Réduire l’utilisation du papier au travail

Par Jeff Kress
Illustration : John Sapsford

Privilégier la technologie au profit du papier peut engendrer d’importantes économies pour une entreprise

L'utilisation des ordinateurs au travail n’a jamais été aussi répandue, et les écrans sont maintenant plus grands et plus reposants pour les yeux. La plupart des documents sont produits sur support électronique, et la vie sans le courrier électronique serait maintenant difficile à imaginer.

Pourtant, le papier n’a pas encore disparu de la surface des bureaux : les classeurs sont pleins et les documents papier s’empilent dans les locaux ou doivent être archivés à l’extérieur. L’accumulation de papier demeure un problème.

Les organisations peuvent tirer des avantages concrets de la technologie pour réduire leur dépendance aux documents papier. La diminution des coûts d’exploitation en est un.

En effet, il est plus économique et plus rapide d’envoyer des documents électroniques que d’envoyer des documents papier par messageries, et le stockage électronique coûte beaucoup moins cher que l’entreposage de dossiers papier. Les données électroniques sont également plus faciles à archiver : il suffit d’en faire une copie de sécurité et de conserver celle-ci dans un endroit sûr, hors du lieu de travail.

En revanche, un incendie, une tempête majeure ou une inondation suffit à détruire les dossiers papier de façon permanente. L’utilisation de documents de travail électroniques peut aussi accroître la productivité.

Il est plus efficace de faire une recherche par mot-clé dans un document électronique que de dépouiller des dossiers papier. Les logiciels permettent aux auteurs et aux réviseurs d’économiser du temps et rendent la recherche de documents plus facile. L’utilisation de formulaires électroniques et de documents normalisés peut favoriser une plus grande conformité aux politiques et procédures et améliorer le contrôle de la qualité. Par exemple, l’implantation d’un progiciel de dossiers de travail tel que Caseware, en combinaison avec un progiciel de vérification tel que le Guide du praticien, peut améliorer considérablement la conformité au processus de contrôle de la qualité de toute organisation de vérification.

Numérisez les documents

Les organisations reçoivent et produisent des documents papier tous les jours. Comment peuvent-elles donc réduire leur dépendance au papier?

D’abord, elles doivent offrir aux membres de leur personnel la possibilité de numériser les documents. Le numériseur doit être rapide, produire des images de qualité et être disponible lorsque les employés en ont besoin. Si la numérisation est trop lente ou si la qualité des images numérisées est inadéquate, les employés continueront de privilégier le papier.

Elles doivent aussi leur fournir les outils nécessaires à l’utilisation efficace des documents électroniques. Il n’y a rien de pire que d'essayer de lire un document électronique sur un moniteur trop petit. L’utilisation de plusieurs moniteurs ou de moniteurs grand écran peut aider. Les employés doivent également être en mesure de modifier, de chercher et de réviser efficacement les documents électroniques.

Enfin, les organisations doivent conserver leurs documents afin d’en permettre la récupération, la sauvegarde et l’archivage. Les systèmes de gestion des dossiers et les programmes de dossiers de travail peuvent accroître la productivité et rendre les activités plus efficaces tout en s’attaquant aux problèmes de sauvegarde, d’archivage et de récupération des documents après un sinistre.

Transformez les documents papier en documents numériques à l’aide d’un numériseur

La numérisation a beaucoup progressé au cours des dernières années. Finis les numériseurs à plat lents et volumineux qui produisaient des images de mauvaise qualité. De nombreux modèles de numériseurs de qualité sont maintenant disponibles à un prix raisonnable. Les numériseurs se divisent en deux grandes catégories : ceux permettant de numériser d’importantes quantités de documents rapidement et les numériseurs portatifs pour les gens qui travaillent à l’extérieur du bureau.

La plupart des nouvelles imprimantes/photocopieuses réseau peuvent aussi servir de numériseur haute vitesse, permettant l’envoi par courriel d’images numérisées à tous les utilisateurs du réseau. Puisque la plupart des organisations utilisent déjà une imprimante/photocopieuse réseau, le coût de la mise en œuvre de ce type de solution est généralement peu élevé. Si votre photocopieur réseau actuel ne prend pas en charge cette application, songez à passer à un modèle supérieur lors d’un prochain achat ou d’une prochaine location.

