IFRS et systèmes informatiques

Par Denis Posten
Illustration : Baiba Black

La conversion aux IFRS touche les systèmes informatiques et, par ricochet, l’ensemble des rouages d’une entreprise

Si vous êtes le chef des finances d’une société ayant une obligation publique de rendre des comptes, on espère que vous avez déjà entamé l’élaboration de votre stratégie de conversion aux Normes internationales d’information financière (IFRS). L’incidence sera-t-elle importante sur votre système informatique? Peut-être. À l’instar des PCGR canadiens de naguère, les IFRS sont fondés sur des principes. Les normes canadiennes actuelles sont en convergence avec les IFRS sur de nombreux points.

Si l’entreprise n’a pas de problème complexe de comptabilité, si elle a une structure au périmètre de consolidation restreint, un mode de comptabilisation simple des produits, des immobilisations corporelles de type courant et peu d’actifs incorporels, le passage aux IFRS pourrait ne pas présenter un grand défi informatique. Toutefois, l’expérience tirée de projets similaires porte à penser que, lorsqu’un changement touche l’ensemble des besoins d’une entreprise, les connaissances et le savoir-faire du personnel, les processus, ainsi que les systèmes d’informations, les changements informatiques sont souvent plus complexes que prévu. Selon le témoignage des entreprises de pays déjà passés aux IFRS, les répercussions informatiques de la conversion ont toujours été sous-estimées.

Évaluation détaillée des répercussions

Pour déterminer les difficultés informatiques éventuelles qu’entraîneront les IFRS, on doit : repérer les différences entre les PCGR canadiens et les IFRS pertinentes pour son entreprise; relever les points pour lesquels les IFRS laissent le choix entre plusieurs méthodes comptables; se renseigner sur les méthodes possibles, y compris celles qui sont propres à son secteur d’activité afin de déterminer les solutions sectorielles qui font consensus parmi les pairs; procéder à une évaluation générale de l’incidence des différentes solutions possibles sur son entreprise, y compris sous l’angle non financier et enfin, classer les différences entre PCGR et IFRS, hiérarchisées selon l’ampleur des modifications requises, des risques et du calendrier prévu pour la mise en œuvre de ces modifications. Une fois comprises les modifications de méthodes comptables, il est vital de cerner les autres répercussions, notamment sur les processus opérationnels et les contrôles internes; la gestion de l’entreprise; les progiciels de gestion intégrée (PGI) et les systèmes d’information connexes; les besoins en formation du personnel et du conseil d’administration.

On doit examiner la description actuelle des processus opérationnels, du contrôle interne et de la cartographie du système informatique, afin d’identifier, d’évaluer et de prioriser les modifications potentielles en fonction de l’ampleur des modifications nécessaires et des mécanismes possibles de mise en œuvre (c’est-à-dire modification du PGI ou solutions de rechange provisoires mais viables). Ensuite, il faut estimer précisément et en détails les efforts, le temps et le coût associés à ces différentes modifications.

Processus opérationnels et contrôles internes

Il y a plusieurs éléments à examiner au plan des processus opérationnels et des contrôles internes :

Nécessité de nouvelles données : En raison des différences entre PCGR canadiens et IFRS, des données supplémentaires seront nécessaires, qu’il faudra identifier et recueillir. On doit avoir en place des contrôles suffisants pour garantir l’exactitude et la fiabilité de ces données. On pourrait devoir parallèlement conserver les anciennes données pour les déclarations fiscales. Les problèmes liés à leur stockage, à leur intégrité et à leur récupération pourraient être importants.

Informations à fournir : Comme l’information financière pourrait se métamorphoser considérablement à la suite du passage aux IFRS, il faudrait concevoir et mettre en place des contrôles et des procédures permettant de déceler les différences potentielles en temps utile. Il faudrait aussi prévoir des modalités qui permettront d’informer les investisseurs et les analystes financiers de façon transparente et significative, de l’introduction de ces différences.

Attestations du chef de la direction et du chef des finances : À la suite des modifications des états financiers imposées par les IFRS, il pourrait être nécessaire de revoir les procédures et les processus de contrôle et de conformité afin d’assurer qu’ils continuent de respecter les obligations d’attestation du contrôle interne énoncées par le Règlement 52-109 et l’article 404 de la Loi Sarbanes-Oxley.

