Expertise

Q Je suis submergé de courriels. Comment puis-je mieux les gérer?

Depuis l’arrivée des BlackBerry et autres appareils de messagerie portatifs sur le marché, des millions de personnes sont devenues «accros» de la vérification des courriels. Toutefois, en vérifiant constamment leurs courriels, ils réduisent considérablement leur concentration au travail. Voici des stratégies pour une meilleure utilisation de la messagerie électronique :

Désactiver le signal sonore informant de la réception d’un nouveau message et fermer le logiciel de courrier électronique lorsque l’on n’est pas en train d’envoyer des courriels.

Consulter le courriel de deux à quatre fois par jour. Informer l’entourage qu’on ne consulte désormais son courriel que quelques fois par jour. En cas d’urgence, demander d’être informé par téléphone.

Ne pas laisser les messages s’accumuler dans la boîte de réception, car il est probable qu’on n’en prendra finalement pas connaissance. Il n’y a que cinq possibilités pour traiter les messages entrants : s’en occuper immédiatement, les faire suivre ou en déléguer le traitement, les classer, les marquer afin d’y donner suite plus tard, ou les effacer.

Élaborer une politique d’entreprise bannissant les messages qui disent «Bien reçu» ou «Merci».

Créer un dossier «À lire» où l’on classera les bulletins électroniques, les messages d’information et les autres courriels non prioritaires. Classer ceux-ci pour les consulter par blocs lorsque ce sera possible.

Utiliser le téléphone lorsqu’il s’avère plus rapide d’agir ainsi plutôt que d’écrire un courriel (ce qui arrive beaucoup plus souvent qu’on ne pourrait le croire).

Kevin Lawrence (www.coachkevin.com) est mentor spécialisé dans la réussite en affaires ainsi que conférencier et directeur général de SGI Synergy Group Inc., à Vancouver.