Cap sur la NCCQ 1

Par Chi Ho Ng
Illustration : Jason Schneider

Le nouveau système de contrôle qualité prépare en quelque sorte l'application des nouvelles normes à venir

Le 15 décembre 2009 marquera le début d’une ère nouvelle en matière de qualité des audits avec l’entrée en vigueur au Canada d’une nouvelle norme de contrôle qualité applicable à tous les audits d’états financiers.

La norme NCCQ 1, Contrôle qualité des cabinets réalisant des missions d’audit ou d’examen d’états financiers et d’autres missions d’assurance, remplacera la NGC-QC, Normes générales de contrôle de la qualité pour les cabinets qui exécutent des missions de certification. La NCCQ 1 introduit un système de contrôle qualité robuste qui permettra aux cabinets d’experts-comptables de démontrer leur souci du contrôle de la qualité.

La NCCQ 1 traite des politiques et procédures que les cabinets doivent mettre en place afin d’établir et de maintenir un système de contrôle qualité suffisant pour satisfaire aux exigences professionnelles, légales et réglementaires.

Elle énonce les mesures à prendre pour obtenir l’assurance raisonnable que les rapports de certification délivrés sont appropriés dans les circonstances. Une bonne compréhension de cette norme et de la façon dont elle s'applique au cabinet contribuera à améliorer la qualité du travail effectué pour les clients. L’expérience acquise lors de la conception, de la mise en œuvre ainsi que de la surveillance des systèmes de contrôle qualité requis par la NGC-QC pourra efficacement être mise à profit pour se conformer à la NCCQ 1, et ce, sous plusieurs aspects clés, comme l’acceptation et le maintien de relations clients, le recrutement et le perfectionnement du personnel, la réalisation des missions de même que l’inspection des missions achevées.

Acceptation et maintien de relations clients
Les décisions liées à l’acceptation et au maintien de relations clients font partie des activités quotidiennes d’un cabinet.

Dans les deux cas, celui-ci doit savoir choisir les bons clients, à savoir ceux qui cadrent avec son profil.

Le cabinet qui entreprend une mission sans disposer des capacités ou des ressources requises peut s’exposer au risque inacceptable de ne pas réaliser correctement la mission et, partant, à d’éventuelles poursuites ou mesures disciplinaires. Par ailleurs, sur le plan commercial, en acceptant et en reconduisant uniquement les missions qui lui conviennent, le cabinet accroîtra sa capacité d’attirer de nouveaux clients et de les servir efficacement. Il existe de nombreuses façons de rendre le processus décisionnel du cabinet plus rigoureux en la matière. L’utilisation d’un questionnaire standard en est un exemple. Dans le cas des cabinets comptant plusieurs associés, le processus décisionnel peut nécessiter l’approbation d’un deuxième associé. Cette même approbation est fondée sur des critères établis d’un commun accord par l’ensemble des associés.

Voici des facteurs qui peuvent être pris en considération aux fins de l’acceptation et du maintien d’une relation client :

la connaissance qu’ont les associés et les membres du personnel du secteur d’activité ainsi que des exigences réglementaires et des obligations d’information;
la possibilité d’avoir accès à des experts au besoin;
la capacité du cabinet de respecter l’échéance pour la délivrance du rapport de mission;
les raisons pour lesquelles le client a quitté le cabinet prédécesseur;
l’existence de rapports avec réserve délivrés au client par le passé;
l’existence de poursuites contre le client ou de publicité négative à son égard;
l’existence d’indices d’évasion fiscale ou d’activités criminelles;
l’existence de mesures disciplinaires prises contre le client.

Dans ce dernier cas, citons l’exemple du Conseil de l’industrie du voyage de l’Ontario qui publie les mesures disciplinaires imposées aux agences de voyages ayant contrevenu à ses règles.

Recrutement et perfectionnement professionnel du personnel
La force d’un cabinet se mesure à la force des professionnels qu’il emploie. Pour s’assurer d’avoir la capacité et les compétences requises pour répondre aux besoins de sa clientèle, le cabinet pourra mettre en place des politiques et des procédures rigoureuses en matière de recrutement et de perfectionnement professionnel. Ainsi, il peut élaborer un processus d’entrevue avec documentation à l’appui pour être mieux en mesure de comparer les candidats. De plus, afin de réduire le risque d’erreur à l’embauche, une période d’essai peut être prévue pour tous les nouveaux employés, suivie d’une évaluation de rendement à la fin de celle-ci.

Pour faire en sorte de disposer de ressources humaines suffisantes pendant les périodes de pointe et d’éviter, par exemple, une surcharge de travail susceptible d’entraîner des problèmes de qualité, le cabinet peut élaborer des plans détaillés précisant le nombre d’heures qu’il prévoit consacrer à chaque mission et un calendrier des affectations du personnel.

S’il prévoit un manque potentiel d’effectifs, il peut embaucher du personnel temporaire qualifié ou encore conclure une entente de collaboration avec un autre cabinet dont les périodes de pointe diffèrent afin que l’un et l’autre disposent en tout temps de tout le personnel dont ils ont besoin.

Charger une personne d’approuver les choix de cours de perfectionnement professionnel et de passer annuellement en revue le registre des cours suivis par les associés et les employés contribuera à ce que les connaissances de ces derniers soient bien à jour dans l’intérêt des clients du cabinet.

