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      octobre 2008
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Un comité de vérification à valeur ajoutée

Par Rafal Kuczynski
Illustration : Blair Kelly

Les scandales financiers récents rappellent l’importance de pouvoir compter sur un comité de vérification aguerri

Le scandale Enron et la réaction musclée du Congrès américain à ce fiasco du système de reddition de comptes par la Loi Sarbanes-Oxley ont été sans contredit un moment charnière pour le monde nord-américain des affaires.

L’incidence de ce scandale et ses répercussions sur tout le système financier ont été si considérables que les références à l’ère pré et post-Enron font maintenant partie de la réalité. Les différents organismes de réglementation et de surveillance des marchés financiers n’ont pas tardé à se doter d’un cadre beaucoup plus strict et plus rigoureux de lois et règlements. Une panoplie d’exigences, de recommandations, de contraintes ainsi que d’outils de surveillance a été élaborée pour assurer la transparence et redonner confiance au système actuel au chapitre de la présentation des informations financières.

Importance du comité

En peu de temps, le comité de vérification est devenu un intervenant de premier plan dans le processus de communication et de présentation des informations financières. Cela n’a rien d’étonnant puisqu’il constitue, de par sa nature, la pierre angulaire du système d’information financière au sein de l’entreprise. Il en est la raison d’être.

Nouvelles réalités

Les responsabilités assumées par le comité de vérification sont devenues complexes et très variées. Souvent considérés comme un mal nécessaire ou un coût additionnel, les comités de vérification sont rapidement devenus une fonction à valeur ajoutée au sein de l’entreprise.
Auparavant plutôt passifs ou en réaction par rapport aux événements touchant l’entreprise, se limitant souvent à l’examen d’états financiers et à la lecture d’autres documents d’information, les comités de vérification sont maintenant des acteurs très engagés dans le processus global de gouvernance d’entreprise. Ils jouent un rôle proactif dans la gestion des risques, non seulement au point de vue comptable, mais également au plan des risques d’affaires et de la prévention de la fraude.

Un sondage réalisé en mars 2008 auprès des membres des comités de vérification par l’organisme américain Center for Audit Quality révèle notamment que depuis l’adoption de la Loi Sarbanes-Oxley, les changements les plus significatifs dans l’accomplissement de leur rôle ont été l’augmentation de leur engagement, l’accroissement de leur niveau de responsabilité et d’autorité ainsi que l’élargissement de l’interaction avec les vérificateurs externes.

En outre, plus des deux tiers des personnes interrogées ont indiqué que leur préoccupation quant au risque financier personnel et de poursuite à titre de membre de comité a augmenté substantiellement.

Finalement, près de 92 % croient que leur surveillance accrue, l’exigence de documenter et de certifier les contrôles internes (87 %), jumelés à l’attestation du chef de la direction et du chef des finances (CEO/CFO) (81 %) ainsi qu’une meilleure communication entre les membres du comité (85 %) ont eu une incidence positive sur les investisseurs.

Le poids de la direction

L’efficacité et la réussite réelle du comité de vérification dans l’exécution de sa mission sont grandement tributaires du ton donné par le conseil d’administration. L’importance que le conseil accorde au mandat du comité de vérification se reflétera nécessairement dans la façon de s’acquitter de ses responsabilités. Plus il est pris au sérieux, plus le travail du comité de vérification le sera également. Il est donc important que le conseil d’administration prenne l’initiative et démontre clairement sa préoccupation à ce titre.

Charte des responsabilités

La charte des responsabilités du comité de vérification constitue un outil de responsabilisation que le conseil d’administration ne peut pas négliger. Celle-ci définit et oriente son cadre de travail, spécifie son niveau d’autorité et circonscrit son champ d’action. Le mandat, les différents devoirs et obligations ainsi que les limites du comité de vérification devraient y être consignés par écrit pour s’assurer qu’ils soient compris de tous, mais également dans la perspective globale de rétroaction et d’évaluation de ce dernier.

Code d’éthique

Les valeurs éthiques, la culture de l’entreprise, les comportements acceptables et inadmissibles ainsi que les sanctions éventuelles en cas de non-conformité aux règles ainsi établies devraient être communiqués à tous les membres de l’organisation sous forme de code d’éthique. Des mécanismes tels qu’une politique de dénonciation (whistleblowing), l’analyse de la correspondance, des enquêtes auprès des organismes de réglementation et de conseillers juridiques ainsi qu’une relation étroite d’affaires avec le vérificateur externe constituent des moyens simples de déceler tout écart par rapport aux valeurs préconisées.

Président du comité de vérification

La nomination du président du comité de vérification par le conseil d’administration devrait être soumise à un processus de sélection des candidats rigoureux et structuré. Le président devrait, non seulement posséder des compétences techniques en matière d’information financière, des connaissances approfondies de l’environnement réglementaire, juridique et de la gestion des risques, mais il devrait également pouvoir exercer son leadership à la tête du comité. Le ton et l’exemple qu’il donnera orienteront et influenceront considérablement la conduite des autres membres du comité.

Composition du comité de vérification

Pour fonctionner efficacement, le comité devra être composé d’au moins trois membres indépendants. Ceux-ci devront posséder des compétences financières, des connaissances suffisantes de l’industrie, de l’entreprise et des différents facteurs qui l’influencent.

Ces membres devront aussi cumuler une expérience pertinente dans le domaine de l’entreprise ou de la société. De plus, les membres devront avoir suffisamment de temps pour pouvoir se consacrer aux charges qui leur incombent. Le conseil pourra aussi limiter ou interdire aux membres de siéger à un trop grand nombre de comités.