Gestion de l’entreprise

Le champ des répercussions potentielles des IFRS ne se limite pas aux états financiers, mais il englobe aussi les données sur la gestion de l’entreprise en rapport avec les indicateurs clés de performance, l’information de gestion et la rémunération fondée sur la performance. Il faut tenir compte de ces répercussions sur les contrôles opérationnels, comme les cibles de performance, et sur l'exactitude et la fiabilité des données qui sous-tendent les décisions clés de la direction, afin d’encourager et de récompenser les comportements souhaités, post-IFRS. Voici quelques points à prendre en compte : la possibilité que la conversion aux IFRS fournisse des données supplémentaires ou des informations différentes ou nouvelles sur les indicateurs de performance clés ou sur d’autres décisions; les répercussions potentielles sur les régimes de rémunération fondés sur la performance; les ratios financiers ou les clauses restrictives susceptibles d’être touchés par la convergence vers les IFRS; en quoi les IFRS pourraient modifier la comptabilisation des impôts sur les bénéfices ou des déclarations fiscales.

Le passage aux IFRS peut nécessiter l’introduction de données supplémentaires, ou de nouveaux calculs ou modes de calcul dans le système informatique et des changements dans les rapports produits. Les aspects du système d’information qui méritent l’attention vont du déclenchement des opérations à la production des rapports financiers et de gestion, en passant par le PGI et les systèmes et contrôles indispensables au maintien de l’intégrité des données contenues dans celui-ci, qui toucheront les éléments suivants :

Besoin de nouvelles données : Il se peut qu’on doive présenter les informations plus en détail, introduire de nouveaux champs de données ou calculer les chiffres d’une autre manière. Toutes ces modifications risquent d’être nécessaires si l’entreprise constate actuellement, par exemple, ses produits selon la méthode de l’achèvement des travaux, méthode interdite par les IFRS. D’autres méthodes de constatation des produits acceptables selon les IFRS exigent un suivi structuré d’informations non incluses actuellement dans les systèmes auxquels s’applique le contrôle interne à l’égard de l’information financière (CIIF), comme les coûts engagés et les coûts budgétés jusqu’à l’achèvement.

Reconfiguration du PGI : De nombreuses différences pourraient nécessiter une reconfiguration des modes de calcul et de traitement informatiques. C’est le cas des entreprises devant faire rapport sur leurs obligations liées à la mise hors service d’immobilisations, par exemple. Les IFRS les obligeront à les passer en revue et à les ajuster à chaque clôture d’exercice selon l’évolution des taux d'actualisation, ce que les PCGR canadiens n’exigent généralement pas. Les entreprises du secteur pétrogazier qui utilisent la méthode de la capitalisation du coût entier pour comptabiliser leurs gisements sont confrontées à une situation autrement complexe.

Selon les IFRS, cette méthode ne pourra être utilisée que pour les activités de prospection et d’évaluation. Il faudra probablement suivre les coûts de mise en valeur et de production au niveau des gisements pour en mesurer l’épuisement, et au niveau des unités génératrices de trésorerie pour les besoins de tests de dépréciation. Une telle unité est définie comme le plus petit groupe d’actifs identifiable qui génère des rentrées largement indépendantes des rentrées de trésorerie générées par d’autres groupes d’actifs identifiables. Cette façon de faire s’éloigne nettement du système de tests de dépréciation actuellement prévus par les PCGR canadiens.

Modifications du système actuel : Les IFRS pourraient aussi entraîner la production de nouveaux rapports et une modification de la logique des processus opérationnels (modes de calcul). Par exemple, les IFRS imposent de nouveaux modes de suivi et de calcul des charges de dépréciation d’actifs. Elles permettent aussi la reprise de dépréciations au cours d’exercices ultérieurs si la situation a changé. Il faudra que les différentes unités génératrices de trésorerie calculent et suivent leurs propres charges de dépréciation d’actifs.

Autre exemple, le traitement des coûts d’emprunt afférents aux actifs demandent un délai considérable avant d’être prêts à l’usage ou pour la vente. Alors que, traditionnellement, on passait ces coûts en charges, les IFRS obligeront l’inscription à l’actif des coûts d'emprunts évitables directement imputables aux actifs admissibles, qu’il s’agisse d’emprunts spécifiques ou d’emprunts généraux.

Modifications d’interfaces : Vu les nouvelles données et les modifications aux systèmes existants, il se peut qu’on doive également modifier les interfaces entre des systèmes dissemblables.

Ces modifications pourraient prendre de multiples formes. Si l’entreprise possède des immeubles de placement, on pourrait, selon les IFRS, choisir de les comptabiliser selon un modèle d’évaluation à la juste valeur. Ainsi, si l’on a des systèmes et des processus internes en place pour recueillir diverses données sur ces immeubles et que ces données serviront désormais à en déterminer la juste valeur, tous ces processus entreront dans le champ du CIIF et on voudra peut-être créer des interfaces entre ces systèmes et ses systèmes d'information financière. Que l’on choisisse ou non de le faire, l’entreprise devra obtenir et communiquer la juste valeur de ses immeubles de placement, ce qui se traduira, presque à coup sûr, par des modifications de ses systèmes de collecte de données et de production de rapport.

