Par Ivor Gottschalk
Illustration : Sara Tyson
 PEUT-ÊTRE EST-IL DIFFICILE D'ÉLIMINER LES STRATAGÈMES DE COMMISSIONS ILLICITES, MAIS ON PEUT AU MOINS EN RÉDUIRE LES POSSIBILITÉS
Serge Paré, président de Fabrication inc., écoute un fournisseur potentiel qui accuse Marc Deno, chef d'usine de Fabrication, d'accepter des commissions illicites d'Entretien ltée, à qui Fabrication accorde depuis trois ans un contrat d'entretien. À ses dires, Entretien appartient à Carl Brunet, un ancien employé de Fabrication, licencié peu de temps après que Paré eut été engagé pour redresser l'entreprise en difficulté. Une de ses premières décisions avait été d'impartir les travaux d'entretien, ce qui entraînait le licenciement du personnel du service et de Carl Brunet, son directeur de longue date.
Préoccupé par cette allégation, Paré rencontre son chef du contentieux et ensemble ils décident de demander à un juricomptable de mener une enquête préliminaire. Comme le souligneront les gens expérimentés dans ce domaine, à ce stade précoce, les commissions illicites sont particulièrement difficiles à prouver, car la preuve absolue (ici une preuve directe d'un paiement effectué par Brunet à Deno) est rarement facile à obtenir du fait que les paiements de ce genre n'apparaissent pas dans les comptes du client. Il y a toutefois d'autres méthodes d'enquête efficaces.
Dans ce cas fictif, la première démarche de l'enquêteur a été de rencontrer la contrôleure de Fabrication, à qui on a demandé de préserver la confidentialité. Celle-ci a soulevé certaines préoccupations remontant à trois ans auparavant et concernant l'attribution du contrat à Entretien. Deno avait contourné l'exigence selon laquelle tout achat de plus de 50 000 $ doit faire l'objet d'une soumission, en passant des contrats trimestriels de 45 000 $ chacun avec Entretien. Elle avait insisté pour que les futurs contrats d'entretien soient accordés par soumission, ce dont avait convenu Deno, et recommandé qu'Entretien ne figure pas parmi les soumissionnaires. Deno, connu pour son agressivité, l'avait persuadée de laisser tomber cette exigence, disant que les contrats suivants feraient l'objet d'une soumission.
L'examen de la documentation concernant l'attribution du deuxième contrat a révélé que Deno avait effectivement obtenu les soumissions de deux autres entreprises, avoisinant 225 000 $, alors que celle d'Entretien s'élevait à moins de 200 000 $. En apparence, tout avait été fait dans les règles, mais il subsistait un détail agaçant. En guise de soumission des entreprises non retenues, on n'a trouvé que des photocopies dont les montants semblaient avoir été falsifiés, alors que la soumission d'Entretien était un original. On a demandé aux soumissionnaires de fournir des copies de leurs soumissions (respectivement de 170 000 $ et 185 000 $). Même sans être au fait des falsifications, les soumissionnaires se sont plaints de Deno, qui ne les avait pas informés du résultat et n'avait pas répondu à leurs appels. Un examen du processus de soumission suivi au cours de ces années a révélé d'autres éléments troublants. Deux soumissionnaires non retenus avaient présenté leurs soumissions sur du papier à en-tête sans aucun numéro de téléphone, et n'ayant pour toute adresse qu'une boîte postale. Après vérification, on a constaté que Carl Brunet avait lui-même constitué ces entreprises en sociétés. Les soumissions étaient de toute évidence bidon.
Même si la preuve montrait clairement une collusion entre Deno et Brunet, rien ne prouvait l'existence de commissions illicites, pas plus qu'il ne semblait qu'Entretien avait facturé des frais excessifs à Fabrication. Et même si ses soumissions étaient quelque peu supérieures à celles des concurrents, l'écart n'était pas significatif; Deno pouvait soutenir qu'il était acceptable du fait que Brunet connaissait les besoins de l'entreprise. En outre, la somme versée annuellement à Entretien était inférieure au coût de l'entretien avant l'impartition. Les soumissions bidon seraient difficiles à justifier, mais l'expérience a démontré que les avantages obtenus valaient les tromperies, et l'enquête s'est poursuivie.
Une analyse plus approfondie a permis de découvrir des factures soumises par Entretien, toutes approuvées par Deno, pour des frais supplémentaires. La légitimité de certains frais pouvait au mieux être mise en doute. Aucune des factures n'était d'un montant élevé mais, au début de la troisième année, le montant total des suppléments facturés égalait presque le montant du contrat. Fort de cette preuve, le chef du contentieux de Fabrication estimait que la meilleure stratégie consistait à confronter Brunet et Deno.
