Les logiciels de cartographie mentale

Par Jonathan Andrews
Illustration : Blair Kelly

Ces logiciels stimulent la créativité en entreprise, facilitent la coordination des secteurs d’activité et offrent des solutions inédites

Vendredi matin, 10 h 30. La semaine a été très chargée pour Grégoire Potvin, de Systèmes du futur, et il semble que ce ne soit pas fini. La journée commence par une visite de Jeanne Guindon, la nouvelle chef de la direction, venue lui faire part avec enthousiasme de sa dernière idée géniale. Grégoire reste interloqué : «Vous m’en demandez beaucoup et plusieurs questions s’entremêlent. Lorsque j’aurai rassemblé mes idées, je vais devoir préparer, avec les membres de mon équipe, une présentation pour le conseil. Présenter une idée inédite comme la vôtre constitue tout un défi.»

Jeanne Guindon écarte les préoccupations de Grégoire. «Je suis certaine que vous y arriverez. Le conseil se réunit mardi et nous devons monter un projet et mettre en œuvre une version pilote avant la fin du mois. Ça ne pose pas de problème, n’est-ce pas? En tout cas, il faudra mettre les bouchées doubles. Profitez bien de votre week-end!»

Sur ces mots, Jeanne Guindon tourne les talons et sort du bureau.

Chaque nouveau défi comporte un nombre incommensurable de dimensions. La dernière idée de Jeanne Guindon ne fait pas exception. Les idées se bousculent dans la tête de Grégoire. Comment pourra-t-il rassembler toute cette information et la structurer dans un laps de temps aussi court?

Grégoire tourne son regard vers la fenêtre. Une petite photographie encadrée de sa famille retient son attention. Son fils de huit ans, Julien, fixe l’objectif de son regard intense. La veille, il était tout heureux de montrer une nouvelle méthode pour prendre des notes à l’école, ce qui l’aide énormément. Grégoire n’en est pas revenu de voir à quel point cette méthode était efficace. Les thèmes sont rassemblés sous forme visuelle et présentés de telle façon qu’on peut les comprendre immédiatement. Maintenant, si seulement…

La créativité
Si la créativité a toujours été essentielle à la survie des entreprises, cela n’a jamais été aussi vrai qu’aujourd’hui. Dans son ouvrage intitulé A Whole New Mind, Daniel H. Pink montre, au moyen d’exemples percutants, à quel point, selon lui, la mentalité des entreprises change.

De plus en plus, les caractéristiques logiques et mécanistes de l’hémisphère gauche dominant du cerveau sont supplantées par la pensée créative et non conventionnelle qui loge dans l’hémisphère droit. L’auteur souligne à ce propos que le nombre de candidats à la maîtrise en beaux-arts s’accroît tandis que l’intérêt pour la maîtrise en administration des affaires s’amenuise.

Nous n’utilisons qu’une petite partie de la capacité de notre cerveau, de la même façon que nous n’utilisons qu’un nombre limité de fonctions d’un logiciel. Cela s’explique notamment par le fait que l’acte créatif peut devenir le théâtre d’une bataille entre l’«auteur» de l’hémisphère droit et l’«éditeur» de l’hémisphère gauche. Notre créativité naturelle peut être obnubilée par cette bataille. Le problème prend des proportions exponentielles dans un cadre de collaboration.

La cartographie mentale
Nous sommes souvent envahis par des pensées ou des idées conflictuelles. Pour certains, c’est un point de départ, alors que pour d’autres, il s’agit d’un aboutissement. Pour être efficaces, nous devons traiter une pensée sous tous les angles. La tradition du journal quotidien nous incite à aller au bout d’une idée, même si d’autres idées peuvent solliciter notre attention.

La cartographie mentale est une solution qui permet de consigner et de structurer les idées presque simultanément dans un graphique ou un diagramme. Cette méthode d’organisation de la pensée existe en fait depuis des siècles. Déjà au IIIe siècle, Porphyre de Tyr aurait fait appel à un concept analogue pour visualiser les notions proposées par Aristote.

Le point de départ d’une carte mentale type est une pensée ou une idée à laquelle viennent se greffer un nombre indéterminé de pensées ou d’idées intuitives. Chaque pensée, dès qu’elle surgit, est saisie dans un diagramme. Les liens entre les différentes idées sont ensuite schématisés et le contexte qui en découle donne une structure et une signification à ce qui ressemblerait autrement à une représentation aléatoire des données.

Les cartes mentales servent habituellement lors d’exercices de remue-méninges en groupe. Les résultats peuvent être consignés sur un tableau papier ou intelligent et les liens sont topographiés. Ce processus encourage la pensée non conformiste et il engendre des solutions tout à fait étonnantes.

