Couper sans peiner

Par Paul Brent
Illustration : Mike Constable

Dans la course sans fin aux réductions de coûts, les coupures d’effectifs et autres mesures drastiques ne suffisent plus. Aujourd’hui, il faut se montrer créatif et prendre des risques

Au début des années 2000, le fabricant de produits électriques Hubbell Canada LP savait qu’il lui fallait mettre le nez dans ses transports, longtemps négligés. Alors que la livraison de produits à ses clients partout au Canada est au cœur de ses activités, cette entreprise n’avait pas de directeur à plein temps de la logistique et des transports, et elle n’était pas sûre de pouvoir justifier le salaire d’une telle personne. Après beaucoup de planification et de recherches, Hubbell a conclu qu'elle pouvait atteindre le résultat recherché sans nuire à son bénéfice net, voire même en réalisant des économies. La solution retenue par l’entreprise de Pickering (Ontario) a été de recourir à l’impartition. La décision s’est traduite dès la première année par des économies de 273 000 $ en coûts d’expédition.

L’époque où les entreprises sabraient dans leurs coûts est bel et bien révolue, et faire des coupes sombres dans les effectifs alors que les salariés travaillent déjà d'arrache-pied n’est pas une solution.

Il faut aujourd’hui expérimenter et prendre des risques. Les entreprises se tournent vers l’impartition des fonctions clés comme la logistique, les économies d'approvisionnement, le transfert des coûts aux fournisseurs, l’amélioration de leur site Web et de son référencement par les moteurs de recherche, le réaménagement intérieur des bureaux et même la réalisation concrète du bureau sans papier si longuement promise. Grâce au hasard heureux de la géographie qui fait du Canada le pays voisin de la plus grosse économie mondiale, les entreprises canadiennes sont des exportatrices énergiques. Mais les temps sont durs pour celles qui approvisionnent les consommateurs américains. Le coût du carburant a explosé, les embouteillages à la frontière sont fréquents et la force du dollar canadien a encore rogné les profits.

Tout cela fait le bonheur des firmes de sous-traitants en logistique qui analysent le système de transport de l’entreprise, lequel représente souvent entre 3 % et 10 % du budget de celle-ci, et imaginent un plan pour réduire ce coût. «Faire économiser 1 million de dollars à une entreprise qui affiche une marge nette de 10 %, c’est comme lui faire gagner 10 millions de chiffres d’affaires de plus», explique Brian Bertrand, président et chef de la direction de C&S Logistics Solutions Ltd., située à Markham (Ontario), l’entreprise choisie par Hubbell pour s’occuper de sa logistique. «Un PDG qui décrocherait un contrat de 10 millions de dollars sauterait au plafond. Or, on peut économiser 1 million au niveau de l’expédition.» Une économie d’un million de dollars sur les coûts d’expédition annuels, c’est le résultat que C&S obtient régulièrement pour ses clients.

Les sous-traitants en logistique, dit-il, «examinent le réseau de transport de leurs clients, leur fonctionnement, les transporteurs routiers avec lesquels ils font affaire, puis créent un système plus efficient et plus adapté aux besoins des clients, en renégociant avec les meilleurs transporteurs aux conditions du marché du moment».

Ces spécialistes des hauts et des bas du secteur du transport routier en Amérique du Nord, évalué à 800 milliards $, peuvent obtenir de l'espace à prix d’aubaine dans des camions ou des wagons à moitié vides. «Aucun transporteur ne peut ajuster ses commandes, pour que ses camions ou wagons soient toujours aussi pleins en descendant vers le sud qu’en remontant vers le nord», explique Brian Bertrand. La recherche d’économies est le principal motif qui pousse une entreprise à sous-traiter, mais ce n’est pas le seul. «Il se peut que la logistique ne fasse pas partie des compétences de base de l’entreprise ou, s’il s’agit d’une multinationale, qu’elle n’ait pas une clientèle assez large au Canada pour justifier un établissement autonome, y compris bâtiments, moyens de transport et personnel de livraison», explique Charlie Meilach, directeur des transports de Métro Canada Logistique, dont le siège social est à Montréal. «Bon nombre de clients nous demandent d’organiser leurs transports». À part les fluctuations du cours du change entre dollars canadien et américain, et les hauts et les bas de l’économie, les variations saisonnières des tarifs d’expédition peuvent aussi être considérables. Par exemple, la récolte des melons dans le sud des États-Unis mobilise de nombreux camions pour le transport des fruits, et peut faire bondir de 30 % à 40 % les tarifs au départ de la Floride ou de la Géorgie.