Une entreprise dans la situation de Fabrication a la possibilité de prévenir la police, qui peut surveiller les suspects pour recueillir des preuves sur le versement de commissions secrètes, ainsi appelées dans le Code criminel. Si Fabrication entreprend une procédure civile contre Brunet et Deno, elle pourrait profiter d'outils légaux puissants (un type de mandat de perquisition civil et des ordonnances de gel des actifs des suspects) pour obtenir des preuves et augmenter ses chances de recouvrement. Ceux qui envisagent d'emprunter cette avenue doivent soigneusement évaluer les coûts et risques qui y sont associés. Les organisations qui bénéficient d'une couverture d'assurance adéquate peuvent aussi faire appel à leur assureur pour recouvrer les sommes perdues en cas de fraudes commises par des employés.
Un expert peut interviewer les personnes dans la situation de Brunet et de Deno pour les amener à avouer le stratagème de commissions illicites et, de ce fait, faire économiser temps et argent à la victime.
Après coup, Fabrication a constaté que Deno avait pu s'en tirer à bon compte en profitant d'une lacune importante de son système de contrôles internes. En raison des compressions de personnel, particulièrement après l'arrivée de Paré, Deno a été autorisé à agir en toute indépendance pour mener le processus de soumission et approuver les paiements. On a alors donné à la contrôleure la responsabilité de s'assurer que les procédures appropriées étaient suivies. Celle-ci a découvert que Deno avait tenté de contourner les contrôles la première année, et croyait avoir réglé le problème. Par ailleurs débordée de travail et ignorant qu'Entretien était dirigée par un ancien employé, elle a choisi de ne pas s'opposer à Deno et l'a laissé inclure Entretien dans le processus de soumission.
Fabrication avait mis en place des contrôles qui auraient dû empêcher toute collusion entre Brunet et Deno. C'est le cas de la plupart des entreprises. Les problèmes tendent à survenir lorsqu'elles manquent de constance dans la mise en œuvre et l'application des contrôles. Trop souvent, on permet aux cadres (ou aux employés récalcitrants, comme Deno) de déroger aux contrôles. Trop souvent aussi, les échéances serrées ou d'autres pressions l'emportent sur les procédures établies.
Le meilleur moyen d'éviter que des mécanismes de commissions illicites et autres manœuvres collusoires (production de fausses factures, radiation inappropriée de mauvaises créances, sous-facturation et consentement de remises excessives) est de les rendre difficiles à mettre en place. La guerre aux commissions illicites peut également être menée en favorisant un environnement de travail juste et conforme à l'éthique. En matière de prévention des fraudes, il est largement reconnu que les membres de la direction donnent l'exemple en ce qui a trait aux règles morales que doit suivre l'ensemble du personnel. Dans la même veine, il est important pour une entreprise de traiter et de payer ses employés de façon équitable. De nombreux fraudeurs rationalisent leurs actions en se convainquant que les sommes volées leur sont «dues». Cela ne justifie pas la fraude, mais peut devenir une motivation.
Deno a affirmé ignorer que ses agissements étaient répréhensibles. Même si l'explication était boiteuse, Fabrication n'avait pas de politique écrite décrivant clairement les actions et comportements acceptables et attendus, et précisant les conséquences de la violation de cette politique. L'entreprise n'avait pas non plus fourni à ses employés une formation de sensibilisation à la fraude. De telles mesures simples et peu coûteuses auraient pu mettre Fabrication en meilleure position dans le litige contre Brunet et Deno.
Les stratagèmes de commissions illicites ne peuvent être entièrement éliminés, car les fraudeurs astucieux arrivent à contourner les contrôles même les plus stricts. Le potentiel de fraude peut toutefois certainement être réduit au moyen de contrôles efficaces et de la mise en œuvre diligente de ces derniers, d'une formation de sensibilisation à la fraude et d'une politique interne claire à ce sujet. Espérons que Fabrication aura compris la nécessité de prendre des mesures pour s'assurer de ne pas être à nouveau victime de fraude.
Ivor Gottschalk, CA•EJC, EEE, est associé au sein des services de juricomptabilité de Grant Thornton s.r.l. à Toronto et membre du Conseil de l'Alliance pour l'excellence en juricomptabilité.
Cette rubrique est dirigée par Roddy Allan, CA•EJC, directeur chez Kroll Avey à Toronto. |
