La GRH, c'est votre affaire

Par Bill Copeland

Les logiciels de gestion des ressources humaines peuvent devenir
des outils stratégiques pour l'optimisation des résultats

Les entreprises croient souvent à tort que les logiciels de gestion des ressources humaines (GRH) sont à l'usage exclusif du service de GRH. Il ne faut donc pas se surprendre si la majorité de ces logiciels servent à automatiser les opérations de GRH et à administrer les avantages sociaux, deux types de responsabilités qui relèvent directement du service de GRH. Pourtant, étant donné que la rémunération du personnel et les avantages sociaux constituent encore la principale catégorie de coûts d'une entreprise, la haute direction ne devrait-elle pas au moins essayer de voir quel usage le service de GRH fait de ces outils?

Les responsables de la GRH sont submergés par les tâches administratives et ils ont rarement le temps d'examiner les possibilités que recèlent certains outils susceptibles d'avoir une incidence extrêmement positive sur les résultats de l'entreprise. Bien que ce phénomène dure depuis des années, il a presque atteint un point critique, étant donné que les sociétés restructurent et rationalisent constamment leurs activités, et croulent sous les CV. Il ne leur reste du temps que pour l'essentiel.

Cette situation de crise influe considérablement sur le bénéfice des sociétés — directement, en raison des baisses de productivité, des postes laissés vacants plus longtemps et des coûts de recrutement plus élevés, et indirectement, en raison de la baisse de la valeur marchande des sociétés.

Si votre entreprise ne prend pas des mesures pour rendre la GRH plus efficiente, attirer et garder à son service les employés les plus talentueux, et mettre en place un plan stratégique de GRH, les problèmes ne sauraient tarder.

L'une des clés pour accroître l'efficience, la valeur marchande et le bénéfice d'une entreprise consiste à miser sur les logiciels de GRH. À cet égard, la haute direction devrait s'impliquer davantage auprès du service de GRH pour trouver de nouveaux outils qui contribueraient à améliorer l'efficience de l'entreprise. Il peut s'agir d'acheter d'autres outils de GRH ou carrément un nouveau système. Voici quelques exemples d'outils logiciels dont les fonctionnalités ne se limitent pas à l'administration des avantages sociaux :

Applications libre-service  Ce genre d'outil procure un excellent rendement sur l'investissement, ne serait-ce que si on l'utilise pour gérer les programmes d'avantages sociaux. Ajoutez à cela d'autres fonctionnalités qui permettent aux employés de demander des congés, de modifier leurs données démographiques, de consulter les politiques de l'entreprise et les postes affichés, et de formuler des suggestions, et vous améliorerez d'un seul coup l'efficience de votre entreprise, l'exactitude de vos données et le moral de vos employés.

Évaluations du personnel en ligne  En plus de réduire la paperasse, ce genre d'outil contribue à éviter les retards dans les évaluations et centralise les informations sur la performance des employés dans un dossier électronique facile d'accès pour les gestionnaires, le service de GRH et la haute direction. Ce type d'application devrait constituer un élément important de votre gestion des risques.

Metrics  L'identification, le suivi et l'analyse de variables clés, par catégorie d'emploi et en fonction des besoins de l'entreprise, permettent de dégager les tendances dans l'évolution du capital humain et les interactions entre ces variables, afin d'élaborer des stratégies alignées sur les objectifs de l'entreprise. Bref, Metrics offre un point de vue statistique clair sur la performance du capital humain. La direction peut aussi l'utiliser à des fins d'étalonnage pour mesurer sa performance par rapport aux objectifs de l'entreprise et à l'ensemble du secteur. De plus, Metrics est présenté dans un langage facile à comprendre.

Metrics peut traiter tous les types de données, des plus simples (coût d'embauche individuel, taux de roulement, nombre de jours pour pourvoir un poste) aux plus complexes (satisfaction des employés, qualité des recrues), qui peuvent faire appel à une combinaison de facteurs ou à des formules. Metrics a un potentiel énorme. Il peut servir à : analyser l'impact des programmes et initiatives en matière de GRH; élaborer des stratégies de GRH et aligner les programmes de GRH sur les objectifs de l'entreprise; établir un lien entre la performance et la rémunération pour les postes et les fonctions clés; analyser la «santé» d'un service ou de l'entreprise; et comparer ses indicateurs à ceux du secteur.

Les entreprises ont mis du temps à adopter Metrics. Pourtant, il permet vraiment d'établir un lien entre la GRH, l'exploitation et les finances grâce à un langage universel.