Hubbell a réalisé des économies considérables en décidant d’avoir recours à l’impartition. Ses activités au Canada sont de taille. Pickering, où elle a son siège social, un entrepôt de près de 120 m2 et une usine, lui sert de centre de distribution pour le Canada. On y manipule quelque 7 500 articles différents, allant des petites composantes électriques aux réverbères de 15 mètres de haut. Hubbell possède en outre une usine dans la région de Montréal, qui expédie sa production à Pickering ainsi qu’à des clients aux quatre coins du Canada.

C&S prévoyait pouvoir réduire les coûts de transport de Hubbell de 150 000 $ par des initiatives comme le regroupement des expéditions, l’obtention de meilleures conditions de la part des transporteurs routiers et le remplacement de la société d’expédition de petits colis par une autre. Au départ, Hubbell était réticente à effectuer un tel changement. «C’était l’inconnu», explique Debbie Drozda, directrice de l'exploitation de Hubbell. «Vous demandez à quelqu’un de gérer vos affaires, vos activités de fret tout en assurant la satisfaction de vos clients. Mais l’économie était substantielle et je ne pouvais pas en faire abstraction.» Les économies réalisées par Hubbell ont été de 82 % supérieures à ce qui était prévu, et elles se sont maintenues au même niveau d’année en année.

L’impartition de la logistique a aussi apporté à l’entreprise des bienfaits inattendus. «En sous-traitant la logistique à C&S, nous avons pu nous concentrer sur nos processus internes pour améliorer l’efficience de notre centre de distribution», explique Debbie Drozda. Même si la qualité du service offert par C&S explique la fidélité de Hubbell, les clients potentiels sont séduits par la perspective de réaliser des économies de coûts. Bien que la plupart des fabricants se concentrent sur les gains de parts de marché, il peut être facile de réaliser des économies de coûts importantes, et les dollars ainsi économisés se répercutent sur le bénéfice net.

Un autre aspect de la gestion de la chaîne logistique souvent négligé par les entreprises réside dans les efficiences réalisées du côté de l’approvisionnement. Les responsables des achats au Canada se sont dotés d’un titre professionnel (approvisionneur professionnel agréé) et ont formé l’Association canadienne de gestion des achats, forte de quelque 40 000 membres liés aux secteurs du détail, de l'industrie, des transports, des administrations publiques ou des services. Pourtant, les approvisionneurs professionnels ont encore souvent mauvaise réputation parce qu’ils sont débordés de travail, mal utilisés par les entreprises ou parce que, malgré leur titre professionnel, ils n’ont pas l’expérience nécessaire, explique Kevin Taylor, acheteur principal chez le fabricant d’instruments médicaux MDS Analytical Technologies à Concord (Ontario).

«Du point de vue de l’efficience, avoir un acheteur qui connaît le processus, l’entreprise, ses activités et qui a la formation pour étayer tout cela, n’a pas de prix, ajoute Kevin Taylor. L’acheteur peut réduire la durée du cycle fournisseur client, réduire vos stocks et en accélérer la rotation, d’où des économies massives. Il lui faut juste trouver le bon fournisseur au bon moment.»