Conversion des données : Il se peut qu’on doive mettre à niveau certains éléments de données ou passer à de nouveaux systèmes. Vu la nouvelle approche plus morcelée ou granulaire à l’égard de l’amortissement et les modifications apportées aux tests de dépréciation des immobilisations, nombre d’entreprises devront recueillir et tenir à jour plus de données sur leurs actifs. On pourrait juger utile de réexaminer si le grand livre auxiliaire des immobilisations corporelles du système actuel permet le morcellement des actifs par composante ainsi que les dépréciations et les reprises de dépréciation.

Contrôle automatisé des opérations : Lorsqu’on modifie des systèmes, il est possible d’en profiter pour ajouter ou modifier des opérations automatisées ou des contrôles des processus opérationnels.

Contrôles généraux du système informatique : Les modifications apportées aux systèmes informatiques et aux contrôles des processus opérationnels entraîneront un réexamen de l’environnement de contrôle général de l’outil informatique. Il est possible que des systèmes qui, jusque-là, échappaient aux robustes procédures de contrôle des modifications de programme ou de contrôle d’accès deviennent assujettis aux exigences du CIIF.

Obligations de conservation des données : Avec l’adoption des IFRS et de modèles d’évaluation à la juste valeur, il deviendra sans doute important de conserver davantage d’informations que ce que prévoyait l’ancien système d’information financière. Comme nous l’avons illustré, il se peut que de nouveaux éléments de données deviennent importants et requièrent d’être conservés. Durant toute la transition vers les IFRS, tandis qu’évoluent les systèmes informatiques et les processus opérationnels, il est essentiel de reconfigurer et de maintenir le bon fonctionnement des contrôles internes, notamment ceux qui ont trait à l’attestation prévue par le Règlement 52-109 et l'article 404 de la Loi Sarbanes-Oxley. Si l’interconnexion de son organisation avec les partenaires d’affaires et sociétés de services est forte, on doit se demander si les éléments de données à modifier font l’objet d’échange avec ces partenaires. Si c’est le cas, il faudra modifier l’échange électronique de données ou l’interface Web concernés afin qu’ils répondent aux besoins. De plus, on devra consigner ces changements par écrit et veiller à ce que ses partenaires reçoivent la formation nécessaire.

Nombre d’entreprises canadiennes ont des établissements aux États-Unis et il est fréquent que ces établissements soient des entités juridiques distinctes dont l’information financière obéit aux PCGR américains. On devra trouver alors la façon la moins compliquée de modifier son système informatique pour tenir compte des IFRS, tout en lui conservant la capacité de respecter les PCGR américains. (À noter que les sociétés inscrites auprès de la SEC qui passeront aux IFRS n’auront plus à se conformer aux PCGR américains ni à produire un rapprochement.) Certaines entreprises ont prévu une mise à niveau ou une conversion majeure de leur PGI ou de leur système comptable. Doit-on attendre avant de modifier ses systèmes ou procéder à la mise à niveau prévue en intégrant les obligations imposées par les IFRS dans la configuration du nouveau système? Le nouveau système doit tenir compte des questions de données et de contrôles mentionnées ci-dessus. Si, dans l’entreprise, une équipe est déjà avancée dans l’implantation d’un PGI conçu sans tenir compte des IFRS, il faut intégrer ce projet de PGI dans son plan IFRS.

L’entreprise pourrait avoir des «projets de conformité» en route, comme d’œuvrer simultanément à remédier aux déficiences du CIIF pour les besoins de l’attestation du chef de la direction et du chef des finances. Il est important de se doter d’un service de gestion des programmes informatiques qui ait une vue d’ensemble de ces initiatives et l’autorité nécessaire pour travailler avec les intervenants afin d'établir les priorités et résoudre les conflits.

Certains directeurs financiers ont indiqué que les IFRS n’auraient pas d’incidence sur leurs systèmes opérationnels et financiers; il leur suffirait, pour s’y conformer, de passer des écritures de journal à chaque période. Si l’on n’a pas entamé l’analyse des incidences des IFRS sur ses systèmes informatiques, il faut le faire sans tarder.

Il faut aussi procéder à une analyse globale. Il se peut que l’on ait besoin de nouvelles données, que ses indicateurs clés de performance changent, que notre régime de rémunération fondé sur la performance se trouve modifié, etc. On ne doit pas tenir pour acquis que l’incidence des IFRS sur son entreprise se limitera à des questions de présentation financière.

Denis Posten, CA•TI, CMC, est associé du cabinet Grant Thornton LLP.

Ron Salole, vice-président, Normalisation à l’ICCA, est responsable de cette rubrique.