Les PME à l’heure du système PEARL

Par Rizwan Suleman
Illustration : Susanna Denti

Le fait de transformer un système SIC en un système PEARL repose notamment sur des facteurs clés de réussite

Comment un système d’information comptable (SIC) coûteux peut-il devenir un outil productif et indispensable et comment les activités de soutien du SIC peuvent-elles devenir parties intégrantes de l’entreprise au point que la haute direction encourage l’utilisation généralisée du SIC dans l’organisation?

En transformant le SIC en «système intégré d’habilitation des processus de comptabilité et d’information» (ou système PEARL pour Process Enabling Accounting and Reporting Linked System). De grandes entreprises ont déjà entrepris cette démarche en s’appuyant sur leurs systèmes ERP (pour Enterprise Resource Planning — planification des ressources de l’organisation). Les PME ne pourraient trouver meilleur moment pour mettre en place un système PEARL vu la variété de systèmes ERP configurables et abordables offerts sur le marché. La plupart des PME, sinon toutes, disposent déjà d’un SIC qui répond aux besoins de leurs parties prenantes internes de même qu’externes.

Toutes n’ont cependant pas envisagé de l’optimiser en le transformant en système PEARL. Une telle démarche est difficile et n’est pas toujours couronnée de succès.

Dans le présent article, nous présenterons les cinq facteurs clés qui favorisent la réussite d’une telle initiative.

Défauts des SIC
Les SIC sont habituellement configurés pour enregistrer les engagements obligatoires et les opérations effectuées selon une séquence déterminée du cycle «demande d’achat – paiement» (voir diagramme à gauche en page 36). Ces systèmes ne saisissent pas d’informations sur les processus et ne facilitent pas la coordination de ceux-ci, donnant lieu à des inconvénients :

des ressources sont nécessaires pour la création, la tenue à jour et l’extraction de la documentation sur les processus;
les processus chevauchant plusieurs services doivent être coordonnés et achevés par des services administratifs comme les achats ou la comptabilité, d’où des coûts de traitement supplémentaires;
il est difficile d’accéder à l’information sur l’exécution des processus aux fins de la prise de décisions par la direction et de l’obligation de rendre des comptes.

Le système PEARL idéal
Outre les informations comptables nécessaires, le système PEARL idéal saisit des données sur les activités liées à un processus depuis le tout début, automatise au maximum le flux électronique et l’enregistrement des activités subséquentes et produit des rapports sur tous les éléments saisis.

Le diagramme à droite à la page 36 illustre la séquence de tâches type du cycle «demande d’achat – paiement» dans un système PEARL, lequel comporte les fonctionnalités expliquées ci-après. La fonctionnalité d’habilitation des processus du système PEARL doit :

permettre la saisie d’informations sur les activités liées aux processus par le secteur de l’organisation qui réalise l’activité, et ce, à partir de la toute première tâche du processus;
assurer l’application des politiques de l’organisation, en ordonnançant les étapes du processus (la séquence de tâches) et en autorisant l’exécution d’un processus seulement une fois que les exigences de l’organisation sont satisfaites;
accroître la productivité, en déléguant le plus de tâches administratives possible à des entités externes, en facilitant le partage d’informations entre les services de l’organisation et avec les entités externes, et en informatisant des tâches administratives comme les autorisations, les communications et la production de rapports d’étape.

Prenons l’exemple de l’employé qui a besoin d’un bien ou d’un service pour lequel l’entreprise n’a pas encore de fournisseur et ce dernier doit être choisi par appel d’offres ouvert. Dans un système d’habilitation du processus d’achat, un employé autorisé créera une demande en ligne de biens et de services.

Avant qu’une décision quelconque ne soit prise au sujet de cette demande, une séquence de tâches préétablie dans le système assurera l’application de la politique d’approbation des achats et l’obtention en ligne des autorisations requises.

Une fois approuvée, la demande sera acheminée électroniquement au service des achats, qui y ajoutera certaines informations et qui affichera une demande de prix ou d’offres de services sur le site extranet de l’entreprise (le processus d’autorisation d’affichage, s’il en est, étant intégré au système). Le service des achats dressera une liste des fournisseurs potentiels à aviser (par télécopie ou courriel) de la demande.

Les fournisseurs intéressés devront présenter leurs propositions en ligne, conformément aux conditions et échéances préétablies. Le service des achats et les autres parties prenantes internes concernées rempliront ensuite des évaluations en ligne des soumissions à l’aide de matrices, évaluations qui seront regroupées et synthétisées par le système.

