Gestion de documents en un tournemain

Par Ray Desjardins
Illustration : Blair Kelly

Chaque cabinet comptable peut créer un système de gestion de documents conforme à ses besoins et à ses exigences

Rares sont les séminaires de perfectionnement professionnel en comptabilité qui ne consacrent pas au moins une séance au bureau sans papier. La plupart des praticiens ont réduit leur utilisation du papier, mais beaucoup de comptables ont du mal à dépasser leurs modestes premiers pas.

Bon nombre de membres de la profession ont recours aux numériseurs qui permettent d’envoyer des documents par courriel à leurs clients et leurs collègues. En fait, à bien y penser, nous n’avons rien fait de plus que remplacer un mode de transmission qui fonctionne en une seule étape, la télécopie, par un processus en trois phases, soit la numérisation, l’ajout de la pièce jointe au courriel et l’envoi.

De temps en temps, on numérise un document et on le sauvegarde en pdf. Ensuite, on oublie généralement où on l’a enregistré. Par ailleurs, la plupart des logiciels comptables et des logiciels d’impôt convertissent les rapports et les déclarations en fichiers pdf. Les fichiers de traitement de textes et les feuilles de calcul peuvent quant à eux être sauvegardés soit dans leur format d’origine, soit en format pdf. Là encore, il faut décider où stocker ces fichiers de façon à pouvoir y accéder facilement par la suite.

La plupart d’entre nous avons déjà le matériel, les logiciels et les connaissances nécessaires pour sauvegarder la majorité de nos documents en format électronique, qu’il s’agisse de ces documents électroniques à l’origine ou créés à partir de documents papier.

La difficulté réside dans la conception d’un mécanisme logique, naturel et cohérent pour stocker ces documents électroniques. Non seulement il faut pouvoir trouver et ouvrir ces documents rapidement, mais le mécanisme doit permettre de les stocker en toute sécurité, de les archiver correctement et d’en faire des copies de sauvegarde en temps utile. Les comptables redoutent depuis toujours la possibilité d’une catastrophe, comme un incendie ou une inondation, qui détruirait leurs documents papier, la seule trace physique de leurs nombreuses heures de travail. Nous sommes encore plus mal à l’aise lorsque nos précieux travaux sont transformés en éphémères électrons qui ont une propension notoire à s’effacer, à se corrompre ou encore à disparaître.

Des solutions de gestion de documents élégantes comme Doc-it ou CCH Document ont déjà été mises au point pour les cabinets qui possèdent le volume d’affaires ainsi que la taille nécessaires pour en amortir les coûts importants d’acquisition et d’installation, tant en dollars qu’en temps. Pour ceux qui ne peuvent pas ou qui ne veulent pas acquérir une solution toute faite, un certain nombre d’autres façons permettent de gérer efficacement les documents électroniques.

Il existe un système accessible à quiconque désire utiliser le système d’exploitation Windows, à savoir l'Explorateur Windows. Pour un praticien qui travaille seul et qui connaît l’environnement Windows, la structure de répertoires et de sous-répertoires (qu’on appelle maintenant «dossiers») de l’Explorateur Windows offre une structure logique pour la gestion de documents.

Malheureusement, la flexibilité inhérente à l’Explorateur Windows peut entraîner certains problèmes pour les personnes moins averties. Il faut en effet que les utilisateurs comprennent comment le système est géré pour savoir à quel emplacement enregistrer les documents et dans quel format. Il est par ailleurs difficile de concevoir des procédures automatiques et à toute épreuve contre la perte ou la suppression accidentelle de documents.

Dans notre bureau, nous avons mis en place un système de gestion de documents utilisant Caseware (CW). Nombre de cabinets comptables de petite ou moyenne taille utilisent CW pour leur gestion de dossiers. La principale interface utilisateur de CW s’appelle le Document Manager et constitue un excellent point de départ pour la conception d’un système de gestion de documents.

Structure de système de gestion de documents
Une partie du travail de conception d’un système de gestion de documents consiste à planifier l’architecture des répertoires ainsi que le mode et le lieu de stockage des fichiers de façon à pouvoir les retrouver facilement par la suite.

