Soignez votre meilleur atout

Par Carolyn Cohen
Illustration : Cathy Pentland

Vous considérez vos employés comme votre meilleur atout? Joignez le geste à la parole et créez un service des ressources humaines.

Qui s'occupe des questions relatives aux employés dans votre organisation? Le contrôleur, le chef de la direction ou le chef des finances? Les tâches sont-elles réparties entre plusieurs personnes? Sachez que de nombreuses raisons peuvent pousser une organisation à mettre sur pied un service des ressources humaines (même s'il ne compte qu'un seul employé). Premièrement : des problèmes apparents. Il peut s'agir de quelques mauvaises recrues ou d'employés non performants qui ne font pas leur travail et qui «contaminent» même les autres avec leur indifférence ou leur ennui. Ensuite : des cadres qui commencent peut-être à s'apercevoir qu'ils pourraient faire meilleur usage de leurs compétences et de leur expertise. Quelqu'un qui réussit et prend plaisir à amener de nouveaux clients à une organisation ne devrait pas être forcé de s'occuper des problèmes courants de ressources humaines. Enfin, il peut être évident que certaines tâches ne sont jamais accomplies. La haute direction peut reconnaître la valeur des évaluations de performance systématiques ou des possibilités de formation et de perfectionnement, sans avoir le temps ou l'envie de les concrétiser. Si l'une de ces situations s'applique à votre organisation, il serait temps de vous familiariser avec le travail des professionnels des RH et les avantages que ceux-ci procurent, et de passer à la prochaine étape.

Les professionnels des ressources humaines accomplissent une grande variété de tâches. Voici un aperçu des plus courantes, mais qui sont loin d'être les seules :

Recrutement et sélection du personnel

• Aider à déterminer les qualifications requises pour un poste vacant;
• décider de la meilleure façon de rejoindre le public cible;
• trier les CV et organiser les entrevues;
• faire les entrevues en veillant à poser les bonnes questions;
• aider à choisir le postulant qui se verra offrir l'emploi;
• vérifier les références et négocier la rémunération globale;
• donner une formation initiale aux nouveaux employés.

Rémunération et avantages sociaux

• Aider à concevoir une stratégie organisationnelle concernant la rémunération et les avantages sociaux;
• analyser les enquêtes salariales pour rester à l'affût des stratégies des concurrents;
• faire des recherches sur les fournisseurs d'avantages sociaux afin d'obtenir des taux concurrentiels;
• administrer un régime d'avantages sociaux.

Formation

• Évaluer les besoins en formation du personnel par l'entremise de l'analyse des évaluations de la performance, ainsi que de discussions avec la haute direction sur les objectifs stratégiques de l'organisation, et d'entretiens avec les superviseurs au sujet des nouvelles technologies, des normes de sécurité, etc.;
• coordonner l'acquisition et la diffusion des documents et des ateliers de formation;
• concevoir et animer des ateliers sur divers sujets liés à son expertise;
• évaluer les activités de formation pour assurer un rendement convenable de l'investissement.

Maintien de l'effectif

• Veiller à ce que les salaires et les avantages sociaux soient concurrentiels;
• voir à ce que l'organisation offre un programme approprié de primes et de reconnaissance;
• offrir de l'aide lorsqu'un employé est impliqué dans un conflit avec un autre employé ou un supérieur, ou éprouve des difficultés sur le plan personnel;
• prêter main forte aux gestionnaires lorsque les rapports quotidiens avec les employés deviennent difficiles;
• aider les employés à progresser vers l'atteinte de leurs objectifs professionnels.

Gestion de la performance

• Élaborer ou mettre à jour les descriptions de postes;
• coordonner le processus d'évaluation de la performance;
• aider à mettre en œuvre des mesures disciplinaires, au besoin;
• faire de la consultation en matière de formation continue des employés.

Information

• Conserver les données sur chaque employé de l'organisation de façon structurée. Ces fichiers personnels peuvent contenir l'historique salarial, la formation reçue, les évaluations de performance, les objectifs pour l'avenir, les notes disciplinaires, etc.

Élaboration de politiques

• Maintenir et mettre à jour les manuels concernant les politiques de ressources humaines.

Perfectionnement professionnel

• Veiller à ce que tous les employés reçoivent une attention personnalisée en ce qui concerne l'orientation qu'ils souhaitent donner à leur carrière;
• prendre des arrangements concernant des tests ou d'autres types de consultation professionnelle dans des cas particuliers.

