Par Michael Burns
*Version intégrale d'un article publié dans l'édition papier de CAmagazine du mois d'octobre 2003
Les données dont vous avez besoin sont-elles éparpillées dans des feuilles de calcul, un système de gestion des contacts, un système de comptabilité et un système de gestion de la paie/des ressources humaines? Si c'est le cas, vous n'êtes pas seul. Dans un cabinet d'experts-comptables, les données importantes sont isolées dans un système de gestion; en entreprise, elles se trouvent dans un progiciel de gestion intégrée (ERP) et d'autres applications de gestion des finances et de l'exploitation. Vous n'obtenez donc pas les données issues des divers systèmes dans un format consolidé qui vous aiderait à prendre les bonnes décisions, et vous vous retrouvez avec plusieurs rapports qui vous révèlent différentes choses sur votre organisation.
Intellera (www.intellera.com) a créé, pour plusieurs secteurs d'activité, des solutions d'intelligence d'affaires qui regroupent les données disparates et permettent de les analyser par permutation d'axes, selon plusieurs dimensions, au moyen de cubes. Cette technologie est connue sous le nom de traitement analytique en ligne (OLAP). Pour en savoir plus sur l'intelligence d'affaires et les outils OLAP, lisez «L'intelligence d'affaires», CAmagazine, avril 2003).
Intellera a commencé ses activités en 1995 comme division d'une société de développement de logiciels et de services-conseils de Montréal. Devenue une entreprise indépendante en janvier 2002, elle a maintenant plus de 80 clients qui utilisent ses solutions d'intelligence d'affaires.
La cible
Dans le secteur de la comptabilité, ses clients vont des petits cabinets comptant moins de 10 associés jusqu'aux grands cabinets, dont American Express Tax & Business Services. Intellera offre aussi des solutions destinées aux bureaux d'avocats de moyenne et de grande taille, ainsi qu'aux entreprises de distribution en gros et au détail. Elle compte parmi ses clients Black Photo Corporation, qui a implanté une solution Intellera pour ses 180 magasins.
Bien qu'Intellera soit établie à Montréal, quelque 75 % de ses clients sont aux États-Unis. Cette situation s'explique peut-être parce qu'il y a un plus grand nombre d'occasions d'affaires dans ce pays ou que le taux de change est avantageux, mais peut-être aussi parce que les comptables canadiens se montrent plus timorés que leurs collègues américains pour ce qui est d'investir dans la technologie.
Le produit
Intellera a regroupé plusieurs produits et services pour créer ses solutions. D'abord, les liaisons qu'elle a créées permettent d'extraire les données des principaux systèmes de gestion de la clientèle et systèmes ERP, notamment CCH, CMS, Open et Navision. Ensuite, des cubes OLAP sont construits en rendant compte des dimensions (clients, employés et services), des niveaux (année et période) et des mesures (revenu et marge brute) rattachés aux données. Enfin, un visualisateur OLAP permet d'analyser par permutation d'axes toutes ces dimensions et tous ces niveaux en fonction des mesures.
La technologie
Les solutions d'intelligence d'affaires d'Intellera reposent sur les technologies Cognos et Microsoft. Nombreux sont ceux qui ignorent que des outils permettant de générer des cubes OLAP sont compris dans le prix de Microsoft SQL Server. Les cubes Microsoft ainsi créés peuvent être visualisés au moyen de Microsoft Excel ou de Microsoft Data Analyzer. Le marché de l'intelligence d'affaires est immense et Microsoft est en train de s'y introduire, comme elle l'a fait sur ceux des systèmes de comptabilité/ERP et de la gestion des relations clients (CRM).
Intellera a aussi développé le logiciel Courier, qui présente les rapports Cognos, Microsoft et Crystal dans un format courant, comme PDF et HTML. Courier peut être programmé de façon à actualiser et à distribuer les rapports automatiquement. Certains clients d'Intellera s'en servent pour mettre à jour leurs réseaux intranet et leurs portails au moyen de liens menant à l'information. Courier comprend aussi un carnet d'adresses permettant de définir les destinataires et le format pour chacun des rapports.
