Les nouveaux logiciels qui peuvent faire une différence

Exact est prête à décoller*

Par Michael Burns

*Le présent article est la version intégrale d'un article paru initialement dans le numéro d'août 2005 de l'édition imprimée de CAmagazine.

La société Exact Software est un acteur de premier plan sur le marché intermédiaire européen des progiciels de gestion intégrée, et a récemment fait une percée en Amérique du Nord. Elle a pénétré le marché en faisant l’acquisition de divers systèmes ERP, notamment Macola, JobBOSS, MAX et Alliance/MFG. Établie aux Pays-Bas, Exact Software exerce ses activités dans plus de 60 pays et compte quelque 180 000 clients partout dans le monde. Elle emploie plus de 2 000 personnes, dont environ 450 en Amérique du Nord. La société a ses bureaux à Montréal et à Cambridge (Ontario).

Exact Software a adopté une approche différente de celle de bon nombre de ses concurrents en lançant la suite logicielle e-Synergy il y a quelques années. Ce produit orienté Web exploite Microsoft Internet Explorer et est composé de divers modules : gestion de la relation client, commerce électronique, portails, gestion de projets, ressources humaines, automatisation des processus et gestion d’événements et de documents ou connaissances. Ces modules sont souvent appelés applications de guichet, par opposition aux applications d’arrière-guichet, qui sont axées sur la gestion des données financières, la distribution et la production. Le grand avantage de e-Synergy est qu’il est en soi un puissant système de gestion de la relation client, et qu’il est solidement arrimé sur les systèmes d’arrière-guichet d’Exact. Comme les applications de guichet et d’arrière-guichet partagent la même base de données (Microsoft SQL Server), vous n’avez pas de problèmes d’intégration, et toute votre information est à jour à la seconde près — et ce, en temps réel.

Lorsque des clients potentiels répondent à un courriel et entrent leurs coordonnées, le système met automatiquement à jour la base de données des contacts. Vous pouvez vérifier s’il y a des entrées en double, ajouter des données et fusionner de l’information. Le système envoie également une demande d’acheminement des travaux aux personnes concernées pour assurer un suivi. Lorsqu’un client passe une commande, le prix utilisé par le système d’arrière-guichet s’affiche également sur le site Web. Le système offre une vue d’ensemble centralisée de tous les clients et de leurs activités (acheminement des travaux, opérations financières, soutien logistique) de n’importe où et en tout temps. Il permet aussi aux clients, aux fournisseurs et aux associés de gérer leurs comptes par l’intermédiaire de portails sécurisés.

Comptant près de 300 clients en Amérique du Nord, la suite e-Synergy commence à se tailler une place au soleil de ce côté de l’Atlantique. Les ventes en Amérique du Nord ont presque doublé en 2004, deuxième année de sa commercialisation dans cette région du globe. Cette croissance devrait se poursuivre, car Exact peut compter sur de bons produits et dispose d’un budget de marketing substantiel pour les États-Unis et le Canada.

Exact offre plusieurs solutions d’arrière-guichet, notamment Exact Globe Enterprise, Macola ES, JobBOSS, MAX et Alliance/MFG. La société mise surtout sur Globe, qui vient tout juste d’être lancé sur le marché nord-américain. Ce produit n’est encore utilisé que par une centaine de clients en Amérique du Nord, dont moins de 15 au Canada, mais sa fonctionnalité étendue (gestion des données financières, de la distribution et des procédés de fabrication peu complexes, planification des besoins matières, configurateur, ainsi que gestion de projets) devrait lui assurer un bel avenir.

Marché cible
Exact cible les petites et moyennes entreprises dont le chiffre d’affaires se situe entre 10 et 15 millions de dollars, de même que les entreprises de fabrication et de distribution, ainsi que les divisions de multinationales, soit un marché à fort potentiel. Les sociétés mères utilisent probablement quant à elles un des produits de Tier One, tels que SAP, PeopleSoft ou Oracle, mais souvent ces systèmes ne conviennent pas à leurs différentes divisions, en raison de leur trop grande envergure. Globe a été conçu pour s’arrimer à d’autres systèmes au moyen du langage XML (eXtensible Markup Language), qui est devenu la norme en matière d’intégration.  