Enfin, la formation maison constitue souvent une approche efficace. Le cabinet peut par exemple confier à certains employés la responsabilité de surveiller les faits nouveaux en matière de comptabilité, de certification et de fiscalité, et de présenter les nouvelles exigences et lignes directrices aux autres membres du cabinet.

Revue de contrôle qualité de la mission
La revue de contrôle qualité d’une mission, parfois appelée «révision par un associé de référence», «révision par un second associé» ou «revue indépendante», vise à fournir une appréciation objective de l’adéquation des jugements clés posés et des conclusions tirées quant au rapport de mission.

Cette revue ne permet pas seulement de diminuer le risque que des rapports inappropriés soient délivrés : elle est une sauvegarde efficace contre les menaces pour l’indépendance. Ainsi, le fait qu’un même associé fournisse des services à un client donné sur une longue période peut créer une menace liée à la familiarité.

Soumettre la mission à une revue de contrôle qualité peut être un moyen efficace de contrer ce type de menace. Les cabinets ont avantage à renforcer leurs critères de revue de contrôle qualité des missions.

Par exemple, un cabinet peut décider qu’une telle revue doit être effectuée lorsqu’au moins une des conditions suivantes est remplie :

le client a de nombreux actionnaires passifs;
des risques importants ont été identifiés dans le cadre de la décision d’accepter la mission en cause ou de la poursuivre;
le client a conclu de nouvelles opérations à la fois complexes et importantes, comme des opérations sur dérivés ou de couverture;
des jugements importants doivent être posés (par exemple, l’évaluation de certains actifs pose problème);
il existe une incertitude significative quant à la capacité de l’entité cliente à poursuivre son exploitation.

Le responsable du contrôle qualité d’une mission ne peut pas être membre de l’équipe qui a réalisé la mission. À cet égard, les petits cabinets devront peut-être recourir aux services d’un professionnel externe ou d’un autre cabinet.

Inspection de missions achevées
Les missions achevées doivent faire l’objet d’une inspection cyclique. L’inspection d’une mission achevée (aussi appelée «inspection de dossier») comporte de nombreux avantages.

Elle permet non seulement d’accroître l’efficacité des missions ultérieures, mais aussi d’accroître l’efficience et de réduire les coûts. Il s’agit d’un outil efficace pour identifier les domaines dans lesquels une mise à jour des connaissances des membres d’une équipe de mission s’avère nécessaire.

Étant donné que de nouvelles normes de comptabilité et d’audit entreront en vigueur au cours des prochaines années, notamment les Normes canadiennes d’audit, les Normes internationales d’information financière et les PCGR pour les entreprises à capital fermé, les cabinets devraient, par prudence, s’assurer d’avoir en place un solide processus d’inspection.

La NCCQ 1 énumère une série de facteurs pouvant influer sur la façon dont le cabinet organise son cycle d'inspection, y compris le calendrier de sélection de missions déterminées. Voici des exemples d’aspects qu’un cabinet devrait prendre en compte lorsqu’il établit son processus d’inspection :

le cabinet peut estimer prudent d’effectuer une inspection annuelle dans le cas des missions complexes ou à risque élevé, et de faire des inspections moins fréquentes dans le cas des autres missions;
si les résultats d’inspections professionnelles effectuées par des autorités externes (par exemple dans le cadre du programme de l’ordre provincial ou du Conseil canadien sur la reddition de comptes (CCRC)) ou du processus de surveillance interne mettent en lumière des déficiences importantes dans les dossiers constitués par une équipe de mission donnée, le cabinet peut convenir d’augmenter la fréquence des inspections pour les missions réalisées par cette équipe. Il peut choisir les dossiers à inspecter sans notification préalable à l’équipe de mission;
si le cabinet réalise des missions auprès d’entités appartenant à différents secteurs d’activité, ou s’il réalise des missions de différents types, il peut choisir les missions de façon à ce que les inspections couvrent l’éventail complet des secteurs d’activité et des types de missions.

La NCCQ 1 exige que les professionnels qui ont réalisé une mission ou procédé à la revue de contrôle qualité de celle-ci ne participent pas à l’inspection portant sur cette mission.

Les petits cabinets pourraient donc devoir recourir aux services d’une personne externe qualifiée ou d’un autre cabinet pour effectuer l’inspection des missions achevées. Ils peuvent aussi prendre des arrangements avec d'autres organisations en vue d’un partage des ressources afin de faciliter certaines activités de suivi.

À compter du 15 décembre 2009, les cabinets seront tenus d’avoir un système de contrôle qualité conforme à la NCCQ 1. La mise en œuvre de cette nouvelle norme peut certes être perçue comme une surcharge de travail.

Or, comme le disait Thomas Edison, bien des gens ratent des occasions parce qu’ils n’ont pas su les reconnaître sous leurs allures de travail obligé. Les cabinets ont tout intérêt à ne pas rater cette occasion de mettre en place un solide système de contrôle de qualité.

Chi Ho Ng, CA, CPA (Ill.), M.B.A., est directeur de projets au Service des normes de vérification et de certification de l’ICCA.

Ron Salole, vice-président, Normalisation, à l’ICCA, dirige cette rubrique.