Le prix
En ce moment, un cabinet d'experts-comptables doit s'attendre à débourser environ 25 000 $ pour la solution d'Intellera s'il veut que de trois à cinq utilisateurs se servent de Cognos PowerPlay, et que le reste de l'entreprise accède aux rapports avec Courier. Une entreprise déjà équipée de MS SQL peut économiser jusqu'à 20 % sur les solutions Intellera si elle utilise des cubes Microsoft plutôt que Cognos. Cognos PowerPlay demeure néanmoins le meilleur choix en matière de visualisateur de cubes, compte tenu de sa puissance et de sa flexibilité.
Les avantages
Les outils OLAP présentent beaucoup d'avantages. Un cube type peut représenter l'équivalent de plus de 100 rapports différents. Il est bien sûr beaucoup plus efficace de créer un seul cube que de produire 100 différents rapports sur mesure. De nombreuses entreprises s'efforcent également de produire des rapports conventionnels à l'aide d'outils comme Crystal ou Access. Elles confient habituellement cette tâche à un seul employé et se retrouvent dans de beaux draps quand cette personne n'est plus disponible. Avec Intellera, les utilisateurs intensifs (qui ne sont pas programmeurs) peuvent créer facilement de nouvelles vues à partir des cubes OLAP.
Forte d'une vaste expérience dans les secteurs d'activité concernés, Intellera connaît les paramètres qui intéressent ses clients. Ses cubes OLAP préconstruits portent sur l'analyse de la rentabilité et des marges, la collaboration avec les fournisseurs, le chiffre d'affaires, les stocks, la productivité du personnel et le marketing.
Pour un cabinet d'experts-comptables, un cube portant sur la vente croisée pourrait par ailleurs être intéressant. Grâce à la technologie d'Intellera, le cabinet pourra déterminer la mesure dans laquelle ses clients actuels ont recours à des services connexes à ceux qu'il offre principalement. Il pourra, par exemple, établir dans quelle mesure un consommateur de services de vérification fait appel à des services de consultation. La solution d'Intellera lui indiquera également quels associés font de la vente croisée tout en donnant des détails sur des clients précis. Comme il est plus facile de vendre de nouveaux services à une clientèle établie que de trouver de nouveaux clients, la vente croisée représente une stratégie essentielle pour tout cabinet d'experts-comptables.
Les désavantages
L'un des désavantages de toute solution OLAP est le prix qu'il en coûte pour fournir à un grand nombre d'utilisateurs la capacité de visualiser les cubes. C'est pourquoi Intellera a développé le logiciel Courier. Les données sortantes fournies par Courier n'offrent cependant pas au destinataire la capacité d'analyse par permutation d'axes d'un visualisateur de cubes comme Cognos PowerPlay. Même si les fonctions de Courier sont généralement suffisantes pour un lecteur occasionnel de rapports, Intellera a commencé récemment à offrir en option un visualisateur de cubes Microsoft développé par un tiers, qui est plus efficient lorsqu'il y a un nombre important d'utilisateurs.
Les cubes Cognos ne peuvent être vus qu'au moyen de Cognos PowerPlay, tandis que les cubes Microsoft acceptent divers visualisateurs, dont, bien entendu, Microsoft Excel et Microsoft Data Analyzer.
Intellera connaît les indicateurs de rendement clés qu'il faut générer, mais elle ne fournit pas de données de référence auxquelles ses clients pourraient comparer leurs chiffres, car il est difficile de trouver une source de données fiable à cette fin.
Conclusion
Certains associés de cabinets d'experts-comptables pourraient ne pas aimer que leurs chiffres soient placés sous la loupe d'un visualisateur OLAP, mais ces outils peuvent montrer sous un nouvel angle les activités d'une entreprise. Plutôt que de parcourir des piles de rapports pour apprendre différentes choses concernant votre organisation, vous obtiendrez une seule version de la vérité.
Michael Burns, M.B.A., CA, est président de 180 Systems (http://www.180systems.com), qui fournit des conseils objectifs pour le choix et la mise en œuvre de systèmes internes. On peut le joindre au (416) 963-1296 ou à mburns@180systems.com | 
