|
Par Carolyn Cohen
Illustration : Cathy Pentland
 LORS DE L'ACCUEIL DES NOUVEAUX EMPLOYÉS, CE SONT LES PREMIÈRES IMPRESSIONS QUI COMPTENT
Prenez une minute et rappelez-vous votre première journée de travail. Il y a fort à parier qu'elle aura débuté par une visite du bureau au terme de laquelle vous n'avez pratiquement rien retenu, suivie du remplissage des formulaires de paie et d'un coup d'œil sur le manuel des politiques de ressources humaines. Vous aurez probablement reçu un dossier à étudier afin d'avoir une idée de votre travail. La journée se sera déroulée assez lentement et sans histoire. Vous n'aurez pas eu l'occasion de mettre à contribution les compétences pour lesquelles on vous a engagé et aurez appris peu de choses au sujet de cette nouvelle étape de votre carrière. Au mieux, vous aurez tenté de demeurer neutre quant à votre choix, et vous serez dit qu'il vous faudrait du temps pour vous familiariser avec votre nouvel environnement. Au pire, vous aurez remis en question votre décision. Quoiqu'il en soit, vous ne serez probablement pas rentré à la maison rempli d'enthousiasme et d'optimisme. Vous aurez même possiblement dû vous secouer pour retourner au travail le lendemain.
L'importance de l'orientation
Il importe de fournir une orientation appropriée aux nouveaux employés, parce qu'il est plus facile de maintenir chez eux une attitude positive que de changer une attitude négative. Le fait de partir du bon pied alimente l'enthousiasme de l'employé, contribue à réduire son anxiété et favorise l'établissement de relations avec ses nouveaux collègues. Ces facteurs revêtent de l'importance pour l'organisation parce qu'ils contribuent à accroître la productivité et la stabilité du personnel. Pour l'employé, un départ favorable confirme qu'il a la capacité de prendre des décisions judicieuses (ce qui renforce la confiance en soi) et l'aide à imaginer son avenir au sein de l'organisation. De bons programmes d'orientation permettent de communiquer de l'information aux nouveaux employés (il faut cependant se garder de les surcharger de renseignements la première journée), de leur présenter les membres de l'équipe et autres employés clés et de leur confier des dossiers intéressants. Voici des éléments de réflexion susceptibles de vous aider dans cette démarche.
À faire avant la première journée
• Communiquez avec les nouveaux employés et souhaitez-leur la bienvenue au sein de l'organisation. Précisez l'heure à laquelle ils devront se présenter la première journée et dans quelle tenue vestimentaire. Donnez-leur un aperçu de leur première journée et de leur première semaine, et demandez-leur s'ils ont des questions.
• Envisagez l'envoi à leur famille d'une note dans laquelle vous décrivez la société et les invitez à vous poser des questions au besoin.
• Faites parvenir aux nouveaux employés une trousse contenant ce qui suit : formulaires de paie et instructions sur la façon de les remplir; information sur les avantages sociaux offerts par la société et formulaires connexes nécessaires; manuel des politiques de ressources humaines. Cela permet de régler les questions courantes.
• Commandez des cartes d'affaires pour les nouveaux employés afin de pouvoir les leur remettre la première journée.
• Assurez-vous que le matériel technologique mis à la disposition des employés est installé et configuré correctement.
• Assurez-vous que tout le mobilier et toutes les fournitures de bureau sont en place.
• Prévoyez plusieurs activités intéressantes et stimulantes à l'intention des nouveaux employés la première semaine. Votre objectif n'est pas de les convaincre que leur vie professionnelle sera toujours excitante, mais plutôt de les aider à en apprendre davantage sur l'entreprise et sur les opportunités futures auxquelles ils peuvent aspirer. Donnez-leur l'occasion d'accompagner un autre employé à une réunion avec un client, de prendre part à une séance de remue-méninges ou d'observer le fonctionnement d'un service connexe.
• Mettez en place un système de jumelage. Le nouvel employé et la personne à laquelle il est jumelé doivent occuper un poste semblable. Ce système vise à présenter à un nouvel employé une personne-ressource à qui poser des questions ou communiquer des préoccupations qu'il peut juger difficile d'aborder avec son directeur. Cette personne-ressource s'assurera également que l'employé commence à nouer des contacts avec les autres employés et qu'il aura quelqu'un avec qui prendre le repas du midi.
