Au fil des ans, QuickBooks est devenu l’un des logiciels comptables les plus populaires auprès des PME. Initialement conçu pour les petits entrepreneurs n’ayant pas de connaissances en comptabilité, le produit vedette d’Intuit a évolué, intégrant de nouvelles fonctions telles qu’un gestionnaire de relations d'affaires, la gestion des emprunts, les prévisions de trésorerie et une fonction d’aide améliorée. La nouvelle version, QuickBooks 2005, a été mise en marché le 2 septembre dernier.
Avant de fixer le contenu de la version 2005, Intuit a procédé à une étude de marché exhaustive. Les gens d’Intuit ont passé en revue les commentaires reçus au sujet du produit, se sont rendus chez les utilisateurs pour procéder à des observations et des entrevues, ont organisé une conférence pour ses conseillers certifiés «ProAdvisor», et ont analysé les journaux des appels de soutien technique, les banques de suggestions et les appels auprès du parc d’utilisateurs. Les changements apportés devraient donc plaire aux petites entreprises qui utilisent QuickBooks. Mais QuickBooks convient-il aux moyennes entreprises?
Clientèle cible
QuickBooks vise les petites entreprises d’un à vingt employés. Il existe des versions adaptées pour les comptables, les entrepreneurs, les commerces de détail et les entreprises de réparation. L’édition pour comptables propose à ceux-ci une meilleure gestion de leurs dossiers clients grâce à un accès à distance par Internet. Les autres éditions spécialisées sont expressément conçues et paramétrées pour aider les entreprises des secteurs en question à gérer plus efficacement leurs activités.
QuickBooks 2005 peut accueillir cinq utilisateurs simultanément et comprend de nombreuses fonctionnalités à la fine pointe de la technologie : unités monétaires multiples, personnalisation des champs, ventilation des informations financières par division ou par département, niveaux de prix multiples, comptabilisation des achats, des ventes et des stocks de marchandises dans différentes unités de mesure. Cependant, la limite imposée à la taille des fichiers pourrait se révéler problématique pour certaines entreprises. Par exemple, il n’est pas possible d’avoir plus de 14 500 types d’articles en stock.
L’édition Enterprise, lancée en mars 2003, vise à répondre aux besoins d’organisations de plus grande taille. Elle accueille jusqu’à 10 utilisateurs à la fois et accepte des fichiers deux fois plus gros. Bien que cette version ait connu beaucoup de succès aux États-Unis, notamment auprès des moyennes entreprises, elle a été retirée du marché canadien en juillet 2004. Peut-être certaines personnes chez Intuit voyaient-elles le Canada comme une terre de petites entreprises? En fait, le produit souffre vraisemblablement d’un problème d’image sur le marché canadien. QuickBooks s’est fait connaître comme solution pour les petites entreprises et il serait difficile de modifier cette perception sans se lancer dans une imposante campagne de publicité. En outre, les Canadiens sont probablement plus conservateurs et plus difficiles à convaincre. Selon Intuit, «le client type de QuickBooks est une petite entreprise de 20 employés ou moins, et dont le chiffre d’affaires est inférieur à deux millions. Idéalement, l’utilisateur de QuickBooks conserve le détail de ses opérations en fichier pendant deux ans, de manière à disposer d’informations comparatives et cumulatives».
Coût
Vous avez le choix entre QuickBooks Basic à 199,95 $, QuickBooks Pro à 349,95 $ et QuickBooks Premier, général ou spécialisé (Custom Edition), à 499,95 $. (Seulement deux éditions sont offertes en français : QuickBooks Logiciel comptable, à 169,95 $, et QuickBooks Logiciel comptable Pro, à 319,95 $.) Nous analyserons plus en détail l’édition Premier, puisque c’est la seule à inclure les applications Customer Manager, Loan Manager et Cash Flow Projector.
Nouveautés
La grande nouveauté de QuickBooks 2005 est l’ajout de Customer Manager, une application qui regroupe sur un seul écran l’accès aux documents clés sur un client ainsi que les principales informations le concernant : coordonnées, historique client, opérations récemment comptabilisées dans QuickBooks, documents connexes, aide-mémoire et rendez-vous. Ainsi, lorsqu’un client appelle, toutes ces informations peuvent être visionnées d’un coup d’œil. Intégré à QuickBooks, Customer Manager utilise Microsoft Outlook pour le courriel et permet de gérer plusieurs relations d’affaires pour chaque personne-ressource, une caractéristique qui n’est habituellement offerte que par les systèmes CRM de haut de gamme.
À l’instar d’ACT!, Customer Manager est un gestionnaire de relations d’affaires. Il ne vise pas à concurrencer les systèmes de gestion de la relation client comme SalesLogix ou Microsoft CRM, qui comportent d’autres fonctions comme l’automatisation des fonctions de vente et du marketing. De plus, il s’agit d’une application distincte, qui ne fait pas partie de QuickBooks. Il faut donc synchroniser les systèmes pour tenir les informations à jour. Parmi les autres inconvénients, on remarque l’impossibilité de sélectionner les relations sur la base de critères multiples et de faire du publipostage, ainsi que l’absence d’un générateur de rapports.
Malgré ces lacunes, les PME devraient apprécier l’aspect «guichet unique» de Customer Manager, d’autant que les versions ultérieures gagneront en puissance.
Une autre nouveauté est Loan Manager, une application qui permet d’assurer le suivi des emprunts comptabilisés dans QuickBooks. Vous pouvez ainsi centraliser les informations sur tous vos emprunts et recevoir un rappel des versements à effectuer. Il est possible de choisir les emprunts dont on souhaite faire le suivi, ainsi que de visualiser l’échéancier des versements, et d’établir et analyser les versements pour différents emprunts, réels ou prévus.
QuickBooks 2005 comprend aussi Cash Flow Projector, un outil qui permet, à partir des données saisies dans QuickBooks, d’obtenir des prévisions de trésorerie détaillées sur un horizon de six semaines, y compris les surplus ou déficits de caisse hebdomadaires. Vous pouvez ainsi visualiser instantanément l’effet qu’aurait sur votre situation de trésorerie un accroissement ou une diminution des encaissements ou des décaissements, compte tenu des factures impayées et de leurs dates d’échéance.
Enfin, Intuit a voulu simplifier au maximum la tâche de l’utilisateur grâce à une fonction d’aide interactive qui tient compte de l’opération que celui-ci est en train d’effectuer et affiche automatiquement des conseils pertinents à la situation. De plus, il suffit de taper une question et QuickBooks cherchera une réponse dans sa base de connaissances. Il indiquera aussi comment joindre un représentant d’Intuit ou un conseiller professionnel.
Conclusion
QuickBooks s’améliore constamment et demeurera certainement l’un des logiciels comptables favoris des petites entreprises. Intuit aura cependant du mal à conquérir le marché des moyennes entreprises. Elle devrait relancer QuickBooks Enterprise à l’aide d’une campagne de promotion visant à convaincre les comptables canadiens que le produit ne s’adresse pas qu’aux petites entreprises.
