Simplifiez-vous la vie avec la carte d'achat d'entreprise*

Pourquoi l'utilisation de cette petite carte qui peut éviter aux entreprises bien des tracasseries administratives n'est-elle pas plus répandue?

* Ce texte est la version intégrale d'un article résumé dans le numéro de septembre 2004 de CAmagazine.

Si le service des achats et des comptes fournisseurs de votre entreprise croule sous les bons de commande, les factures et les relevés de frais, il est temps de prendre connaissance des avantages de la carte d'achat.

La carte d'achat (ou carte commerciale) ressemble à une carte de crédit, mais elle est offerte aux entreprises seulement. Elle est généralement utilisée pour régler des achats peu coûteux autres que des stocks ou des immobilisations; elle sert par exemple pour les fournitures de bureau ou les frais de déplacement. Émise par des sociétés comme VISA et MasterCard, la carte permet aux employés de se procurer certains biens et services sans passer par la procédure d'autorisation habituelle. Elle peut ainsi être acceptée dans les restaurants, les hôtels et les stations service, mais être refusée dans les bijouteries. Autrement dit, chaque carte peut être configurée selon un profil d'achat spécifique.

Voici un aperçu du processus d'achat par carte : la carte d'achat est délivrée à un employé et mise en correspondance avec un compte du grand livre du système d'information comptable de l'entreprise. Lorsque l'employé titulaire de la carte passe une commande, le fournisseur obtient l'autorisation de la banque ou de la société émettrice de cartes, fournit les produits ou les services et se fait payer par la banque. L'émetteur de la carte d'achat envoie un relevé à l'employé, qui l'examine et l'approuve. La banque transmet ensuite à l'entreprise un relevé électronique unique, sur lequel figurent les dépenses attribuées à chacune des cartes d'achat de l'entreprise et les dates des transactions. Celle-ci s'en sert pour effectuer les écritures comptables. Enfin, l'entreprise envoie son paiement à la banque. (À cette étape, les principes SysTrust de l'ICCA sur la fiabilité des systèmes d'information comptable peuvent servir à vérifier que la transmission des données et le transfert électronique de fonds sont effectués de la façon appropriée.)

Un facteur de réduction des coûts non négligeable
La carte d'achat est un moyen reconnu de réduire le nombre de factures de faibles montants traités par les services de comptes fournisseurs, surtout lorsque les opérations d'une valeur inférieure à 1 000 $ représentent le gros des travaux d'écritures. La méthode qui consiste à délivrer un bon de commande, recevoir, vérifier et traiter une facture, tirer un chèque et obtenir les signatures requises n'est pas efficace pour les achats courants. Règle générale, les achats qui reviennent souvent représentent 80 % du volume total des transactions, mais seulement 20 % de leur montant total. Du point de vue de la rentabilité, les procédures et les employés requis pour traiter une facture de 100 000 $ ne sont pas les mêmes que ceux requis pour en traiter une de 500 $. Pourquoi alors appliquer le même ensemble de contrôles stricts à tous les achats quelle que soit l'importance de la transaction? Pourquoi ne pas suivre plutôt un principe comptable élémentaire, à savoir que les avantages d'une procédure de contrôle doivent être supérieurs à son coût.

Prenons l'exemple suivant : Pour une entreprise qui reçoit 100 factures par mois, toutes justifiées par un bon de commande, un bon de réception et un bordereau de marchandises, chaque chèque tiré correspond à 300 pièces justificatives (100 x 3 = 300). La carte d'achat permet d'effectuer le paiement par transfert électronique de fonds, d'éviter le rapprochement de centaines de documents par le service des comptes fournisseurs et un processus d'approbation long et fastidieux, de réduire la manipulation des documents par le service de la réception des marchandises et de réduire l'émission et l'affranchissement de centaines de chèques par mois. Elle contribue ainsi à l'élimination d'activités qui n'ont aucune valeur ajoutée.

Selon diverses études, le coût total de traitement d'une transaction par la méthode traditionnelle peut atteindre environ 90 $. Si un tel montant peut se justifier dans le cas d'une transaction importante, la facture est un peu salée lorsque le produit ou le service acheté ne vaut lui-même que 50 $. En revanche, le coût d'une transaction effectuée par carte d'achat est estimé à seulement 25 $, soit une économie de 70 % (Palmer, 2000). La diminution du nombre de documents à traiter est aussi évaluée à une économie de trois à cinq jours par mois (Fargo, 2001).

