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      décembre 2008
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Le risque lié à l’information sur les produits demeure élevé*

L’information sur les produits surpasse tous les autres processus financiers et comptables en ce qui concerne les risques d’erreurs et d’inexactitudes

Par Gerry Murray

* Le présent texte est la version intégrale d’un article résumé dans le numéro de décembre 2008 de CAmagazine.

Pour de nombreuses sociétés, la question de la comptabilisation des produits demeure l’une des plus épineuses en matière d’information financière. En effet, plus de 40 % des répondants à un sondage récent indiquent que la comptabilisation des produits est plus susceptible de faire l’objet d’erreurs et de comporter des inexactitudes que tout autre processus financier ou comptable clé.

Dans le cadre du sondage, réalisé par RevenueRecognition.com en collaboration avec International Data Corporation (IDC), 586 sociétés (dont 26 au Canada) ont été interrogées sur la complexité de l’information financière et les risques qui sont associés. Les résultats montrent que la comptabilisation des produits est non seulement le processus le plus susceptible de faire l’objet d’erreurs et de comporter des inexactitudes, mais également celui qui est considéré comme le plus complexe à gérer et à l’égard duquel les erreurs présentent le niveau d’importance relative le plus élevé par rapport aux états financiers. Cette triple menace peut être attribuée à l’utilisation généralisée des feuilles de calcul électroniques et à une méconnaissance des applications qui permettent d’automatiser le processus d’information sur les produits.

Sociétés présentant un risque élevé

Quelque 34 % des sociétés interrogées indiquent que la complexité de leurs activités et la déficience de leur infrastructure d’information entraînent un risque d’erreurs élevé dans leur information sur les produits. Le nombre et le type de modèles d’affaires utilisés constituent un facteur clé à cet égard. Les sociétés présentant un risque élevé sont en effet beaucoup plus susceptibles d’utiliser des contrats à éléments multiples, la facturation par abonnement ou la facturation à l’utilisation, et les modèles de redevance ou de concession de licence.

Ces modèles d’affaires exigent un traitement séparé de la facturation et de la comptabilisation des produits, ce qui a une incidence opérationnelle importante. «Lorsque les produits et la facturation sont traités séparément, un ensemble de critères complètement distincts régissent le traitement des produits, de leur génération à leur présentation dans les états financiers», explique Gottfried Sehringer, directeur de la rédaction de RevenueRecognition.com. «L’infrastructure de TI classique, fondée sur des applications financières génériques, ne permet pas de traiter le cycle des ventes, qui est beaucoup plus complexe que la facturation. Il s’ensuit un processus truffé d’interventions manuelles et de feuilles de calcul.» 

Principaux défis de l’automatisation

L’une des principales lacunes de l’infrastructure d’information financière ou de gestion intégrée traditionnelle a trait à la coordination des nombreux événements d’affaires et des sources de données connexes qui sous-tendent la comptabilisation des produits. Dans une grande société, ce type d’événements se produit tous les jours, dans tous les services qui traitent avec les clients : ventes, service à la clientèle, expédition, soutien, etc. Les activités des partenaires et des clients ainsi que l’information qu’ils présentent peuvent également avoir une incidence considérable sur le respect des critères de comptabilisation des produits et la documentation connexe. En matière de comptabilisation des produits, la complexité réside dans le suivi de toutes ces activités, leur rapprochement avec les dispositions de chaque contrat conclu avec des clients (qui peuvent être particulières à chaque client, produit et service) et l’analyse des activités par rapport à la méthode de comptabilisation des produits, afin de déterminer le moment auquel il convient de comptabiliser tel ou tel élément des produits et les motifs de ce choix.