Toute une gamme de numériseurs/photocopieurs/imprimantes pour la maison ou la petite entreprise s’offrent aux petits cabinets et aux praticiens exerçant seuls. Ces appareils permettent de produire des images de qualité à une vitesse de numérisation acceptable, et ce, à un prix raisonnable. Le numériseur portatif peut aider les gens qui travaillent souvent à l’extérieur du bureau à réduire leur consommation de papier. Bien que la plupart des documents de travail soient produits sur support électronique, certains ne sont disponibles que sur support papier. La qualité des numériseurs portatifs s’est grandement améliorée au cours des dernières années, et ils peuvent être très petits.

La société Planon fabrique ce qu’elle affirme être le plus petit numériseur couleur au monde. Ne mesurant qu’une vingtaine de centimètres et pesant à peine 57 grammes, il permet de numériser une feuille format lettre en cinq secondes. Les numériseurs n’ont jamais été si portatifs.

La vitesse de numérisation, la qualité de l’image et le prix sont les principaux facteurs qui doivent être pris en compte lors du choix d’un numériseur portatif. Les petits numériseurs sont généralement plus lents, plus coûteux et produisent des résultats de moindre qualité. Méfiez-vous à moins que la taille ne soit le facteur le plus important à vos yeux.

Comme il existe de nombreux numériseurs portatifs sur le marché, vous devrez définir vos priorités avant d’acheter. Les numériseurs conviennent bien au traitement de l’image de documents papier, mais quel format de fichier devrait-on utiliser lors de la numérisation?

La première option consiste à créer un fichier image tel qu’un fichier au format TIFF, qui est généralement pris en charge par les programmes de retouche d’images et les logiciels de publication et de mise en page.

La deuxième option consiste à créer un document PDF. La plupart des numériseurs sont accompagnés d’un logiciel de reconnaissance optique de caractères (ROC), qui permet de saisir du texte tapé, imprimé ou manuscrit et de le traiter afin de l’éditer à l’aide d’un logiciel de traitement de texte. Les logiciels de ROC peuvent aussi servir à la saisie de fichiers PDF ou TIFF. Si la qualité de ces logiciels s’est améliorée considérablement, celle du document papier source et du numériseur continue d’avoir une incidence sur la facilité d’emploi des documents électroniques produits à l’aide de logiciels de ROC. Le format PDF est la norme de fait pour les documents imprimables sur Internet, et le lecteur PDF est gratuit, ce qui facilite le partage de fichiers PDF.

On effectue une recherche par mot et on trouve facilement des sections clés dans un document volumineux, un avantage considérable comparativement au papier. Un vaste éventail d’outils d’édition permet d’ajouter des commentaires aux documents PDF, d’en surligner des sections ou d’y laisser des marques de vérification.

Quels changements informatiques favoriseraient l’utilisation de documents électroniques au lieu du papier?

Travailler à l’ordinateur toute la journée exige un bon moniteur. Réviser plusieurs documents en même temps sur un petit écran ne fonctionne tout simplement pas.

Les moniteurs sont plus grands, plus lumineux et plus abordables que jamais auparavant et ils réduisent la fatigue visuelle. Mais que faire si un seul moniteur ne suffit pas? La plupart des ordinateurs de bureau et des portables peuvent accueillir au moins deux moniteurs à la fois. La mise à niveau de la carte vidéo d’un ordinateur peut permettre le branchement de moniteurs supplémentaires. Pour les praticiens qui passent beaucoup de temps à vérifier des références et qui consultent de nombreux documents en même temps, l’ajout d'un moniteur peut accroître la productivité.

Un argument en faveur du papier est le fait qu’il est plus facile et plus rapide de dessiner un diagramme ou un graphique sur du papier que de le faire à l’aide d’un programme informatique. Taper des notes pendant une réunion n’est peut-être pas la meilleure option. Il se peut aussi que la vitesse de frappe cause problème.