Consultation et liaison
Il s'agit peut-être de la fonction la plus importante qu'un professionnel des RH peut assumer : le soutien aux employés et à la direction. Il peut notamment donner des conseils sur des questions juridiques (un professionnel des RH ne remplace toutefois pas un avocat spécialisé en droit du travail) concernant la discrimination ou le harcèlement, expliquer aux superviseurs comment encadrer leur personnel, référer les employés aux bons endroits en cas de problèmes personnels et se tenir au courant des tendances en matière de RH.

Avantages des services de RH
Économies – L'embauche d'un professionnel des RH entraîne des dépenses, mais peut aussi permettre de réaliser des économies. Par exemple, en attribuant à quelqu'un la responsabilité première de s'occuper de votre personnel, vous devriez gagner en stabilité et éviter les coûts importants associés à un fort roulement.

Uniformisation — La présence d'un service de RH assure l'uniformisation dans des domaines tels que l'évaluation, l'embauche et la discipline des employés — une considération importante, puisque la plupart des gens accordent une grande valeur au fait d'être traités de façon juste et cohérente par rapport aux autres.

Expertise particulière — Le fait d'avoir un membre du personnel qui possède une expertise dans un domaine particulier est précieux. N'est-il pas logique qu'une personne qui possède une formation et de l'expérience liées à une certaine tâche accomplisse celle-ci avec plus d'efficacité et d'efficience?

Envoi d'un message positif — La présence d'un service de RH démontre que vous valorisez les gens qui travaillent pour vous et êtes prêt à investir dans leur croissance et leur perfectionnement.

Si une organisation met sur pied un service de RH, les autres membres de la direction et du personnel auront-ils encore des responsabilités dans ce domaine? En fait, l'embauche d'un professionnel des RH ne signifie pas que les autres n'auront plus jamais à s'occuper directement du personnel. La haute direction prend des décisions quant à l'orientation de l'organisation, et celles-ci doivent être communiquées au personnel sur une base continue. Cette communication atteint son efficacité maximale lorsqu'elle provient de ceux qui en sont à l'origine. Bien souvent, les gestionnaires constituent des modèles pour leurs employés en matière d'expertise technique, de leadership et de sens des affaires. Ces personnes doivent être disponibles afin que leurs successeurs potentiels puissent apprendre d'eux.

Lorsque les tâches et responsabilités ne sont pas suffisantes pour justifier un poste à plein temps, commencez par admettre qu'un peu d'aide sur le plan des RH serait profitable pour l'ensemble de l'organisation. Tenez des séances de remue-méninges avec les autres cadres dirigeants au sujet des activités auxquelles un employé des RH pourrait participer. Si, après avoir dressé la liste des tâches, vous n'êtes pas certain d'avoir besoin d'un employé à plein temps, envisagez de faire appel à un consultant pour vous aider à décider. Si vous avez pris le temps de réfléchir à la question et de noter vos réflexions, cela ne devrait pas représenter une dépense considérable. Vous pourriez constater que la meilleure solution à court et à moyen terme consiste à engager un consultant en RH. L'avantage de cette solution est que vous ne le payez que lorsque ses services sont requis. Si, par ailleurs, vous pensez pouvoir occuper un employé à plein temps, vous aurez l'avantage de travailler avec une personne qui pourra fonder ses conseils sur une connaissance directe de la culture de l'organisation et de ses employés. Dans le cas où vous décidez d'embaucher une personne à plein temps, pensez à vous adresser au consultant qui vous a aidé à prendre cette décision. Vous devrez rédiger une description de poste (en précisant notamment le supérieur immédiat), établir une fourchette salariale et déterminer où vous chercherez cette personne. Un peu d'aide dans le cadre du processus de recherche et de sélection vous serait sûrement utile.

Vous optez pour les services d'un consultant? Considérez alors celui qui vous a aidé à faire ce choix ou renseignez-vous auprès de vos amis et collègues sur les gens qu'ils connaissent et avec qui ils ont vécu des expériences positives. Au besoin, interviewez plusieurs consultants. Tentez de trouver quelqu'un dont la personnalité cadre avec celle des membres de l'organisation. En prenant le temps de bien réfléchir et d'obtenir de l'aide lorsqu'il le faut, il n'y a aucune raison pour que cette décision ne soit pas aussi fructueuse que les autres.

Carolyn Cohen, CA, M.S.S. (c.cohen@sympatico.ca), est responsable de la présente rubrique et dirige son propre cabinet de ressources humaines à Toronto.