Si l’on utilise CW, on a déjà une structure en place pour stocker les dossiers de ses clients. Pourquoi ne pas utiliser la même structure pour l’ensemble de sa gestion documentaire? Puisque le personnel connaît déjà CW, la courbe d’apprentissage nécessaire à l’extension du logiciel en un système de gestion documentaire sera réduite, voire nulle.

En fait, on a remarqué que c’est souvent le personnel qui est le moteur de la conversion, et qui propose des façons originales d’utiliser CW pour réduire la dépendance au papier et accélérer le transfert des dossiers et autres documents au gestionnaire de documents. On peut résoudre le problème de la pérennité des dossiers avec ce type de système. Dans le cas de documents auxquels on se reporte continuellement, le cabinet peut créer, dans le gestionnaire de documents de CW, des sous-dossiers par année et par type.

L’avantage de cette méthode est que le fichier CW est autonome et que le personnel travaillant en dehors du bureau peut facilement y accéder. En utilisant les procédures d’extraction de CW, les membres du personnel peuvent transférer un fichier sur leur ordinateur portable ou, si la taille du fichier pose problème, le stocker ailleurs et y accéder par un «lien» fourni par CW. Cette solution a toutefois un inconvénient : le fichier CW cesse d’être autonome, rendant le travail à distance plus difficile, puisque l’utilisateur devra se connecter à distance au réseau du bureau pour accéder au document.

Mise en œuvre du système de gestion de documents Caseware
CW permet de numériser des documents papier dans le gestionnaire de documents. Il suffit de faire un clic droit et de sélectionner NEW\SCAN. CW utilise un format pdf normal et il contient même son propre lecteur de pdf qui permet d’ouvrir les documents pdf dans CW plus rapidement que ne le ferait Adobe. La numérisation prend seulement quelques secondes et l’utilisateur n’a plus qu’une décision à prendre, soit de décider quel nom donner au fichier.

Quant aux fichiers qui n’ont pas besoin d’être numérisés comme les dossiers d’impôt, les feuilles de calcul, les documents créés par un logiciel de traitement de texte, les pdf créés par des logiciels comptables, il suffit de taper sur une ou deux touches pour créer un lien, et les voilà accessibles en un double clic depuis le gestionnaire de documents.

Il est possible de créer un lien à partir de n’importe quel emplacement sur le réseau. Idéalement toutefois, il vaudrait mieux que les fichiers aient été sauvegardés dans CW dès le départ. Nous sauvegardons tous les dossiers d’impôt des clients, par exemple, en pdf dans CW lorsque nous préparons leurs déclarations fiscales. Ensuite, quand nous constituons le dossier annuel dans CW, il suffit de créer un lien vers le pdf enregistré dans le fichier CW.

Il est possible de créer des documents Word et des feuilles de calcul Excel directement dans CW. Certains cabinets rédigent toute leur correspondance en Word dans CW de façon à ce que chaque document puisse être automatiquement stocké dans le gestionnaire dès sa création. Si l’on choisit de stocker tous ses documents dans le fichier CW, la sauvegarde et l’archivage s’en trouveront quelque peu simplifiés. Une fois que le fichier CW a été compressé, un fichier d’assez petite taille contenant l’ensemble des documents concernant le client peut faire l'objet d’une copie de sauvegarde. Le nombre de fichiers devant être sauvegardés étant grandement réduit, le processus lui-même est simplifié et le praticien peut effectuer autant de copies de sauvegarde dans autant d'emplacements qu’il le désire pour avoir l’esprit tranquille.

Au bureau où je travaille, les fichiers CW sont sauvegardés chaque jour, sur place et à distance. Ils sont archivés chaque mois sur un disque externe et chaque semestre sur DVD. La sauvegarde sur disque dur externe est faite à l’aide de Xcopy en fichiers séquentiels, laquelle est facile à programmer sur le serveur au moyen de l’utilitaire de tâches planifiées. Nous avons choisi cette forme de sauvegarde plutôt qu’une méthode traditionnelle pour pouvoir facilement récupérer un fichier récent au cas où nous atterririons ou supprimerions un fichier CW pendant que nous y travaillons.