Après sélection du fournisseur, une ébauche de contrat sera au besoin créée par le système à partir des conditions précisées dans l’offre. Les processus de négociation, d’examen et d’approbation des contrats seront exécutés au moyen d’un module intégré à cette fin dans le système.

Le service des achats créera un bon de commande à partir du contrat approuvé ou de la proposition retenue, lequel sera soumis par voie électronique au processus d’autorisation interne puis transmis au fournisseur. La saisie d’informations sur la préparation de la demande d’achat, la sélection du fournisseur, la rédaction du contrat et la production du bon de commande permet d’automatiser les processus du service des achats et en favorise le bon déroulement, en plus d’assurer l’application des politiques de l’entreprise. Elle donne aussi des renseignements en direct sur l’état d’avancement d’une demande, crée une piste de vérification et fournit de l’information utile pour la prise de décisions (voir le paragraphe sur la fonctionnalité de production de rapports).

La fonctionnalité de comptabilité permettra la saisie des engagements obligatoires et l’enregistrement des transactions, et soutiendra le contrôle interne en assurant la séparation des fonctions et en fournissant une piste de vérification en ligne.

Le système d’approvisionnement contiendra une piste de vérification électronique complète de la demande de biens et de services et de son approbation, des activités de sélection du fournisseur visant à obtenir le meilleur rapport qualité-prix, de l’établissement du contrat ainsi que des autorisations.

Une fois achevée, la transaction sera consignée dans le système au moment de la réception du bien ou du service. Le système PEARL comptabilisera automatiquement un montant à payer, calculé en fonction du prix unitaire figurant sur le bon de commande et du bordereau de réception créé par le système.

La facture du fournisseur sera importée électroniquement et le paiement autorisé par le système si les informations du bordereau de réception correspondent à celles du bon de commande. Si, toutefois, l’on juge que les coûts de traitement de la facture sont supérieurs aux avantages du rapprochement des factures et des bordereaux de réception, il se pourrait que le fournisseur soit avisé de ne pas envoyer de facture, car le paiement sera effectué selon les modalités du bon de commande une fois la réception des biens ou de la prestation des services consignée dans le système. Le fournisseur sera payé par virement électronique et informé du paiement par télécopieur, par courriel ou via un portail.

Les autorisations en ligne et la séparation des diverses fonctions du processus d’achat rendront visibles les contrôles internes.

Fonctionnalité de production de rapports
Le système PEARL sera doté d’une fonctionnalité lui permettant de produire divers rapports, compte tenu des informations sur les processus et les activités ou les tâches (utilisateur, date et heure de l’activité) contenues dans le système :

rapports sur des indicateurs clés, comme le délai moyen nécessaire pour transformer une demande de biens et de services approuvée en bon de commande approuvé, par type de processus de sélection de fournisseurs (appel d’offres restreint ou ouvert, proposition de prix), ou la proportion du nombre d’achats effectués par appel d’offres ouvert par rapport au nombre d’achats effectués par appel d’offres restreint au cours d’une période donnée;
rapports standard sur les demandes d’achat approuvées en cours, par service, ou rapports d’anomalies comme les demandes d’achat approuvées, mais qui sont restées en suspens pendant une période jugée inacceptable, classées par responsable de l’approbation ou auteur de la demande);
rapports ponctuels pouvant porter, par exemple, sur les opérations avec les fournisseurs sélectionnés, ou encore sur les soumissionnaires non retenus, par exemple ceux dont le taux de sélection est inférieur à 50 % pendant une période donnée. La fonctionnalité d’intégration a trait aux échanges de données entre les différents modules comptables, les systèmes d’exploitation internes et les systèmes des entités externes.

Le diagramme en page 37 illustre les échanges types de données dans un SIC et un système PEARL pendant le cycle «demande d’achat – paiement». En plus de permettre les échanges habituels entre les modules achats, comptes fournisseurs, stocks et grand livre général du SIC, le système PEARL comportera aussi :

un module «paie» afin de tenir compte de l’organigramme de l’entreprise et des renseignements sur les employés, éléments qui serviront à l’ordonnancement des activités et au processus d’approbation. L’intégration du module «paie» traitera les achats auprès d’employés et les notes de frais de ceux-ci dans le module comptes fournisseurs, la configuration d’un employé à titre de fournisseur étant peu compliquée;
un module «ventes», afin de fournir des informations sur l’approvisionnement nécessaire pour respecter le carnet de commandes ainsi que sur les coûts actuels ou prévus aux fins de l’établissement des prix de vente ou des devis.