Dans pareils cas, les gens préfèrent souvent le papier. Toutefois, la tablette PC, un portable muni d’un moniteur qui sert d’écran tactile et de tablette d’écriture, aide à combler cette lacune. Elle rend la prise de notes ou la réalisation de graphiques aussi facile que l’écriture sur papier (et nous épargne l’étape de la numérisation des images ou de la retranscription des notes dans un traitement de texte). Les acheteurs récents d’un portable ou d’un ordinateur de bureau qui souhaitent utiliser la fonctionnalité tablette PC peuvent connecter une tablette externe à leur ordinateur avec un port USB. Windows XP Tablet Edition et Windows Vista offrent la fonctionnalité tablette. Malheureusement pour les utilisateurs de MAC, Apple ne vend pas de tablette PC pour le moment.

Les documents électroniques exigent une plus grande capacité de mémoire. Heureusement, la capacité des mémoires augmente sans cesse et leur coût diminue. Pour la plupart des petits cabinets, la mémoire requise supplémentaire pour le stockage de documents électroniques est minimale, comparativement à l’espace requis pour entreposer une quantité égale de papier. Il suffit de sauvegarder les données et de les conserver hors du lieu de travail. Les copies de sauvegarde envoyées à l’extérieur permettent la restauration des systèmes et des données à la suite d’un sinistre.

Organisation et gestion des documents électroniques

Les systèmes de gestion de fichiers aident à organiser et à gérer les données électroniques, permettant aux membres du personnel de trouver l’information qu’ils cherchent de façon rapide et efficiente. Dans sa forme la plus simple, un tel système consiste en la mise en place d’un serveur de fichiers réseau facilitant l’accès aux documents.

Les grandes organisations peuvent envisager un système de gestion électronique de documents ou un système de gestion du contenu. Ces deux types de systèmes sont similaires et visent l’amélioration de la gestion, du suivi et du stockage des documents électroniques. Ils peuvent procurer des avantages supplémentaires relatifs à la sauvegarde et aider les organisations à répondre aux exigences en matière d’archivage liées à la profession, aux lois ou aux processus d’affaires. Les experts-comptables peuvent économiser temps et argent grâce aux logiciels de dossiers de travail tels que Caseware. Si tous les grands cabinets de CA se servent de ces logiciels, de nombreux petits cabinets conservent des dossiers manuels. Les fonctionnalités de gestion électronique de documents, de piste de vérification et de préparation de feuilles maîtresses et d’états financiers offertes par les logiciels de dossiers de travail procurent des avantages importants, notamment des missions plus courtes, une plus grande cohérence, un meilleur contrôle de la qualité et une augmentation de la productivité, en évitant aux employés de préparer des documents de travail sur support papier.

Autres facteurs

Revoir les processus d’affaires peut aider à trouver des façons de réduire l’utilisation du papier. Par exemple, se demander pourquoi une organisation produit, distribue et stocke certaines données peut permettre de cibler les améliorations à apporter aux processus afin d'économiser temps et argent. Avant d’aller de l’avant avec la transition aux documents électroniques, les organismes publics doivent prendre en compte les implications légales découlant d’un tel changement. Par exemple, les titres fonciers électroniques ne possédaient aucune valeur légale en Saskatchewan jusqu’à ce que la loi sur les titres fonciers ne soit modifiée. Certaines tâches sont peut-être plus faciles à accomplir à l’aide de papier, mais la réduction de son utilisation au travail a des avantages indéniables.

Jeff Kress, CA•TI, CISA, CISSP, est directeur principal au sein du Bureau du vérificateur provincial de la Saskatchewan. On peut le joindre par courriel à jeffdress@sasktel.net.

Yves Godbout, CA•TI, CA•CISA, est directeur des services de la TI au Bureau du vérificateur général du Canada. Il préside l’Alliance pour l'excellence en technologies de l’information de l’ICCA et dirige la rubrique Informatique de CAmagazine.