Le matériel nécessaire
Un bureau raisonnablement bien équipé aura déjà l’essentiel du matériel requis pour faire fonctionner un système de gestion électronique de documents. Selon notre expérience, il faut au moins un numériseur d’assez forte cadence pour pouvoir numériser les documents multiples comme les feuillets de renseignement d’impôt. Même si le montant à débourser pour l’appareil sera fonction du volume des documents que l’on prévoit numériser, on doit s’attendre à dépenser entre 1 000 $ et 2 500 $.

Dans notre bureau, par exemple, nous avions décidé de ne pas numériser les documents préexistants, c’est-à-dire de conserver les dossiers des années antérieures sur support papier.

Nous avions surtout besoin d’un numériseur rapide pour numériser les feuillets de renseignements de nos clients. Nous avons acheté un Kodak il220, recommandé par le développeur de notre logiciel d’impôt, qui coûte près de 1 100 $ et qui convient à nos besoins.

Nous avons équipé chacun de nos postes de travail d’un appareil multifonctions d’environ 200 $. Certains cabinets optent pour un ou plusieurs numériseurs en réseau, mais nous avons constaté que les membres aimaient bien pouvoir numériser les documents à leur bureau pendant qu’ils travaillent aux dossiers plutôt que de le faire en lot.

Il est important de tester le numériseur avant de l’acheter pour être sûr qu’il pourra numériser directement dans CW. Le numériseur Kodak susmentionné, par exemple, n’était PAS compatible avec les versions de CW antérieures à CW 2009.

Tous nos postes de travail sont équipés de deux écrans. Que l’on dispose ou non d’un système de gestion de documents, l’un des meilleurs moyens d’améliorer la productivité d’un bureau est de doter le personnel d’écrans multiples.

Nous avons muni tous nos ordinateurs de cartes graphiques VGA pour affichage double peu onéreuses. Il était auparavant facile de trouver ces cartes pour moins de 50 $ pièce, mais elles commencent à être rares. Si l’on ne parvient pas à en trouver, il est facile et relativement économique d’avoir recours à un adaptateur graphique multiple USB. Ce type d’adaptateur a l’avantage de pouvoir être transféré facilement d’un ordinateur à l’autre, sans que l’on ait besoin d’ouvrir le boîtier de l’ordinateur pour les brancher.

Mise en garde
Comme on dit, si l’on n’a d’outil que le marteau, tout ressemble à un clou. Lors de la planification de la mise en œuvre d’un système de gestion de documents, il est important de bien faire comprendre au personnel que ce n'est pas parce qu’on a un numériseur qu’il faut tout numériser. Tout document que l’on n’aurait pas conservé auparavant sur support papier ne mérite pas d’être numérisé et conservé. Le fait de tout numériser peut se traduire par une perte de temps incroyable.

Les numériseurs offrent généralement divers niveaux de résolution. À moins que l’on ne veuille créer des fichiers gigantesques dont la compression et l’ouverture prennent un temps fou, on recommande de numériser la plupart de ses documents en noir et blanc. Pour les rares documents qui ne sortent pas correctement en noir et blanc, on peut alors utiliser le dégradé des gris, et non le mode «millions de couleurs».

Prêt à faire le saut?
Si le cabinet utilise déjà CW, il y a étonnamment peu de choses à faire pour pouvoir l’utiliser comme gestionnaire de documents. Si l’on planifie soigneusement la structure et que l’on incite le personnel à participer dès les premières étapes du processus, l’aventure peut devenir exaltante et gratifiante.

Ray Desjardins, CA•TI, est un praticien exerçant seul chez Desjardins & Co. Il est vice-président de New Paradigm Information Consultants Ltd.

Cette chronique est dirigée par Yves Godbout, CA•TI, CA•CISA, directeur des services de la TI au Bureau du vérificateur général du Canada. On peut le joindre à l’adresse godbouy@computrad.com.