Coût
Le progiciel Globe, qui comprend, outre e-Synergy, des applications de grand livre général, de comptes clients, de comptes fournisseurs, de traitement des commandes, de contrôle des stocks et d’approvisionnement, revient à 25 000 $, plus 1 500 $ par utilisateur désigné (c’est-à-dire tout employé qui a accès au système). Il faut compter 25 000 $ de plus lorsqu’on ajoute le module de gestion de la production. Acheté séparément, e-Synergy coûte 10 000 $, plus 1 500 $ par utilisateur désigné.

Analyse

Avantages	Inconvénients
Base de données unifiée : e-Synergy et ses systèmes d’arrière-guichet partagent la même base de données.	e-Synergy n’utilise par la même interface utilisateur que les systèmes d’arrière-guichet. Il existe également différents niveaux d’intégration avec les divers systèmes d’arrière-guichet, le progiciel Globe offrant le plus haut niveau d’intégration.
Web : vous pouvez accéder au système e‑Synergy par Internet, ou par votre intranet au moyen de Microsoft Internet Explorer.	Pour le moment, seulement e-Synergy est accessible en ligne.
Coûts : Exact offre un prix concurrentiel, et l’accès à e-Synergy est gratuit pour vos clients, fournisseurs et partenaires commerciaux.	Exact facture l’utilisation du système au moyen de licences d’utilisation désignée plutôt que de licences d’utilisation simultanée, de sorte que vous payez un droit de licence pour chacun des utilisateurs, peu importe le temps qu’ils passent sur le système.
Contenu canadien : e-Synergy et Globe Enterprise sont tous deux disponibles en plusieurs langues, notamment en français.	Canadian payroll n’est pas encore disponible, mais devrait l’être d’ici la fin de 2005.
Acheminement des travaux : l’acheminement des travaux fait partie intégrante de la suite e-Synergy et comprend des règles d’acheminement des opérations. Exact Event Manager met en outre des alertes à votre disposition.
Veille stratégique : e-Synergy comprend des tableaux croisés dynamiques qui permettent l’analyse de données provenant de plusieurs services, notamment celui des ventes, du service à la clientèle et du marketing.	Les tableaux croisés dynamiques ne sont pas conçus à l’aide du traitement analytique en ligne (OLAP). OLAP est devenu la norme dans le secteur pour le découpage par permutation d’axes.
Projets : e-Synergy comporte des outils de gestion de projets, de suivi des heures de travail et d’autorisation des dépenses.	Il n’y a pas de tableau hebdomadaire pour entrer les heures de travail consacrées à divers projets et pour divers clients. Toutefois, on peut ajouter une application PSA comprenant une feuille de temps hebdomadaire. Les dépenses ne sont pas intégrées aux comptes fournisseurs.
Intégration à Outlook : e-Synergy synchronise les calendriers et les contacts. Vous pouvez également envoyer des courriels aux contacts faisant partie de la base de données de contacts de e‑Synergy.
Gestion des documents : les applications de gestion documentaire comprennent le contrôle de version, la sécurité des niveaux d’accessibilité, le multipostage, etc.

En conclusion
À moins que votre organisation ne soit focalisée sur les services et n’ait pas besoin d’un progiciel de gestion intégré, vous n’avez aucun intérêt à exploiter e-Synergy en mode autonome. Pour les fabricants et les distributeurs, le plus grand avantage du produit réside dans le partage d’une base de données avec le système d’arrière-guichet. Cependant, si vous cherchez une solution d’arrière-guichet solidement intégrée, ou si vous utilisez déjà un progiciel de gestion intégrée d’Exact, e-Synergy est peut-être ce qu’il vous faut.