Il faut vérifier les références

Par Carolyn Cohen
Illustration : Cathy Pentland

Avant l’embauche, le fait de vérifier systématiquement les références d’un candidat peut assurer la réussite du processus

Peut-on avoir de la chance à ce point? Nancy, préposée aux comptes clients de l’entreprise, est absente le lundi matin. Vers midi, vous appelez chez elle, car ce n’est pas dans ses habitudes de ne pas vous avertir d’une absence. On vous répond que Nancy a reçu une offre d’emploi qu’elle ne pouvait refuser et qu’elle n’a pas eu le temps de vous en aviser. Elle a commencé son nouvel emploi ce jour-là. Que ressentez-vous?

Il se peut bien sûr que vous soyez en colère, ce qui serait naturel, mais il se peut aussi que vous paniquiez parce que personne n’a la formation nécessaire pour remplacer Nancy jusqu’à ce que vous trouviez un nouveau préposé. Vous avez deux choix : embaucher un employé temporaire dont la formation vous accaparera ou faire le travail vous-même (en plus du vôtre). Il va sans dire que vous sentez de la pression pour rapidement combler le poste.

Par pure coïncidence, vous apprenez que la nièce d’un voisin cherche un emploi de ce type. Elle vous envoie son CV et vous en êtes satisfait. Elle a bien occupé plusieurs emplois sur une courte période, mais elle compte trois ans d’expérience dans un secteur d’activité semblable, où elle utilisait un système de comptes débiteurs similaire au vôtre. Vous communiquez avec elle et lui faites passer une entrevue. Cathie est de toute évidence intelligente et extravertie. Vous voudriez lui offrir le poste, mais pensez que vous devriez vérifier ses références. Elle vous répond à ce sujet que cela ne lui pose pas de problème, mais que son ancien employeur sera absent pendant plusieurs semaines. Elle ajoute qu’elle aimerait vraiment avoir l’emploi, mais qu’elle a besoin d’une réponse immédiate, car elle a une autre offre à laquelle elle doit répondre sans tarder. Vous finissez par lui offrir le poste sur-le-champ.

Elle l’accepte et commence à travailler deux jours plus tard mais, peu après, vous constatez que Cathie n’est pas faite pour l’emploi. Elle a travaillé avec un système similaire, mais il est évident qu’elle ne l’a pas vraiment maîtrisé. En outre, son éthique professionnelle, qui laisse beaucoup à désirer, ne cadre pas avec la culture de votre organisation. Vous devez la licencier. Et alors, où est le problème? Qu’avez-vous vraiment perdu? Un peu d’argent, de productivité et de respect de la part des autres employés du service? Quoi que vous en pensiez, ces choses comptent. Elles comptent même beaucoup. Et même si la vérification des références n’offre aucune garantie, cela peut aider à mettre les chances de votre côté, si vous procédez comme il faut.

La vérification des références consiste à recueillir des informations au sujet d’un postulant. Un de ses objectifs est de confirmer les renseignements fournis par le postulant, mais il y en a d’autres. Vous tentez d’obtenir des indications objectives concernant les connaissances, les compétences, l’expérience, les préférences, les valeurs et les habitudes de travail d’une personne afin de déterminer si elle est qualifiée pour le poste offert et si elle s’intégrerait bien dans votre organisation. Il est donc essentiel de parler aux bonnes personnes et de poser les bonnes questions. La prochaine fois que vous devrez vérifier des références, vous trouverez peut-être utile de vous référer aux conseils suivants.

