10 erreurs à éviter dans le choix d’un logiciel

Solutions d'affaires en matière de technologie

Par Michael Burns

Pour de nombreuses sociétés, le remplacement d’un système est aussi agréable qu’une visite
chez le dentiste : nécessaire, mais possiblement douloureux. On peut souvent gagner du temps grâce à des mesures préventives, comme les mises à niveau. Par contre, si le soutien n’est plus assuré pour votre système actuel ou si un changement dans l’entreprise l’a rendu inadéquat, vous devrez en acheter un nouveau. Voici les dix erreurs les plus fréquemment commises :

1. Les besoins sont mal définis. Vous aurez de mauvaises surprises si vos besoins ne sont pas définis clairement. La priorisation est fondamentale, sans quoi vous obtiendrez plus que ce que vous demandiez, tant en coûts qu’en complexité. Demandez aux distributeurs de vous dire dans quelle mesure leurs systèmes répondent à chaque besoin. Habituellement, ils ne vous induiront pas en erreur si vos besoins sont définis sans ambiguïté. Ils savent que votre décision sera fondée sur la confiance, et qu’ils perdront votre confiance s’ils ne vous disent pas la vérité.

2. L’étendue du système n’est pas définie. L’étendue se contracte ou s’élargit, sauf si on la délimite dès le début et qu’on s’y tient. Il est acceptable de modifier l’étendue, mais seulement après en avoir compris les conséquences, et si la modification a été approuvée.

3. Le manque d’adhésion des utilisateurs. Si les utilisateurs du nouveau système n’ont pas la motivation d’en assurer la réussite, attendez-vous à des problèmes. Les employés doivent participer au processus dès le début. Vous devez aussi vous assurer que la haute direction accepte la méthodologie utilisée, l’échéancier et le budget. Il est très efficace de demander à la haute direction de définir les critères de réussite avant de sélectionner le logiciel, puis de montrer que ces critères ont été remplis.

4. Faire appel aux mauvaises personnes. Votre projet n’ira nulle part si les personnes qui y travaillent sont peu motivées ou ont des connaissances limitées. Au moins une personne-ressource doit être désignée pour la mise en œuvre. Vous aurez aussi besoin du concours d’«experts» qui connaissent bien les processus administratifs en cause, et qui pourraient devoir y consacrer 25 % de leur temps.

5. Se concentrer uniquement sur les fonctions. De nombreuses sociétés passent trop de temps à évaluer les fonctions d’un système et pas assez à choisir les personnes qui le mettront en œuvre. Celles-ci doivent avoir une bonne connaissance du secteur d’activité et du produit, ainsi que posséder des compétences en gestion de projets. De plus, les personnes recommandées par le développeur du logiciel peuvent l’être pour des raisons politiques plutôt que pratiques.

6. Négliger les petits développeurs. De très bons développeurs s’occupent de certains secteurs particuliers. Malgré leur petite taille, ces sociétés ne posent pas nécessairement un risque. Elles n’ont pas besoin d’un grand nombre de nouvelles ventes pour être rentables.

7. Ne pas améliorer les processus administratifs. La mise en œuvre d’un nouveau système est l’occasion par excellence d’apporter des améliorations à vos processus administratifs. Assurez-vous de bien connaître les problèmes de votre système actuel et veillez à ce que le nouveau système contribue à les régler.

8. L’absence de script. Vous devriez donner au développeur un script décrivant tous vos processus administratifs, les problèmes à résoudre, les scénarios et les besoins, de même que des exemples de formulaires et de rapports (voir le numéro de novembre à www.camagazine.com/ecart).

9. Une gestion des risques inadéquate. Demandez aux sceptiques ce qui pourrait mal tourner, et les mesures qu’ils proposent pour y remédier. Envisagez aussi d’aller chercher une aide extérieure pour réduire les risques.

10. Une gestion de projets inadéquate. La plupart des gens apprennent la gestion de projets sur le tas. On trouve pourtant une foule de ressources dans le domaine, comme le site du Project Management Institute (http://www.pmi.org). Dans de prochains articles, nous nous pencherons sur les concepts et les outils de la gestion de projets.

Michael Burns, M.B.A., CA, est président de 180 Systems (www.180systems.com), cabinet-conseil indépendant dont les services comprennent l’analyse des processus, la sélection de systèmes et la vérification informatique. On peut le joindre au 416-485-2200 ou à mburns@180systems.com.