Ce que tout nouvel employé doit savoir
Il existe en fait des dizaines de choses que les nouveaux employés doivent savoir. Le meilleur moyen de ne rien oublier consiste vraisemblablement à établir une liste de contrôle. Demandez aux employés de votre bureau, notamment ceux qui se sont joints à l'entreprise récemment, de vous aider à établir cette liste. Remettez-en un exemplaire aux nouveaux employés en leur expliquant qu'il incombe à l'organisation de répondre aux questions, mais qu'ils sont invités à jouer un rôle actif dans le cadre de l'orientation en s'informant sur ce qui n'est pas écrit noir sur blanc.
Idéalement, l'organisation disposera aussi d'un guide pour les nouveaux employés. Il n'est ni nécessaire ni souhaitable d'avoir une reliure remplie de documents. Un outil plus utile serait une brochure concise contenant des informations essentielles, par exemple la vision, la mission et les principaux produits de la société, un répertoire des membres de son personnel (noms, fonctions, postes téléphoniques), la mention des aires de stationnement et des endroits où manger et un plan du bureau. Prévoyez quelques pages vierges pour permettre aux employés de prendre des notes sur les éléments jugés importants.
Il se peut que votre organisation dispose d'un service des ressources humaines qui supervise l'orientation des nouveaux employés. Il revient néanmoins à un employé d'expérience ou au directeur du service d'informer le nouvel employé des détails propres au service et à son poste.
Le service
Il est important que le nouvel employé en apprenne beaucoup au sujet du service auquel il se joint. Par exemple :
• Quelle est la fonction du service?
• Quelle place occupe-t-il au sein de l'organisation?
• A-t-il atteint ses objectifs par le passé?
• Est-il stable ou caractérisé par une rotation élevée des employés?
• Quels sont ses objectifs à court et à long terme?
• La direction du service est-elle stable?
• Quels liens existe-t-il entre les membres du service?
• Qui est disponible pour aider le nouvel employé? Celui-ci peut-il poser des questions en tout temps?
• La culture du service est-elle différente de la culture de l'organisation?
• Quelles sont les politiques en matière d'heures supplémentaires, de congés et vacances, travail à domicile, congés de maladie? (Ces politiques varient d'un service à l'autre dans certaines organisations.)
Le travail
• Passez en revue la description du poste et les attentes relatives à la performance, et faites des suggestions quant à la priorité des diverses tâches. Examinez point par point le formulaire d'évaluation de la performance avec l'employé de manière à ce qu'il sache comment il sera évalué. Expliquez les critères relatifs aux augmentations de salaire (notamment le processus suivi aux fins de la prise de décisions et la manière dont l'employé peut influencer le résultat).
• Discutez de l'incidence du travail en cause sur celui des autres membres du service et sur l'organisation dans son ensemble. Soyez explicite quant aux problèmes particuliers que l'organisation éprouvera en cas de mauvaise exécution de ce travail.
• Discutez des attentes et objectifs personnels de l'employé, y compris de la politique de l'organisation en matière de promotion et d'avancement professionnel.
• Demandez à l'employé quels modes de rétroaction et de récompense il aime.
• Discutez des aspects du travail pour lesquels l'employé aura besoin d'une assistance ou d'une formation immédiate.
Travail stimulant
Il importe de fournir aux employés des opportunités stimulantes à toutes les étapes de leur carrière. Si ce critère n'arrive pas en tête de liste des facteurs permettant de maintenir la loyauté et le dévouement chez les employés, il figure à coup sûr parmi les trois premiers. Montrez votre volonté d'offrir précisément ce type de milieu de travail au nouvel employé dès son embauche. En plus de l'inviter à prendre part à des activités intéressantes, assurez-vous qu'il est capable de mener à bien une tâche utile au cours des premières journées, même si elle est simple et de courte durée. Vous signifiez ainsi à l'employé que vous valorisez les résultats et que vous êtes conscient que les personnes talentueuses ont besoin de se réaliser. Cela contribue à faire sentir à l'employé qu'il a l'occasion de renvoyer l'ascenseur pour toute l'assistance dont il a bénéficié.
Mise en œuvre
La mise en œuvre des mesures qui précèdent ne devrait pas prendre trop de temps. Si vous disposez déjà de règles écrites, vous pouvez simplement y ajouter les éléments pertinents. Si vos procédures actuelles se limitent à ce qui vous vient à l'esprit, vous auriez probablement avantage à les consigner par écrit. L'orientation des nouveaux employés fait partie des tâches qui peuvent être partagées. Faites-en un travail d'équipe. Vous ne le regretterez pas.
Carolyn Cohen, CA, M.S.S. (c.cohen@sympatico.ca), est consultante en formation et en ressources humaines à Toronto, et elle dirige la présente rubrique. | 