• Demandez au postulant de fournir trois références professionnelles, au moins. Il est important de parler à plus d’une personne au cas où l’une d’elles aurait des opinions extrêmes, par suite d’une mauvaise relation avec le postulant ou d’une relation qui aurait franchi la barrière professionnelle. De plus, différentes personnes remarquent des aspects différents du comportement d’un tiers. Vous obtiendrez ainsi un portrait plus complet du postulant.
• Demandez au postulant de signer une autorisation à communiquer avec les personnes données en référence et avec toute autre susceptible de connaître sa performance professionnelle antérieure. Il est malgré tout important de faire preuve d’une certaine prudence, c.-à-d. de limiter les conversations aux questions liées à l’emploi et de respecter la confidentialité.
• Demandez au postulant de fournir des détails sur toute information insolite que vous pourriez recevoir. Il vous dirigera peut-être volontiers vers ceux qui en savent le plus sur lui si vous lui donnez l’occasion d’offrir sa version d’une question épineuse. Ce genre d’échange est également de bon augure, car le futur employé saura que son avis sera sollicité et écouté.
• L’organisation des personnes données en référence a-t-elle une politique concernant les références professionnelles? Cela vous aidera à distinguer entre une réponse brève parce que l’organisation tente de se protéger sur le plan juridique et une réponse parcimonieuse parce qu’il y a peu de choses favorables à dire sur le postulant.
• Confirmez l’exactitude des renseignements au sujet des postes occupés, des promotions obtenues et l’octroi (ou son absence) d’augmentations salariales au mérite.
• Demandez au répondant depuis combien de temps il connaît le postulant et à quel titre.
• Vérifiez que le postulant possède bien les connaissances et compétences essentielles pour le poste à combler (et demandez qu’on vous en donne des exemples).
• Informez-vous sur le comportement du postulant avec ses collègues et ses superviseurs (demandez des exemples).
• Renseignez-vous sur la façon dont le postulant a fait face à des situations difficiles (par exemple des erreurs, des critiques, des conflits de personnalité) et demandez des précisions.
• Questionnez le répondant au sujet de l’attitude du postulant envers son travail et demandez des exemples, notamment en ce qui a trait à son assiduité, à sa ponctualité et à son désir d’améliorer les processus ou ses propres capacités pour mieux accomplir son travail.
• Demandez si le postulant avait l’air satisfait du genre de travail qu’il faisait ou s’il semblait vouloir prendre un virage professionnel.
• Informez-vous relativement aux raisons du départ de l’employé.
• Demandez si l’organisation serait prête à rembaucher cette personne à l’avenir.
• Quelles étaient les faiblesses du postulant et comment ont-elles affecté son travail?
• Le postulant était-il conscient de ses faiblesses? Que faisait-il pour les corriger?
• Quelles ont été les principales réalisations du postulant?
• Comment le postulant se compare-t-il à d’autres employés du même niveau? En quoi, plus spécifiquement, consistent ses forces et ses faiblesses relatives?
• Comment faut-il traiter avec cette personne pour faire ressortir ses talents et maximiser son efficacité?
• Quelles choses devrait-on savoir au sujet de ce postulant, qu’une entrevue peut ne pas révéler d’emblée?
• Avec qui d’autre devrait-on communiquer pour obtenir des renseignements au sujet de cette personne? (Ne posez cette question que si vous avez une autorisation écrite pour le faire.)
• Demandez au postulant de vous fournir les copies d’évaluations de la performance antérieures pour compléter les renseignements recueillis auprès des répondants.
• Avant de communiquer avec les répondants, prenez un formulaire standard de vérification des références auquel vous ajouterez des questions adaptées aux particularités du poste à combler.
• Informez le répondant que vous communiquerez également avec d’autres personnes. Cela pourrait rassurer quelqu’un qui a peur d’être seul à dévoiler des informations défavorables.
• Si les renseignements recueillis ne concordent pas, communiquez avec une autre personne donnée en référence ou poussez plus loin la discussion avec le postulant.
• Utilisez les renseignements recueillis en vue de la conception des programmes initiaux de formation et de perfectionnement de l’employé.
• Vérifiez l’existence des diplômes ou l’appartenance aux ordres professionnels directement auprès des institutions concernées ou en demandant au postulant de fournir des preuves.
• Vous pouvez accepter des lettres de recommandation fournies par le postulant, mais ne les substituez pas à une vérification auprès d’autres personnes et à une prise de renseignements sur les aspects essentiels au poste.
• Ne posez pas de questions qui seraient illégales si vous les adressiez directement au postulant (par exemple des questions concernant la race, la religion, l’état matrimonial, etc.).
• Ne perdez pas de temps à vérifier les références personnelles. Il peut être difficile pour les personnes données en référence d’être objectives et honnêtes. En outre, les caractéristiques personnelles n’ont pas nécessairement d’incidence directe sur les capacités professionnelles de quelqu’un et, le cas échéant, utiliser ce type de renseignements pour écarter le postulant pourrait être considéré comme discriminatoire.
• Ne communiquez avec personne dans le lieu de travail actuel du postulant, à moins que celui-ci ne vous en donne la permission expresse. Lorsque vous déciderez d’offrir l’emploi à un postulant, vous pourrez lui dire que l’offre est conditionnelle à une recommandation favorable de l’employeur actuel.
• N’éliminez pas tout de suite un postulant uniquement à cause de commentaires défavorables de la part d’une personne donnée en référence. Songez que celle-ci n’est peut-être pas objective et que vous ne connaissez peut-être pas le fond de l’histoire.

L’embauche d’une personne compétente qui s’intègre bien à une organisation peut constituer un défi. Choisir le candidat parfait peut par contre s’avérer illusoire, mais des choix stratégiques comme la vérification systématique des références pourraient vous aider à réduire les coûts, accroître la productivité de l’organisation et maintenir une bonne ambiance au travail.

Carolyn Cohen, CA, M.S.S. (c.cohen@sympatico.ca), est consultante en formation et en ressources humaines à Toronto, et elle dirige la présente rubrique de CAmagazine.