements, ce qui aide le responsable de la révision par la suite (il n’a alors qu’à passer en revue les modifications). Une fois que le fichier a fait l’objet d’une révision finale, on peut le sécuriser pour que seulement quelques personnes aient le droit de le modifier. Même au sein du personnel du cabinet, on voudra sans doute restreindre les droits.

Exemples de contrôles (dossier terminé) – Une fois que l’information est fixée, il est possible d’accorder des droits d’accès à toutes les parties intéressées (membres du personnel du cabinet, du personnel du client, grand public) tout en interdisant une diffusion plus vaste par la restriction des droits d’impression et de reproduction.

Gestion des documents électroniques
Steven Wisemen attribue les économies extraordinaires réalisées par son cabinet à la révision des activités de comptabilité et de vérification à la lumière des nouvelles normes. Un deuxième facteur, de loin celui qui a le plus contribué aux économies de temps, a été de réaliser que l’«actif» et le «terminé» doivent être abordés séparément, même si chacun appelle l’utilisation des logiciels de gestion de documents.

Nous ne sommes pas très loin de nos anciens bureaux papier. Les systèmes de gestion des dossiers étaient, pour les travaux en cours, les chemises, les classeurs ou parfois nos mallettes. Le personnel bénéficiait d’une grande liberté pour utiliser différentes méthodes d’organisation des travaux en cours selon l’application (par exemple la section encaisse du dossier du travail, ou la section confirmation de débiteurs). Toutefois, les systèmes de gestion de documents finaux, rangés dans la salle de classement, étaient presque toujours définis pour l’ensemble du bureau et suivis à la lettre. Le personnel avait peu de latitude, sinon aucune, quant aux moyens utilisés pour organiser ces documents.

La question de la gestion des documents électroniques est dans l’air, mais il ne suffit pas d’en parler. Le fait que cette notion reste très vague pour plusieurs s’explique surtout par notre entêtement à essayer d’appliquer une définition unique à tout ce qui est électronique. Nous devons plutôt prendre conscience que notre bureau électronique doit toujours répondre à nos besoins de travaux en cours («dossiers actifs») et traiter séparément nos besoins finaux («dossiers terminés»). Mais revenons à notre modèle de bureau électronique pour définir correctement ces besoins (Tableau B). Dans les exemples de gestion de documents de ce tableau, le mot «et» est utilisé pour ce qui est actif et le mot «ou» pour ce qui est terminé.

Tableau B
Bureau électronique
(exemples de gestionnaires de documents)

Données/documents actifs Document Manager de CaseWare  et Forms Manager de TaxPrep et Navigator(s) de QuickBooks

Données/documents terminés  Doc•It DM de Doc•It Inc. ou GoFileRoom de Immedia ou fx Document de CCH Prosystem

Actif (systèmes de gestion de documents) – Étant donné les nombreuses caractéristiques différentes de nos dossiers actifs (contraintes d’application, gestion de projet, méthode d’automatisation des processus, etc.), nous devons déployer plus d’un système de gestion de documents.

Notre modèle de bureau électronique se limite à trois exemples de systèmes de gestion de documents:

1) dossier de travail de la mission – le gestionnaire de documents CaseWare peut contrôler l’ensemble des données/documents associés à la mission;

2) déclaration d’impôt de société – le gestionnaire de formules de Taxprep peut donner accès à la plupart des données/documents associés aux déclarations fédérales et provinciales;

3) comptabilité/tenue des comptes – les navigateurs QuickBooks (entreprise, -clients, fournisseurs, etc.) aident à traiter l’éventail des données/documents associés à cette activité.

Soulignons que, dans la réalité, on peut utiliser de nombreux autres systèmes de gestion de documents : systèmes de gestion du temps et de la facturation, de planification des ressources (EPR), de gestion des ressources humaines, etc.

Terminé (système de gestion de documents) – Par définition, nos documents terminés ne sont pas propres à une application et ont été produits sur un support accepté partout (PDF). Un seul système de gestion de documents est donc nécessaire. Nous mentionnons trois exemples de systèmes de gestion de documents utilisés dans le secteur de l’expertise comptable, dont un seul serait normalement déployé par un cabinet. (Voir le Tableau C pour plus d’information sur ces systèmes de gestion de documents terminés).

Revenons à SB Partners qui a mis en œuvre un système de gestion de documents pour ses documents terminés. Roy Sieben affirme que son cabinet est prêt à se pencher sur son utilisation des progiciels de gestion de documents actifs. Comme les dossiers actifs comportent encore du papier, il faut se demander comment et quand les documents papier seront scannés.