La technologie
Comme on peut s’en douter, les solutions logicielles ont évolué afin de faciliter la préparation de graphiques ou de diagrammes de la pensée. Elles permettent de donner à ses propres pensées et idées un sens, une structure et un contexte. Les participants à un groupe peuvent travailler face à face ou à distance.

Plusieurs produits logiciels sont offerts. Certains sont exclusifs et d’autres sont accessibles sans frais. Certains sont réservés aux plateformes Windows ou Mac tandis que d’autres tournent sur plusieurs plateformes telles que Microsoft Windows, Mac OS X, Unix ou Linux. On trouve beaucoup d’information et des liens pour le téléchargement d’outils de cartographie mentale sur Wikipedia (à l’entrée Carte heuristique). Des produits tels que iMindMap, MindManager, MindMapper et MindGenius peuvent faire franchir plusieurs étapes importantes du traitement de la pensée ou des idées à l’échelle de l’individu ou de l’entreprise. Citons par exemple :

Formulation de la pensée – C’est le point de départ de la cartographie mentale. La pensée centrale et les suivantes sont notées, et les liens entre elles sont cartographiés. Cette méthode stimule la créativité individuelle et collective. La collaboration est encouragée, les idées sont visualisées et de nouveaux liens sont créés.
Organisation de la pensée – L’information brute doit tôt ou tard être structurée en un tout discret, et les données non pertinentes sont écartées. L’organigramme est un exemple bien connu.
Planification et élaboration – Cette étape englobe la gestion de projet et assure l’identification et l’utilisation efficaces des ressources. Des diagrammes de Gantt et des calendriers sont utilisés.
Mise en œuvre – La gestion des processus d’affaires et du déroulement des opérations permet la mise en œuvre des étapes du projet. Ron Salole, vice-président de l’ICCA, Normalisation, est un fervent utilisateur des logiciels de cartographie mentale : «J’utilise abondamment Mind Manager Version 7 de Mindjet, précise-t-il. Cet outil me permet d’analyser en profondeur, de structurer et d’examiner mon argumentation sur certaines questions intuitivement et d’une façon qui concorde avec mes idées.»

La gestion des informations visuelles
La cartographie mentale traditionnelle se fonde sur une hiérarchie statique de l’information, laquelle, en informatique individuelle, correspond à une structure hiérarchique comprenant des unités, des dossiers et des fichiers. Pour refléter avec plus de précision les caractéristiques des hémisphères droit et gauche du cerveau humain, les cartes mentales doivent être dynamiques.

Chaque idée qui découle de l’idée centrale doit être cartographiée immédiatement et on ne doit pas chercher à la situer dans la hiérarchie. La gestion des informations visuelles (GIV), une composante de la gestion du savoir, permet de cartographier une idée où et quand cela convient en établissant un lien avec n’importe quelle autre idée existante ou nouvelle. Des produits comme Tinderbox, PersonalBrain et BrainEKP proposent ce type de méthode. Tinderbox est destiné à la plateforme Apple Mac; les produits TheBrain tournent sur les plateformes Windows, Apple Mac et Linux.

PersonalBrain et le logiciel BrainEKP offert sur le Web répondent aux exigences de la cartographie classique, mais ils sont mieux connus pour leurs capacités de gestion des informations visuelles. Chaque élément faisant partie d’un «cerveau» est une idée et chaque idée peut comporter plusieurs attributs, y compris des liens avec des sites Web et des fichiers. Cette méthode permet de penser à un besoin particulier et d’élaborer un processus d'affaires entièrement fonctionnel dans un très court laps de temps.

Les entreprises de toutes catégories et de toutes tailles peuvent avoir recours à la GIV, qui sert notamment à gérer plusieurs petites entreprises, à permettre la transition d’une entreprise à l’autre ou d’un secteur fonctionnel à l’autre (sites Web, comptes bancaires, logiciels comptables, etc.) en quelques secondes. Les liens entre les idées, et l’information sur laquelle elles reposent, peuvent être modifiés instantanément, une méthode entièrement dynamique.

Les entreprises de plus grande taille font appel à cette solution pour un grand nombre d’applications comme la gestion de projet, le déroulement des opérations et le soutien à la clientèle. Chaque expérience client ou problème peut être consigné dans un cerveau central et devenir ainsi accessible partout dans l’organisation.

Les outils
Deux utilisateurs enthousiastes sont Mike May, vice-président principal des TI au sein de Katz Group Canada Ltd, à Markham, en Ontario, qui exploite 1 900 pharmacies au Canada et aux États-Unis, et Michael Legary, chef des services informatiques de Seccuris Inc., de Winnipeg, société spécialisée dans la gestion du risque lié à l’information, les architectures de sécurité de confiance, la juricomptabilité numérique ainsi que la gestion de l’information de sécurité. Pour Mike May, la GIV incarne la prochaine génération en matière de gestion du savoir et de partage de l’information. «Grâce à elle, indique Michael Legary, nous avons fait beaucoup plus que remplacer les outils dont nous disposions, nous avons apporté des améliorations.»