Impact sur le contrôle et les rapports
Une carte de crédit traditionnelle permet à son titulaire d'acheter autant de biens et de services qu'il le veut, jusqu'à concurrence de la limite de crédit préétablie. Par contre, une carte d'achat peut contenir des informations permettant de limiter le nombre de transactions qui peuvent être effectuées chaque jour ou chaque mois (deux transactions par jour ou 30 par mois), le montant dépensé par transaction (par exemple 200 $) ou par période (200 $ par jour ou 2 000 $ par mois) et la gamme de fournisseurs autorisés (la carte peut par exemple être acceptée dans les restaurants, les hôtels et les stations service, mais être refusée dans les bijouteries).

Autrement dit, chaque carte peut être configurée selon un profil d'achat spécifique. Les transactions qui ne répondent pas aux critères préétablis ne sont pas autorisées au point de vente, et toute tentative d'utilisation non autorisée est signalée au vérificateur. Comme les journaux des mouvements fournissent des enregistrements détaillés des transactions, précisant le numéro d'identification et la date et l'heure des essais fructueux et infructueux, il est possible d'exercer un contrôle en ligne de l'entrée des données. Le fait de pouvoir prédéfinir des profils d'achat pour chaque titulaire de carte peut être vu comme un contrôle préventif puisque cela permet à l'entreprise de prévenir les utilisations abusives de la carte.

Une meilleure information pour la prise de décisions
La carte d'achat donne accès à trois niveaux d'information :

niveau 1 : information de base commune à tous les relevés de carte de crédit;

niveau 2 : information du niveau 1, plus taxe de vente et zone de données sur la transaction (habituellement 16 caractères) fournissant des renseignements sur la transaction, comme un numéro de bon de commande ou le nom d'un employé;

niveau 3 : information du niveau 2, plus autres données utiles (code de produit, description du produit, quantité, prix, etc.).

L'information du niveau 3 correspond à ce qu'on trouve habituellement sur une facture. Cependant, quoique les émetteurs de cartes acceptent l'information de niveau 2 et 3, certains fournisseurs n'ont pas encore les ressources nécessaires pour entrer ce type d'information, car ils ne veulent ni investir dans l'entrée de données ni prendre le temps de saisir les données sur la transaction. De fait, l'information de niveau 3 n'est consignée que pour environ un tiers des achats réglés par carte d'achat.

Impact sur les processus d'affaires et la vérification
Pour évaluer un projet de carte d'achat, les gestionnaires et les comptables doivent étudier comment les processus mis en place pour les comptes fournisseurs peuvent être remodelés et vérifier si les nouveaux processus peuvent être pris en charge par les technologies de l'information (TI). Les systèmes d'information fondés sur l'informatique et les réseaux de transmission de données fiables facilitent la collecte, le traitement et la diffusion des données, les écritures du grand livre pouvant être effectuées par échange de données informatisé (EDI) ou autres systèmes semblables. De nouvelles fonctions logicielles mises au point par les émetteurs de cartes permettent à présent d'intégrer directement toutes les informations associées à chaque achat dans le système d'information comptable. Ainsi, le logiciel MasterCard SmartLink intègre les informations de la carte d'achat dans les systèmes ERP comme SAP/R3 et permet de fusionner les données sur les achats avec le système de grand livre, ce qui facilite l'analyse de données ainsi que la production de rapports de gestion pour la prise de décisions. Comme le mentionne Gamble (2003), cela peut aussi aider les entreprises à se conformer aux nouvelles normes de gouvernance et de contrôle de gestion définies dans la Loi Sarbanes-Oxley. (Selon l'article 404, les entreprises doivent inclure dans les documents déposés annuellement un rapport sur le contrôle interne comportant une déclaration sur la responsabilité de la direction à l'égard de l'établissement et du maintien de contrôles adéquats.)

Outre les travaux d'écritures, la carte d'achat réduit la charge de travail administratif du service des comptes fournisseurs et évite aux comptables la tâche fastidieuse d'avoir à entrer une deuxième fois les données de la facture. Les entreprises peuvent donc affecter les vérificateurs internes et autres employés du service à des activités plus productives et stimulantes.