Veres Picton & Co, cabinet de CA établi à Edmonton (Alberta), est aussi sur la voie du zéro papier et a mis en œuvre un système de gestion de documents en janvier 2005. L’associé Bruce Picton fait observer que la gestion des documents actifs a constitué un progrès en soi, mais a surtout donné au cabinet la motivation de tirer vraiment parti des avantages de ses dossiers de travail électroniques. «Je n’aime pas beaucoup le mot "réingénierie", dit-il, mais je suppose qu’il décrit assez bien ce que nous avons entrepris.» En plus de mettre en œuvre de nouveaux systèmes pour ses documents publiés, le cabinet examine l’utilisation de son principal gestionnaire de documents actifs, celui de CaseWare.

Bruce Picton et Steve Wisemen ont été surpris de la facilité avec laquelle les associés plus âgés se sont adaptés au nouveau système. «Le praticien chevronné est déjà organisé, note Bruce Picton, et peut constater que le modèle électronique simple n’est pas si différent et s’adapte facilement à la nouvelle structure organisationnelle des documents.»

Quelle est l’étape suivante? Arrêter d’imprimer, voilà tout. D’après Bruce Picton, on ne devrait même pas parler de gestion de documents sans d’abord parler de double affichage, auquel on peut attribuer de nombreux avantages du modèle électronique. Le deuxième écran permet au personnel d’utiliser plus efficacement le logiciel qui lui est familier.

Il a raison. Les comptables sont toujours en train de comparer toutes sortes de données. Comment pouvons-nous espérer effectuer des comparaisons électroniques précises et efficaces avec un seul écran? Impossible. Il faut donc imprimer pour voir à la fois la version électronique et la version papier. Pour réduire le volume d’impression, il faut ménager de l’espace supplémentaire sur le bureau électronique; les documents électroniques peuvent ainsi être consultés en même temps plutôt que les uns après les autres.

Le coût des écrans plats a sensiblement diminué depuis un an ou deux. Comme ils sont peu encombrants et nécessitent peu ou presque pas d’autre investissement en matériel (les ordinateurs bloc-notes sont déjà munis d’un deuxième port vidéo externe et une carte vidéo à deux ports se vend moins de 100 $), le choix semble logique.

«J’estime que le meilleur conseil qui puisse être donné à un cabinet, c’est de foncer sans hésitation, affirme Bruce Picton. Je pense qu’une fois lancé, vous constaterez une progression très rapide et vous verrez à quel point le modèle logique est simple. C’est ce qui s’est passé chez nous. Bien sûr, vous éprouverez des difficultés, mais vous les surmonterez rapidement.» «Pour ce qui est de la mise en œuvre, ajoute Steve Wisemen, nous ne pouvions nous permettre que quiconque soit laissé en marge, ni qu’il y ait de demi-mesure. L’ordre est donc venu d’en haut : «Tout le monde s’y met!»

Ross Pope & Company, cabinet de CA comptant plusieurs bureaux dans le nord de l’Ontario, a vu l’un de ses bureaux se convertir au zéro papier en novembre 2003. Joe Parisi, associé responsable de la transition, prend l’exemple de Reg Pope, âgé de 80 ans, pour expliquer l’adaptation à l’univers zéro papier. Même si Reg Pope utilise facilement les logiciels, le cabinet a reconnu la grande importance des habitudes de révision de dossiers qu’il a élaborées au cours de sa carrière et ne voulait pas l’obliger à en changer. Comme la révision est la dernière ligne de défense du cabinet pour assurer que le dossier est bien documenté, et que le responsable de la révision laisse souvent parler son instinct, Reg Pope ne voulait pas être déstabilisé. Dans la très grande majorité des cas, explique Joe Parisi, les dossiers sont préparés, révisés et archivés électroniquement. Les directeurs et les associés se sentent très à l’aise avec cette formule. Pour ce faire, les documents papier reçus de tiers sont scannés. Pour Reg, toutefois, le dossier est imprimé en entier. Une fois qu’il a terminé son travail, le dossier est numérisé et le document papier est détruit.

La justification
Il y a trois avantages à passer au zéro papier, selon Harold Garfinkle, associé chez Segal LLP à Toronto, qui a mis en œuvre une stratégie zéro papier en janvier 2004.

