*Version intégrale d'un article publié dans l'édition papier de CAmagazine du mois de novembre 2003.

Le contexte
Vous avez probablement déjà entendu parler de l'intelligence d'affaires — à savoir, la transformation de données en informations utiles à la prise de décisions. L'intelligence d'affaires permet de résoudre un problème commun à de nombreuses organisations qui ont implanté un système comptable ou un PGI (progiciel de gestion intégré) coûteux, mais pour qui il est difficile d'accéder aux informations isolées dans une base de données.

L'intelligence artificielle n'est toutefois qu'un des éléments parmi les autres nécessaires au processus décisionnel de nombreuses organisations. Celles-ci se tournent maintenant vers la gestion du rendement des entreprises (BPM, pour business performance management), qui englobe non seulement l'intelligence artificielle, mais aussi la planification stratégique, les budgets, les prévisions, la consolidation et les cartes de pointage (qui établissent des liens entre les buts et objectifs et les indicateurs de rendement clés (IRC) des entreprises). La gestion du rendement des entreprises remplace souvent des systèmes multiples et des tableurs difficiles à manier, et se trouve donc à répondre aux différents besoins de l'organisation.

Depuis l'adoption de la Loi Sarbanes-Oxley, le 30 juillet 2002, il est devenu encore plus impérieux de se doter de systèmes BPM. Lorsqu'une société est inscrite à une bourse américaine, son directeur général, son directeur financier et ses hauts dirigeants doivent attester personnellement l'exactitude et l'intégralité des rapports financiers. La direction est également chargée d'établir et de maintenir une structure et des procédures de contrôle interne adéquates aux fins de l'information financière. De plus, les entreprises doivent déposer les rapports annuel et trimestriels plus rapidement. Or, bien des systèmes comptables et des PGI ne permettent pas de se conformer à la Loi Sarbanes-Oxley.

L'effondrement des sociétés pointcoms a également provoqué un bouleversement des processus décisionnels. Encore récemment, les décisions étaient fondées sur des raisons de concurrence, particulièrement en ce qui concerne les technologies. Maintenant, ce sont les raisons d'affaires qui priment, et on entend beaucoup parler de RCI, d'alignement sur la stratégie organisationnelle, de cartes de pointage équilibrées et d'amélioration de la performance. Toutefois, il peut s'avérer ardu d'obtenir les bonnes informations dans une entreprise décentralisée. La BPM permet de mettre fin au cloisonnement des services et de fournir les paramètres indiquant si les objectifs stratégiques ont été atteints.

Il existe plusieurs solutions BPM, notamment celles de Hyperion, Comshare, Cognos et OutlookSoft. Nous nous attarderons ici sur l'une des plus récentes : celle de OutlookSoft.

Le produit
Fondée en 1999, OutlookSoft Corporation (http://www.outlooksoft.com/), dont le siège social est situé à Stamford, au Connecticut, développe et met en marché un logiciel BPM, et en assure le soutien technique. OutlookSoft compte 140 employés et environ 120 clients dans le monde entier (notamment Dell Computer, Bank of America, Prudential et Winn Dixie), dont cinq au Canada (Four Seasons Hotel and Resort, Source médicale, Intrawest, etc.). Elle a récemment ouvert un bureau canadien à Toronto.

OutlookSoft cible les entreprises ayant des produits supérieurs à 100 millions de dollars, ou qui pourraient atteindre ce montant en quelques années.

Le prix
Le progiciel coûte environ 4 000 dollars par utilisateur. Dans l'octroi de ses licences, OutlookSoft ne fait pas de distinction entre les grands utilisateurs et les utilisateurs normaux. Le client type de OutlookSoft compte 50 utilisateurs. Les coûts de mise en œuvre varient considérablement en fonction des besoins et des ressources du client. Certaines entreprises demandent à OutlookSoft de monter un système personnalisé d'indicateurs de rendement clés, parce qu'elles ne disposent pas des ressources nécessaires à l'interne. Cette option, toutefois, équivaut au moins à 30 % du coût de la licence.

Les points forts
OutlookSoft est une application unique qui combine toutes les fonctionnalités BPM mentionnées précédemment. Le progiciel permet de faire de la planification stratégique, des cartes de pointage, des budgets et des prévisions, de distribuer des rapports sous de multiples formats, y compris PDF, Excel, et HTML, et peut être intégré à de nombreux systèmes de PGI.

C'est également un système Web articulé autour d'une base de données centrale (serveur Microsoft SQL). Ainsi, n'importe qui peut utiliser le système n'importe où; il suffit d'avoir installé un navigateur sur le poste de travail. Même si OutlookSoft emploie Excel comme interface, l'utilisateur ne se sert que de son navigateur. Il peut sauvegarder ses fichiers sur l'ordinateur, travailler un peu puis les synchroniser plus tard avec le système central.

Le système de OutlookSoft comprend des fonctions de consolidation dans le cadre des éliminations des comptes et opérations réciproques. Pourvu que tous les comptes réciproques soient constitués dans chaque filiale, OutlookSoft procède automatiquement aux éliminations et identifie les filiales en rupture d'équilibre. OutlookSoft permet également de redistribuer les coûts d'un compte à plusieurs autres comptes (centres de coûts, divisions, etc.) selon des règles de répartition. On peut également affecter des dimensions aux comptes pour accroître l'analyse et la sécurité, par utilisateur ou par dimension.

Les points faibles
Bien que l'interface utilisateur d'Excel comporte de nombreux atouts, elle n'offre pas, pour ce qui est des modifications de lignes et de colonnes, la souplesse de certaines autres solutions d'intelligence artificielle ou de gestion du rendement des entreprises. Dans ces solutions, il suffit de faire glisser dans les lignes ou les colonnes une autre dimension à analyser; on peut alors permuter les axes d'analyse. Avec OutlookSoft, il faut créer un autre tableur comportant les dimensions dont on souhaite permuter les axes.

OutlookSoft possède d'importantes fonctions de consolidation, mais qui demandent une certaine personnalisation lorsqu'il y a transfert de titre. La consolidation des sociétés en cause est difficile. Le système doit garder trace des dates d'effet des transferts. C'est encore plus difficile s'il existe des liens indirects, comme lorsque la société A possède la société B qui, elle, possède la société C.

Malgré sa taille relativement modeste, OutlookSoft a connu une croissance rapide sur ce marché. La société est en concurrence avec des entreprises bien plus grandes, qui continuent de se développer en procédant à des acquisitions. En effet, au cours des derniers mois, un grand nombre de sociétés spécialisées dans les domaines de l'intelligence artificielle et de la gestion du rendement des entreprises ont fait l'objet d'une acquisition. Business Objects a acquis Crystal Decisions, Hyperion a acquis Brio Software, Geac a acquis Comshare… À qui le tour??

Conclusion
La gestion du rendement des entreprises ne dépend pas seulement d'un bon logiciel. Des normes doivent être établies pour assurer l'uniformité des données, et la direction doit mettre fin à la propension au cloisonnement des cadres qui poursuivent des objectifs individuels au lieu des objectifs de l'entreprise. Lorsque des normes et des objectifs de performance communs sont en place, OutlookSoft peut aider à amener tous les décideurs d'une grande organisation complexe à ramer dans le même sens.

Michael Burns, M.B.A., CA, est président de 180 Systems (http://www.180systems.com), qui fournit des conseils objectifs pour le choix et la mise en œuvre de systèmes internes. On peut le joindre au (416) 963 1296, ou à mburns@180systems.com