Un marché encore peu exploité
Selon certains experts, les cartes d'achat n'ont pénétré que le quart de leur marché potentiel pour ce qui est du volume de transactions (Avery, 2003). Il se pourrait que la taille des entreprises soit un obstacle à l'adoption de cette solution TI à faible risque et peu coûteuse. En effet, plus l'entreprise est importante, plus l'avantage d'éliminer le traitement des factures compte. Comme l'illustre le tableau ci-dessous, 20 % seulement des entreprises comptant de 100 à 249 employés utilisent la carte d'achat, contre 45 % de celles qui en comptent de 1 000 à 4 999.

UTILISATION DE LA CARTE D'ACHAT

(d'après Schaeffer, 2002, p. 191; Sondage IOMA)

Il se peut aussi qu'elles n'adoptent pas cette solution pour éviter d'avoir à remodeler leurs processus. Trouver des moyens d'apporter des améliorations constitue un véritable défi et doit être encouragé au sein de l'entreprise. Si ce n'est pas le cas, on peut toujours, en professionnel de la comptabilité vigilant, se montrer proactif et prendre les devants en démontrant les avantages de la carte d'achat à la direction. L'enquête de l'AICPA (2000) indique que la carte d'achat est davantage utilisée à l'échelle de l'entreprise lorsque la direction est convaincue de ses avantages.

Parmi les autres obstacles à l'utilisation de la carte d'achat, citons les préoccupations des gestionnaires à l'égard des dépassements de budget et leur crainte que les employés paient les produits trop cher, effectuent des achats en double ou achètent les produits à d'autres que les fournisseurs privilégiés de l'entreprise. Par ailleurs, les gestionnaires satisfaits du mode de paiement traditionnel préfèrent maintenir le statu quo (Schaeffer, 2002).

D'autres études sont nécessaires pour évaluer les avantages tangibles et intangibles de la carte d'achat. Les sondages ont été jusqu'à présent les seules sources d'information sur ce produit, et leurs résultats devraient être corroborés par des entrevues, de l'observation et une revue de la documentation du système. De plus, les études sur la carte d'achat ont été réalisées pour la plupart aux États-Unis, mais comme la carte n'a pas été lancée partout au même moment, il y a des différences au chapitre de la mise en œuvre et de l'utilisation. Ainsi, la carte d'achat a été lancée au Canada trois ans après avoir fait son apparition aux États-Unis (Hintz, 1998). En dernier lieu, certains des avantages et des coûts de la carte d'achat sont difficiles à chiffrer. Des avantages intangibles, comme une prise de décisions plus éclairée, un meilleur contrôle ou une information de meilleure qualité devraient être pris en compte. Il est donc nécessaire de procéder à une évaluation plus approfondie des économies procurées par l'utilisation de la carte d'achat et des autres avantages organisationnels de celle-ci.

Il est toutefois manifeste que la technologie de la carte d'achat a beaucoup de potentiel. En simplifiant le processus d'achat, cette carte permet aux comptables ainsi qu'aux autres employés de se consacrer à des activités plus productives et stimulantes. Elle peut les amener à réfléchir sur la façon de transformer d'autres processus comptables à l'aide de la technologie. En bref, cette petite carte pourrait s'inscrire dans le cadre d'un changement de paradigme à l'échelle de l'entreprise.

Bibliographie
Avery, S., «Purchasing Drives Enhancements», Credit Card Management, vol. 132, n^o 2 (2003), p. 31 à 33.

Fargo, J., «The Battle for B2B Payments», Credit Card Management, vol. 14, n^o 3 (2001), p. 36 à 44.

Gamble, R., «P-cards Head Higher», Business Finance, vol. 9, n^o 8 (août 2003), p. 37 à 42.

Hintz, K., «Put It On My Card», CMA Management, vol. 72, n^o 3 (avril 1998), p. 18 à 21.

Palmer, R.J., «Survey Shows How Purchase Cards Can Save Time, Money», Journal of Accountancy, vol. 189, n^o 5 (mai 2000), p.18 et 19.

Schaeffer, M.S., Essentials of Accounts Payable, New York, John Wiley & Sons, 2002.

Articles connexes
Résultats de l'enquête comparative sur les cartes d'achat d'entreprises réalisée en 2000 par l'AICPA (www.aicpa.org/pubs/cpaltr/sep2001/supps/audit3.htm).