Les applications
Pour en savoir plus sur l’utilisation que font Mike May et Michael Legary des outils GIV, voici quelques applications courantes :

Gestion des idées – Mike May recherchait un outil qui lui permettrait de rassembler et de relier le très grand nombre de sujets qu’il doit superviser en tant que chef des TI. Il existe un intégrateur visuel pour chaque catégorie d’information. M. May a constaté qu’il pourrait regrouper tous les facteurs qui lui semblaient importants dans un domaine en particulier, rassembler les études sur les faits lui permettant de représenter la nature du problème avant de documenter la solution et d’intégrer des documents Word, des documents texte, des liens Internet et des documents pdf à l’intérieur des propriétés et des pièces jointes. Même l’étude la plus modeste peut être intégrée et aisément retrouvée six mois plus tard.

Remue-méninges – Michael Legary a utilisé un outil GIV pour rassembler des idées sur le marketing, la conception et les activités, et créer un service que l’entreprise pouvait offrir. Il a modélisé les idées du processus de remue-méninges dans ces trois domaines.

Collaboration – Michael Legary n’avait jamais pensé à utiliser un outil GIV dans un contexte de collaboration, mais il a commencé à le faire il y a six mois. Il en mesure maintenant la puissance.

Cartes de la conformité – Grand utilisateur de cette solution pour dresser des cartes de la conformité, Michael Legary s’est rendu compte qu’il pouvait cartographier les interdépendances des exigences de conformité, et déterminer le niveau de risque présent dans l’environnement avant d’effectuer une évaluation détaillée. Quand il a amorcé le processus, il a très rapidement vu les liens logiques, en particulier pour les exigences qui se recoupent.

Systèmes d’exploitation – L’information, qu’elle provienne d’un ordinateur personnel, d’un réseau ou d’un site Web, peut maintenant être cartographiée à l’aide d’une solution GIV. Mike May estime que cette méthode est supérieure à un système d’exploitation, car elle s’intègre au système et aux applications clés. «On peut la comparer, dit-il, à un sur-ensemble du système d’exploitation. Les systèmes d’exploitation comme nous les connaissons ont atteint un certain plateau. Nous bénéficions maintenant d’une couche d’abstraction qui rend les ordinateurs encore plus utiles.»

Présentations – Présenter des informations aux interrelations complexes peut être très difficile. «Les longues réunions épuisantes, indique Mike May, produisent parfois des résultats très limités.» Selon lui, la gestion des informations visuelles fait toute la différence, car elle permet d’identifier très rapidement les liens entre les sujets traités, que ce soit dans le cadre d’une présentation aux subordonnés directs ou à des homologues mais, surtout, à la direction. «Si cet outil fait forte impression la première fois qu’on l’utilise, explique Mike May, le plus important, et de loin, est qu’il permet par la suite de rassembler tous les éléments d’information nécessaires pour comprendre les enjeux et prendre une décision. Je lui joins donc des pages Web, des diagrammes, des images et des articles. Et peu importe la question que l’on me pose sur le sujet, je peux faire appel à cet ensemble d’idées reliées entre elles.»

Michael Legary parle lui aussi de la forte impression initiale. Il a constaté que plus on s’habitue à cet outil, plus le déroulement d’une présentation est structuré rapidement. Les thèmes de la conformité sont par définition arides et durs à suivre, mais l’outil GIV permet d’aborder rapidement les principaux sujets dans chaque domaine et les dirigeants peuvent suivre le déroulement. Il voit clairement que les participants sont en mesure de suivre le fil de la discussion, à en juger par le plus petit nombre de questions qu’elle suscite.

La capacité de gérer les idées est au cœur de la cartographie mentale. Cette nouvelle technologie peut aider à traiter les idées, à collaborer avec les collègues et à présenter les résultats, afin de favoriser une compréhension et une intervention immédiates. Les outils de cartographie mentale peuvent donner naissance à un tout nouvel univers de possibilités auxquelles on n’aurait jamais pensé, tout en faisant tourner l’imagination à plein régime.

Jonathan D. Andrews, CA•TI, CA•CISA, FCA (Angleterre et pays de Galles), est président de NetLearn Services Inc. (jandrews@netlearn.ca).

Yves Godbout, CA•TI, CA•CISA, est directeur, service des TI, au Bureau du vérificateur général du Canada. Il préside l’Alliance pour l’excellence en technologies de l’information de l’ICCA et dirige cette rubrique. On peut le joindre par courriel à godbouy@computrad.com