• Économie de temps – «Il est certain que nous effectuons un travail plus efficace. Et comme le travail se fait plus vite, notre personnel peut en faire plus.»
• Valeur de marketing – «Notre bureau électronique montre à nos clients le type d’environnement évolué que nous maintenons. Nous aimons à penser que notre cabinet est, dans sa ville, un précurseur.»
• Recrutement du personnel – «Attirer et retenir le personnel est beaucoup plus facile.» Bruce Picton est d’accord : «La mise en œuvre du zéro papier a grandement motivé notre personnel; il a eu l’impression qu’on lui accordait une plus grande attention et est enthousiasmé par le changement.» Et il ajoute : «Mes révisions de dossier sont nettement meilleures, car il est beaucoup plus facile qu’auparavant d’accéder à l’information. C’est un jeu d’enfant de retrouver un document généré précédemment, simplement pour vérifier un petit détail.» Son associé, Trevor Lukey, renchérit : «Nous avons au bout des doigts l’ensemble des dossiers historiques du cabinet. Lorsqu’un client appelle, il n’y a plus de "on vous rappellera plus tard" ou de "je vais chercher le document au centre de documentation". C’est merveilleux de pouvoir retrouver la correspondance, à tout moment, et de laisser ou de consulter des notes informelles dans un dossier, sans effort.»

Steven Wisemen résume la situation : «Il faut être fou pour ne pas passer au zéro papier. Les coûts sont minimes et constituent en fait un investissement si l’effort est concerté. On peut faire de l’argent en passant au zéro papier. Gains d’efficacité, bureaux plus présentables, augmentation du pourcentage d’heures facturables, meilleur contrôle de la qualité, meilleur moral des troupes : les avantages sont infinis.»

Continuer à ne rien faire peut être tentant, mais présente plusieurs risques : perte de productivité, sécurité insuffisante, documents mal rangés, désorganisation générale, etc. Bref, l’un des principaux indicateurs du succès futur de votre cabinet est sa capacité d’effectuer une transition efficace à la nouvelle ère du zéro papier.

Tableau C
Systèmes de gestion de documents terminés

Immediatech Corporation GoFileRoom Établi à Englewoods Cliffs (New Jersey) www.immediatech.com Une solution FAH (hébergée sur le Web) pour les documents publiés et un grand nombre de documents en direct. Les avantages de faire affaire avec un FAH (ou ASP) comprennent des coûts peu élevés de mise à niveau des serveurs ou des logiciels, l’accès à partir de n’importe quel point d’accès à Internet et des portails extranet (accès à un portail propre au client) à venir prochainement. Les documents sont sauvegardés dans une base de données propriétaire dont le système de collecte/récupération de métadonnées (avec technologie «attractive») facilite grandement la recherche. Fonctions d’impression par lot de CaseWare (v2005), mais absence de fonctions de balayage et d’insertion. Modèle intéressant pour les grands cabinets et les cabinets moyens à plusieurs bureaux. Cette entreprise est peu implantée au Canada, mais a une clientèle importante aux États-Unis. Doc•It Inc. Doc•It DM Établi à Hamilton (Ontario) www.doc-it.net Doc•It DM tourne sur votre serveur Windows. Il fixe vos documents en PDF et propose un système de classement des dossiers facile à comprendre. L’excellent assistant Policy Wizard facilite la collecte des métadonnées et permet la recherche plein texte. Il est aussi doté d’excellentes fonctions de récupération de documents. L’accès à distance est possible par Windows Remote Server, Terminal Services et Citrix. Les fonctions d’impression par lot de CaseWare (v2001+) avec fonctions de balayage et d’insertion liées au gestionnaire de documents de CaseWare assurent une excellente intégration avec les programmes CaseWare. Doc•It DM est un modèle attrayant pour les cabinets de toutes tailles. L’entreprise compte une clientèle importante au Canada et est bien représentée aux États-Unis. CCH Tax and Accounting ProSystem fx Document Établi à Torrance (Californie) www.cchgroup.com/document ProSystem fx Document (développé antérieurement par Habif, Arogeti & Wynne sous la marque SIAN, et racheté en octobre 2004) nécessite un serveur Windows dédié. Les documents publiés sont stockés dans une base de données SQL, ce qui en facilite la récupération. Au printemps 2005, CCH n’offrait pas encore l’intégration native avec CaseWare (ni, d’ailleurs, avec ProSystem fx Engagement). La définition et l’application des métadonnées de documents semblent manquer de souplesse. L’entreprise dit cibler les cabinets de plus grande taille. La présence de fx Document au Canada est actuellement minime. Étant donné le projet d’intégration avec la série de produits CCH aux États-Unis, l’entreprise obtiendra vraisemblablement une solide présence sur le marché américain au cours de l’année à venir.