Quatre catégories d’événements d’affaires constituent des défis en la matière, tant pour le groupe d’entreprises présentant un risque élevé que pour celui présentant un risque faible :

En outre, le groupe présentant un risque élevé est plus susceptible d’appliquer des critères de comptabilisation des produits pour lesquels entrent en jeu des éléments tels que l’attribution des coûts, les conditions de paiement, l’indépendance des exercices, les encaissements, l’utilisation / la consommation, des événements ayant pour effet de réduire les produits (rabais et redevances) et les garanties. Ces questions sont particulièrement délicates, car elles peuvent entraîner une nouvelle répartition et des produits négatifs sur plusieurs périodes.

Un processus qui demande temps et main-d’œuvre

Lorsque la complexité des opérations génératrices de produits augmente, le processus d’examen et d’approbation doit évoluer en conséquence afin que chaque poste soit traité conformément à la convention relative aux produits de la société. La Figure 3 montre l’écart considérable entre le pourcentage d’opérations mensuelles examinées par les deux groupes. Les deux tiers des sociétés présentant un risque faible en examinent 10 % ou moins, tandis que 86 % des sociétés présentant un risque élevé en examinent plus de 10 %.

L’examen d’un nombre aussi important d’opérations demande beaucoup de temps et de main-d’œuvre. Les risques et la complexité s’en trouvent accrus, car davantage de contrôles internes doivent être mis en œuvre pour garantir la séparation des tâches, l’intégrité de la vérification de chaque opération et la disponibilité de la documentation à l’appui de chaque décision relative aux produits.

Les feuilles de calcul et la fragmentation des données accroissent le risque

Le sondage effectué cette année révèle également que 92 % des répondants provenant de sociétés ouvertes utilisent des feuilles de calcul aux fins d’une ou de plusieurs des activités clés de comptabilisation des produits suivantes :

Il s’agit du même pourcentage que ce que révélait un précédent sondage mené par RevenueRecognition.com et IDC (Enterprise systems and revenue recognition: the missing link, 2006). Le fait que ce chiffre n’ait pas changé en deux ans indique que les sociétés n’ont accompli aucun progrès pour réduire les risques associés à leur processus d’information sur les produits.

Le sondage a en outre permis de découvrir que l’information sur les produits est généralement fragmentée entre, en moyenne, 11 sources de données. Près du quart des répondants font état de 16 sources de données ou plus, notamment les feuilles de calcul, les systèmes financiers, les modules de gestion intégrée, les systèmes personnalisés, les systèmes de facturation, les systèmes de gestion des commandes, les systèmes de gestion de projets, les modules de gestion de la relation client, les catalogues de prix, et même des documents Word.

Amélioration des processus d’information sur les produits

Étant donné la complexité des processus d’information sur les produits et les risques qui y sont associés, comment les sociétés peuvent-elles améliorer la gestion de leurs produits? Les répondants indiquent que l’optimisation de leurs processus et politiques internes constitue leur premier choix. Cela n’a rien d’étonnant, mais le classement des trois autres choix n’est pas à l’avenant. Vu l’utilisation généralisée des feuilles de calcul et les risques connus qu’elle entraîne, il est surprenant que si peu de sociétés s’emploient à les éliminer (voir la Figure 4).

Le classement accordé aux autres choix liés aux technologies (la mise en place de nouveaux systèmes de gestion intégrée et des systèmes les plus performants) constitue peut-être une explication de cette situation. Un manque de connaissances des technologies pourrait en effet être en cause. La raison pour laquelle les feuilles de calcul sont si largement utilisées dans le processus d’information sur les produits est que les systèmes de gestion intégrée ne permettent  pas la gestion de ce processus. Il semble donc illogique (et coûteux) de mettre en place un nouveau système. Une cause possible de la prévalence des feuilles de calcul se dessine donc : il se peut qu’on ne connaisse pas les applications spécialisées qui permettent de relier les données sur les produits, les contrôles comptables et les contrôles internes, et d’éliminer ainsi la nécessité des feuilles de calcul, tout en fournissant un relevé de vérification de toutes les opérations liées aux produits.   

Gerry Murray est le rédacteur en chef de RevenueRecognition.com