L’importance de la «phase 2»

Par Bill Kennedy
Illustration : Ryan Snook

La seconde phase d’installation d’un système de comptabilité d’entreprise est essentielle si l’on vise son optimisation

Lorsqu’on a demandé aux employés d’une société de conseil en informatique de suggérerdes sujets dans le cadre des ateliers de la conférence annuelle du cabinet destinée aux clients, au cours de laquelle les fournisseurs présentent leurs logiciels les plus récents, l’un d’entre eux a proposé le thème «Passer à la phase 2». Quelques semaines plus tard, l’un des associés lui a dit : «J’espère que ta présentation sera bonne, parce que la moitié des gens s’y sont inscrits.»

Il semble qu’un grand nombre de systèmes de comptabilité ne soient jamais entièrement déployés. À mesure que la date de mise en œuvre approche, les pressions technologiques et budgétaires obligent l’équipe à faire le tri entre les besoins réels et les fonctions accessoires. Celles-ci sont repoussées à la phase 2 pour que l’échéance du projet soit respectée, et cette phase 2 n’arrive jamais. L’équipe responsable est affectée à d’autres projets. Le budget a été utilisé et le personnel comptable n’a pas envie de consacrer plus de temps au nouveau système. Malheureusement, les fonctionnalités qui finissent par ne pas être installées sont peut-être celles qui ont convaincu au départ d’acheter le progiciel. Mentionnons notamment les outils de production de rapports spéciaux permettant aux utilisateurs non financiers d’accéder à leurs données, le tableau de bord sur lequel les gestionnaires de l’exploitation peuvent voir les indicateurs clés de performance d’un seul coup d’œil, etc.

Pour certains clients, la mise en œuvre d’un système se fait une fois pour toutes, et elle doit être réalisée le plus vite possible et au meilleur coût. D’autres clients ont un point de vue différent. Ils considèrent que leur système est en constante évolution et ils interrogent les consultants sur les nouvelles fonctions à venir. D’autres encore les appellent chaque année lors de l’établissement du budget et leur demandent ce qu’ils devraient prévoir pour l’année suivante, mettant ainsi à niveau leur système de comptabilité.

La plupart des progiciels sont représentés par des groupes d’utilisateurs, souvent parrainés par un ou plusieurs fournisseurs ou sociétés de conseil. Ces réunions de groupes sont un excellent moyen de se tenir au courant des nouveautés. De nombreuses sociétés de logiciels visent à lancer une nouvelle version de leurs produits tous les ans. Habituellement, les consultants en informatique surveillent les fonctions que leurs clients ont réclamées ou qui pourraient les intéresser. Certains clients aiment avoir la version la plus récente; d’autres installent une mise à niveau sur deux, ou attendent que leur version ne soit plus prise en charge par le développeur avant de la remplacer. Il est recommandé de passer régulièrement en revue le système de comptabilité afin de s’assurer qu’il est toujours pertinent et à jour. Les projets de la phase 2 sont un bon moyen de le faire. Voici des suggestions :

Personnes – Demander aux employés de la comptabilité quelles sont les tâches qui leur font perdre du temps. Quels processus demandent l’entrée en double des mêmes données dans différents systèmes? Quels rapports doivent être transposés dans une feuille de calcul pour qu’il soit possible d’y ajouter l’information nécessaire à l’utilisateur? Prenons l’exemple d’une usine d’outillage, où les clients appelaient pour savoir quand leur commande serait prête. Comme le système informatique ne faisait pas le suivi des commandes dans toute l’entreprise, un employé de la comptabilité devait se rendre à l’usine, vérifier où en était la commande et rappeler le client, ce qui était un processus long et improductif. La solution à ce problème se trouvait dans le système de coût de revient par commande. Étant donné que toutes les commandes suivaient le même parcours dans l’usine, pour savoir si une commande serait bientôt prête, il suffisait de savoir qui était la dernière personne à y avoir travaillé. Un écran de requête permettait de retracer le numéro de commande dans les feuilles de temps, ce qui a fait gagner au personnel plusieurs heures par semaine. Le changement a aussi amélioré le service à la clientèle, car les clients obtenaient dès lors leur réponse dès le premier appel.

Rapports – L’un des projets les plus intéressants de phase 2 consiste à offrir aux utilisateurs finaux les outils d’information dont ils ont besoin dans le format qui leur convient. Il n’est pas nécessaire d’installer un logiciel coûteux ou de haute technologie. On peut utiliser un graphique croisé dynamique dans Excel, soit l’équivalent graphique d’un tableau croisé dynamique.