Par ailleurs, dans le cas d’un modèle de partenariat stratégique, il sera essentiel que chaque entité juridique externe soit configurée une fois dans le système à titre de client ou de fournisseur pour obtenir un tableau complet des ventes et des achats par entité;

un module «contrats», afin de permettre l’établissement des contrats et de fournir de l’information sur les modalités contractuelles, notamment les rabais ou remises sur quantité éventuels. L’échange de données avec les systèmes d’exploitation internes, notamment les outils de gestion de la relation client, permettra de signaler automatiquement les articles en stocks dont le taux de retour est inacceptable. Par ailleurs, le fait que le service des achats puisse prendre connaissance des problèmes causés par certains produits des fournisseurs et du degré de service après-vente nécessaire facilitera la sélection des fournisseurs et la négociation des contrats. Enfin, le système d’ordonnancement de la production permettra de transmettre automatiquement aux fournisseurs préautorisés des demandes d’achat ou des bons de commande pour les biens et services nécessaires. Une interface de communication avec les entités externes permettra le transfert électronique bilatéral d’informations (exigences d’achat, propositions de prix/soumissions, bons de commande, bordereaux d’expédition et factures). De plus, dans un système PEARL, les fournisseurs auront un accès direct sécurisé aux renseignements qui les concernent (adresse, soumissions, commandes, expéditions et factures), ce qui permettra de réduire le nombre de demandes d’information de leur part et la nécessité de leur fournir du soutien administratif.

Facteurs favorisant la mise en place réussie d’un système PEARL
La majorité des projets informatiques n’atteignent pas leurs objectifs de départ. L’entreprise peut toutefois réduire ce risque d’échec en identifiant les facteurs de réussite du projet et en se concentrant sur eux.

Les cinq facteurs clés de réussite d’un projet d’instauration d’un système PEARL (à partir ou non d’un SIC) sont les suivants :

L’entreprise doit avoir une idée claire du système PEARL qu’elle veut mettre en place et de ses objectifs. Elle doit aussi obtenir l’adhésion de la haute direction ainsi que du financement (un montant correspondant à 10 à 20 % du budget à être affecté aux imprévus).
L’entreprise doit au préalable passer en revue ses procédures et processus afin de les normaliser et de les documenter. Elle pourra ainsi s’assurer que sa culture est prête à accueillir un système PEARL, c’est-à-dire que les utilisateurs accepteront de se plier à des processus préétablis. La documentation des processus existants aidera à définir les spécifications du système.
Les caractéristiques techniques et fonctionnelles du système doivent être documentées, de même que les différentes solutions possibles. La documentation doit être suffisamment détaillée pour évaluer et classer les produits présentés par les distributeurs, qui promettent souvent la lune.
Le projet doit être géré avec rigueur, les rôles et les responsabilités de chacun devant être clairement définis. Il faudra désigner un promoteur du projet (habituellement un membre de l’équipe de direction) ayant un intérêt direct dans la réussite du projet, un comité directeur représentant les principales parties prenantes et un responsable de projet ayant une vaste expérience de la gestion du changement. Les membres du personnel affectés au projet devront être en nombre suffisant et être suffisamment libérés de leurs responsabilités courantes pour se consacrer au projet.
Le changement doit être géré de façon avisée : les décisions doivent être prises en temps opportun par le comité directeur, des communications générales et ciblées avec les parties prenantes internes et externes doivent être fréquentes, des «parrains» doivent être chargés d’obtenir l’appui des employés réticents et les processus doivent être documentés, diffusés et utilisés pour la formation des employés.

Conclusion
La mise en œuvre d’un système PEARL ne saurait être menée à bien sans la participation de la direction. Tout projet de transformation d’un SIC en système PEARL doit bénéficier de la vision, de la motivation et du soutien de l’entreprise. Les embûches ne manqueront pas d’être nombreuses : limites de la technologie ou des logiciels, processus administratifs ne pouvant être adaptés facilement au système, écart entre les capacités de l’organisation et la faisabilité technologique, résistance au changement. La prise en considération des cinq facteurs clés susmentionnés accroîtra toutefois les chances de réussite du projet. Dans la période actuelle de récession mondiale, où la moindre dépense doit être justifiée et où il est vital de se démarquer de la concurrence, les entreprises ne peuvent se permettre de passer à côté du système PEARL.

Rizwan Suleman, CMA, CA•IT, est formateur au Northern Alberta Institute of Technology à Edmonton. On peut le joindre à rizwans@nait.ca

Yves Godbout, CA•IT, CA•CISA, est directeur des services des TI au Bureau du vérificateur général du Canada et président de l'Alliance pour l'excellence en technologies de l'information de l'ICCA. On peut le joindre à godbout@computrad.com