Formation continue

Pour assumer pleinement leurs différents rôles et responsabilités d’une façon efficace et optimale, les membres du comité devront être à l’affût de tout changement qui pourrait influencer son fonctionnement et leur mandat. La formation des membres ne devra pas se limiter à l’expertise comptable et aux exigences en matière de présentation de l’information financière.

Un apprentissage approprié et continu devra comporter des domaines variés comme l’évolution de l’environnement d’affaires et de l’industrie, les technologies d’information, les processus et contrôles internes, les développements au chapitre de la gouvernance, la gestion des risques ainsi que la conformité règlementaire et juridique.

Des séances d’information sous forme de participation à des cours externes, de colloques, de conférences ou de rencontres formelles à l’interne constituent les meilleures pratiques.

Communication et réunions

La communication revêt sans aucun doute une importance capitale dans le bon fonctionnement du comité. En discutant, en faisant enquête, en confrontant les idées et en prêtant une oreille attentive aux différents intervenants, le comité sera en mesure d’apprécier les principaux enjeux et d’identifier rapidement les problèmes potentiels et les zones à risque.

Qu’il s’agisse d’un traitement comptable complexe, d’un poste nécessitant un devis estimatif, d’une transaction inhabituelle pouvant prêter à interprétation, ou d’une question pour laquelle la direction possède une certaine latitude dans le traitement comptable, le comité devra adopter une attitude de scepticisme par rapport à la direction. Il devra aussi tenir compte du parti pris potentiel de cette dernière et il devra évaluer le bien-fondé des conclusions de cette direction.

De même, le comité devra s’informer auprès du vérificateur externe de toutes zones nébuleuses ayant fait l’objet de devis estimatifs, de discussions ou de conflits. Si les circonstances l’exigent, le comité devrait demander à la direction d’obtenir l’opinion d’un expert indépendant pour soutenir son argumentation.

Lors de réunions périodiques, tout élément considéré comme important devrait faire l’objet d’un débat afin de bien circonscrire la problématique et de porter par la suite un jugement éclairé.

Évaluation des processus

Comme la qualité d’information communiquée par la direction repose sur l’efficacité et le bon fonctionnement du processus d’information financière, le comité devra s’assurer périodiquement que ce dernier est adéquat. Il devrait donc déterminer, en interrogeant la direction, si les contrôles mis en place pour colliger, traiter et présenter l’information sont convenables et fonctionnels.

L’analyse devrait porter sur des aspects comme la sélection des tâches, l’étude de l’environnement de contrôle, les contrôles informatiques, les accès aux différents modules et applications comptables, aux niveaux d’autorisation et de révision, etc. Les réponses fournies par la direction pourront être facilement corroborées ou infirmées par l’appréciation du vérificateur externe.

Évaluation de la direction

Le comité devra s’assurer régulièrement que la direction possède les ressources et les compétences adéquates ainsi que des connaissances suffisantes pour s’acquitter de ses obligations en matière d’établissement d’états financiers ainsi que de conformité réglementaire et juridique.

Un élément clé de cette évaluation consistera à déterminer si le personnel est bien informé et s’il se conforme aux nouveaux règlements. Plusieurs entreprises ont déjà mis en place un plan formel et structuré pour déceler toute nouvelle exigence pouvant avoir une incidence significative sur leur situation actuelle ou à venir.

Encore une fois dans ce contexte, la rétroaction du vérificateur externe devient un outil important de cette évaluation.

Relations avec le vérificateur externe et l’utilisation de spécialistes

Étant chargé de nommer le vérificateur externe et d’approuver l’embauche d’autres spécialistes si les circonstances l’exigent, le comité de vérification devrait vérifier que ces derniers sont indépendants, qu’ils possèdent les compétences, les connaissances et l’expertise nécessaires pour mener à bien leurs mandats respectifs.

Le comité devrait développer une relation de collaboration avec le vérificateur externe. Une saine communication est un élément clé de cette relation professionnelle.

Évaluation

Une auto-évaluation ainsi qu’une évaluation de la part du conseil d’administration devraient être effectuées périodiquement pour s’assurer que le comité s’acquitte bien de ses devoirs et responsabilités.Cette évaluation devrait être effectuée en rapport avec les tâches et les rôles dévolus à ce comité, tels que décrits dans la charte des responsabilités du comité de vérification.

Priorités, défis actuels et à venir

Un sondage effectué en 2007 par KPMG International auprès de membres des comités de vérification révèle que leurs priorités à court terme viseront l’application des jugements et devis estimatifs comptables critiques, des contrôles internes, de la gestion des risques ainsi que des technologies de l’information.

Par ailleurs, ce même sondage indique que la communication, la coordination, l’établissement des priorités, le déroulement des rencontres du comité, le processus d’auto-évaluation ainsi que la gestion des risques, en particulier ceux reliés aux technologies d’information et à l’utilisation des ressources de vérification interne, nécessitent une amélioration aux chapitres de l’efficacité et de l’efficience.

Conclusion

L’ère post-Enron est bel et bien amorcée. Jusqu’à présent, les comités de vérification ont bien répondu à leurs nouveaux rôles ainsi qu’à leurs responsabilités. Toutefois, dans cet environnement réglementaire en constante évolution, de nombreux défis les attendent au cours des prochaines années. Les comités de vérification devront composer avec de nouvelles réalités et de nouvelles exigences. Ils seront aussi appelés à innover dans le but d’assurer l’efficacité et l’efficience de leur fonctionnement.

Rafal Kuczynski, CA, est directeur au bureau montréalais de RSM Richter.

Yves Nadeau, CA et associé au même bureau, dirige cette rubrique.