Courriels : la coupe est pleine!

Un nouveau sondage montre qu’en matière de courriels d’affaires, le moins est le mieux. Vingt-neuf pour cent des cadres en publicité et en marketing sondés aux États-Unis estiment que la réception de gros fichiers non sollicités constitue l’aspect le plus agaçant de la communication en ligne avec les relations d’affaires. Un autre 29 % d’entre eux considèrent la réception de messages superflus du type «répondre à tous» comme l’habitude la plus irritante en matière de courriel.

«Étant donné que les professionnels comptent de plus en plus sur la communication par courriel, la gestion des messages demande plus de temps et devient plus difficile», de dire Tracey Fuller, directrice administrative de The Creative Group. «Lorsqu’on compose un courriel, il est préférable d’être concis et d’énoncer les mesures requises au début du message.»

Tracey Fuller souligne que, même si le courriel est considéré comme une forme de communication informelle, les règles d’étiquette s’y appliquent. «Les professionnels devraient tenir compte du destinataire auquel ils s’adressent et rédiger des messages pertinents, clairs et faciles à classer. Non seulement vous respectez ainsi le temps des autres, mais vous faites en sorte de recevoir la réponse voulue.»

Il donne les conseils suivants pour rédiger des courriels efficaces :

Optez pour la légèreté. Créez des liens pour les photos, les présentations PowerPoint et autres gros fichiers, ou proposez de les envoyer sur demande. De nombreux professionnels ont une boîte de réception à capacité limitée, sans compter que les gros fichiers joints peuvent être difficiles à ouvrir ou gruger de l’espace devant servir à d’autres fins.
N’appuyez pas trop rapidement sur la détente. Avant de répondre à tous, demandez-vous si votre réponse aura un intérêt pour chaque personne de la liste, et retirez le nom de celles dont ce n’est pas le cas. À l’inverse, si une copie d’un message que vous recevez a été envoyée à quelqu’un d’autre, assurez-vous d’envoyer une copie de votre réponse à cette personne si elle a besoin de l’information.
Soyez précis. L’objet du courriel permet d’informer le destinataire du sujet de la communication et des actions requises. Il facilite aussi le classement du courriel. Par exemple, au lieu d’indiquer «Réunion d’aujourd’hui», utilisez l’intitulé «À examiner svp : ordre du jour concernant la stratégie de marque».
Éclaircissez le mystère. Au lieu de transmettre un long échange de courriels à vos collègues à titre informatif, les forçant ainsi à faire défiler le message pour comprendre pourquoi ils en ont reçu copie, faites un bref résumé de la situation. Cela leur permettra de décider s’ils veulent prendre connaissance des détails ou non.
Évitez de «crier au loup». La marque «haute priorité» doit être réservée aux messages réellement urgents.