Expertise

Comment éviter les impairs lors d’une correspondance électronique?

Les erreurs commises lors de l’envoi de courriels peuvent être douloureusement visibles et circuler rapidement. Les professionnels doivent donc être très attentifs aux messages qu’ils envoient. Voici quelques conseils :

Soyez concentré. Lorsque vous répondez à un message, évitez de faire autre chose en même temps. Si vous ne pouvez pas donner suite immédiatement, informez l’expéditeur du moment où vous lui répondrez. Vous rédigerez alors en toute quiétude.

Choisissez la liste de diffusion en dernière étape. Rédigez votre message avant de choisir les destinataires. Vous éviterez d’envoyer un message incomplet ou de vous tromper de destinataires.

Faites attention au choix des destinataires secondaires. Réfléchissez avant de choisir l’option «Répondre à tous», et n’indiquez que les personnes concernées en copie.

Relisez votre message sur un écran pleine grandeur. Si vous rédigez votre message à l’aide d’un appareil mobile muni d’un petit écran et d’un petit clavier, relisez-le sur un écran pleine grandeur ou passez-le au correcteur orthographique avant l’envoi.

Vérifiez vos fichiers joints. En cours de rédaction, annexez les fichiers dès que vous y faites allusion, et assurez-vous qu’il s’agit des bons fichiers.

N’envoyez pas de courriel lorsque vous êtes en colère. Prenez d’abord le temps de vous calmer. Il peut être préférable de rencontrer votre interlocuteur.

Demeurez professionnel. Soyez aimable et professionnel en tout temps, car les courriels des employés peuvent être surveillés.

Megan Slabinski est directrice générale de l’entreprise The Creative Group (www.creativegroup.com)