Ce graphique est utile pour les gens qui comprennent mieux les représentations graphiques que les tableaux de chiffres. Les statistiques de ventes, par exemple, peuvent être présentées d’une façon très parlante dans ce format. Les données sur une vente, dont le montant, le vendeur, le territoire, l’article acheté, le client et son adresse, peuvent être téléchargées dans un fichier texte à l’aide d’un générateur de rapports. Si le système de comptabilité n’offre pas cette fonction, on peut utiliser Crystal Reports ou à SQL Reporting Service, utilitaires à usage général. Les utilisateurs finaux peuvent importer les fichiers dans une feuille de calcul, créer des graphiques croisés dynamiques et les manipuler eux-mêmes. Un autre projet de phase 2 concerne les rapports Web libre service. Les gestionnaires téléchargent les rapports dont ils ont besoin, au moment opportun. Ceux-ci résident sur un site Web sécurisé de l’entreprise et sont généralement actualisés automatiquement pendant la nuit.

En permettant aux gestionnaires d’y avoir accès, on libère le personnel de comptabilité et on donne aux gestionnaires un plus grand contrôle sur leurs rapports financiers. Les interfaces Web peuvent aussi réduire le temps consacré à la saisie des données et accroître leur exactitude. Les utilisateurs peuvent, par exemple, entrer leurs heures de travail et leurs dépenses, modifier leur adresse ou leurs renseignements bancaires dans leur dossier de personnel.

Plan comptable – Un plan comptable qui ne répond plus aux besoins de l’organisation en matière de rapports peut faire perdre beaucoup de temps. Prenons le cas d’un client qui utilisait un ancien minisystème IBM. Les codes de client avaient quatre caractères et étaient classés par ordre alphabétique. Comme il n’y avait plus d’espace pour les clients dont le nom commençait par «E» et par «N», on les ajoutait en fin de liste. Il fallait faire une recherche fastidieuse pour trouver des codes de client en double quand un nouveau client envoyait une commande. Les choses se sont arrangées quand on a créé des codes de client à cinq caractères et qu’on a multiplié tous les codes existants par dix, ce qui a ajouté de l’espace.

Systèmes parallèles – Les limites du système comptable peuvent pousser certains gestionnaires à créer leur propre système. Ils recueillent et enregistrent les données, souvent dans une feuille de calcul, et la transmettent au service de la comptabilité. On élimine ces systèmes parallèles en modifiant le plan comptable pour saisir plus de données d’opérations, mais ces systèmes ne sont pas toujours faciles à repérer. Le travail supplémentaire requis est parfois tellement intégré à la routine du service que les gestionnaires ne se rendent même pas compte qu’ils ne sont plus nécessaires.

Entrée de données en double – Personne n’aime entrer les mêmes opérations dans plusieurs systèmes. Il se produit des erreurs de synchronisation, obligeant à rapprocher les comptes des deux systèmes. Cependant, il peut être difficile et coûteux d’intégrer deux systèmes informatiques. S’ils ont été créés par des développeurs différents, il peut y avoir un problème si l’un est mis à niveau, mais pas l’autre. Une solution plus simple consiste à créer un fichier de données dans l’un des systèmes et à le faire lire par l’autre. Tant que les systèmes peuvent produire ou lire le fichier de données après chaque mise à jour, les deux systèmes continuent à fonctionner séparément.

Données opérationnelles – De nombreux systèmes permettent d’entrer des données non financières en plus des opérations comptables. Par exemple, on peut créer un compte statistique pour le nombre d’unités vendues (de façon à suivre les coûts et revenus unitaires), l’effectif d’un service, le nombre d’articles rejetés, etc. De tels renseignements sont très utiles pour les organismes de charité ou sans but lucratif, dont les fonds sont limités et pour lesquels le succès se mesure en fonction de ce que l’organisme accomplit et non du bénéfice qu’il réalise. Le générateur de rapports du système peut utiliser ces données opérationnelles pour produire les rapports nécessaires, évitant ainsi de télécharger les données dans une feuille de calcul et à ajouter les résultats non financiers manuellement.

Autres utilisateurs – Les autres utilisateurs du logiciel ou d’autres personnes de son secteur d’activité constituent une ressource inestimable. En général, les utilisateurs de systèmes comptables parlent facilement de leur logiciel et des fonctions qu’ils apprécient et celles qu’ils aimeraient modifier. On peut aussi assister aux événements organisés à l’intention des clients par le développeur du logiciel ou la société de conseil qui nous a vendu le système. Ils pourront peut-être donner des idées qui lanceront sur la voie de cette phase 2, parfois si difficile à cerner!

Bill Kennedy, CA•TI, PMP, est spécialiste des technologies de l’information et professionnel de la gestion de projet. On peut lui écrire à w.r.kennedy@sympatico.ca ou à http://EnergizedAccounting.blogspot.com.

Yves Godbout, CA•TI, CA•CISA, est directeur des services de la TI au Bureau du vérificateur général du Canada. Il préside l’Alliance pour l’excellence en technologies de l’information de l’ICCA et dirige cette rubrique.