Planification de la relève  Votre effectif possède-t-il les compétences pour répondre aux besoins futurs? Y a-t-il des remplaçants pour les postes clés? Prépare-t-on des employés aux postes de direction?

Dans un avenir pas si lointain, le nombre de postes vacants devrait dépasser largement la main-d'œuvre disponible. C'est pourquoi les entreprises devraient se préoccuper de perfectionnement et de formation, et trouver des façons de motiver, de récompenser et de conserver leur personnel. Vous devez élaborer des stratégies et prévoir des moyens pour pallier la pénurie de main-d'œuvre. Les outils de planification de la relève vous aideront à y parvenir.

Suivi des candidats  Dans une économie déprimée, les entreprises croulent sous les CV et la plupart des candidats ne reçoivent même pas d'accusé de réception. Ils restent donc avec une vision négative, et il devient plus difficile de les recruter lorsque les bons candidats se font rares. Certains systèmes de suivi permettent aux candidats de saisir ou de mettre à jour leur CV, et de voir où en est leur demande, ce qui améliore leur perception de l'entreprise.

Logiciels de GRH et SIRH
Comme la GRH englobe un vaste éventail d'activités, les fournisseurs se cantonnent dans l'une ou l'autre des deux grandes catégories d'outils : les logiciels de GRH et les systèmes d'information sur les ressources humaines (SIRH).

Les fournisseurs de logiciels de GRH proposent habituellement des solutions portant sur un aspect précis de la GRH (recrutement, gestion de la performance, etc.). D'ailleurs, de nombreuses petites et grandes sociétés en ont fait une spécialité.

Leur principal inconvénient est qu'ils ne permettent d'exécuter qu'une seule fonction de GRH à la fois. De plus, leur prix est souvent très élevé et leur intégration avec les autres aspects de la GRH est difficile. Il s'agit peut-être de la solution idéale pour votre entreprise à l'heure actuelle, mais dans laquelle vous devrez investir beaucoup de temps et d'argent si vous multipliez les applications de GRH et souhaitez les intégrer par la suite.

Les fournisseurs de SIRH proposent des solutions plus complètes, qui couvrent simultanément plusieurs fonctions de GRH (gestion des avantages sociaux, de la formation, recrutement, etc.). Vous pouvez ajouter des modules à bon nombre de ces systèmes si vous ne souhaitez pas implanter initialement une fonction particulière.

Le concept de SIRH est très attrayant pour les PME à la recherche d'un outil peu coûteux qui permet de rationaliser plusieurs fonctions de GRH. Si les grands fournisseurs de SIRH demandent des prix élevés, un nombre croissant de petits fournisseurs offrent un excellent rapport qualité-prix.

Le principal avantage d'un SIRH réside dans la possibilité de centraliser les fonctions de GRH en un endroit facile d'accès pour l'analyse d'une vaste gamme de données sur l'entreprise.

Ça vous concerne
En général, le service de GRH est chargé de fournir aux autres services les informations telles que l'effectif, les taux de roulement et les coûts de recrutement dont ils ont besoin pour établir le revenu annualisé et les prévisions budgétaires. Or, dans les autres services, on ne sait pas exactement en quoi consistent les SIRH ou ce qu'ils sont en mesure de produire. Au sens le plus strict, ces systèmes visent à automatiser les processus de GRH et à les rendre plus efficients en réduisant la durée des opérations. Ils peuvent toutefois faire bien plus.

Vous devriez considérer ces systèmes comme des outils stratégiques pour l'optimisation de votre capital humain et de vos coûts. Ainsi, ils peuvent vous aider à déceler les lacunes dans les compétences du personnel et à élaborer des stratégies qui soutiendront la valeur marchande de l'entreprise et influeront positivement sur ses résultats. Trop souvent, on n'utilise pas ce genre de système de façon stratégique. Or, d'autres membres de l'organisation, y compris le directeur financier et le chef de la direction, devraient avoir accès aux SIRH afin de tirer profit de cette mine de renseignements sur le capital humain. En ayant accès en temps réel à ces informations, notamment les indicateurs organisationnels, il est possible d'étudier l'incidence des nouveaux programmes et des nouvelles initiatives, et d'élaborer des stratégies d'affaires porteuses de succès.

Bill Copeland est directeur du marketing de NuView Systems, un fournisseur de SIRH Web (bcopeland@nuviewinc.com ou 1 800 244-7654). Cette rubrique est dirigée par Carolyn Cohen, CA, M.S.S., présidente de  Carolyn Cohen, Training and Human Resources Consulting (c.cohen@sympatico.ca).