Selon Kevin Taylor, les entreprises devraient inviter longtemps d’avance des approvisionneurs professionnels à participer au processus de conception des produits ou des services. «La plupart des entreprises accordent beaucoup trop de soin à la conception même des produits». Kevin Taylor intervient dans la conception de la gamme d’appareils médicaux de son entreprise, avec les ingénieurs et les fournisseurs, afin que les produits soient conçus pour maîtriser les coûts. «On peut éliminer une grosse part du coût d’un produit à l'étape de conception, mais les ingénieurs n’iront pas s’asseoir avec un fournisseur pour essayer de réduire les coûts de conception et de production», dit Kevin Taylor. Il a constaté que les entreprises s’en remettaient souvent à des logiciels ultraperfectionnés pour résoudre tous leurs problèmes. «Ces supersystèmes, comme Oracle ou SAP, sont rarement assez souples pour aider votre service de chaîne logistique, dit-il. Ce sont des outils d’information à l’intention de la direction. J’ai entendu dire que bon nombre d’entreprises achètent un logiciel de gestion pour la chaîne logistique afin qu’il alimente en information Oracle ou SAP, ou un autre grand système.»

De plus en plus, les entreprises se tournent également vers Internet pour réduire les coûts et accélérer les communications. L'américaine Armor-Tile, qui fabrique et commercialise des bandes d’éveil de vigilance pour non-voyants, se sert du Web pour tenir ses dépositaires au courant de l’évolution et des caractéristiques de ses produits, dans une section sécurisée de son site Web. «Cette entreprise expédiait naguère par la poste tous les DVD, affiches et outils de formation interactifs à ses dépositaires aux quatre coins des États-Unis. Les coûts d’expédition et de fabrication étaient élevés», raconte Scott Wilson, président d’eMotion Picture Studios Inc., à Burlington (Ontario), une société de conception de vidéos et d’optimisation des moteurs de recherche (voir encadré). «Désormais, un représentant peut acheter ses propres CD chez Staples, les graver et imprimer lui-même, sur une imprimante en couleur, les affiches et les brochures. Cela ne coûte pas grand-chose au représentant, mais Armor-Tile a éliminé les coûts d’expédition, refilant ses coûts d’impression à ses distributeurs».

Alors que la révolution numérique (et la révolution informatique avant elle) promettait un bureau sans papier, la plupart des entreprises sont toujours submergées par la paperasse. L’employé de bureau typique produit et conserve des montagnes de documents et de rapports papier, qui risquent de nuire à sa productivité. Elles regorgent de données confidentielles et engorgent un espace précieux, étant donné le prix du mètre carré. Selon l’entreprise de gestion de documents TAB, qui a été l’artisan du plus gros déménagement de société de l’histoire du Canada en supervisant le déplacement du siège de l’Imperial Oil de Toronto à Calgary, la plus grosse partie du papier qui encombre le poste de travail moyen peut être déchiquetée.

TAB, qui s’efforce de débarrasser ses grandes sociétés clientes des monceaux de papier qui encombrent leurs bureaux, déblaie actuellement la paperasse encombrant une société d’État de Winnipeg comptant quelque 1 700 salariés. «On en trouve en moyenne 25 pieds cube par personne, dont 80 % devraient aller à la déchiqueteuse», dit Bob Duncan, vice-président, services conseils et impartition, au bureau de Calgary de TAB. En général, TAB effectue son analyse et son déchiquetage des papiers d’une entreprise lorsque celle-ci déménage; les économies de coûts sont alors les plus évidentes pour la direction.

Réduire la pollution papier au minimum est plus important que jamais, puisque l’espace de travail moyen au Canada est passé d’environ 2,5 mètres sur 2,5 mètres à 2,5 mètres sur 1,8 mètre. «Cela a libéré des millions de mètres carrés d’immobilier, souvent à 500 $ ou 600 $ le mètre carré, indique Jim Sweeney, président de Sweeney Dale Interior Design Inc., engagé pour concevoir l’aménagement du nouveau siège de Sears Canada dans le bâtiment de l’ancien magasin phare d’Eaton au centre-ville de Toronto.

Les archives papier qu’on ne détruit jamais s’avèrent aussi très lucratifs pour les spécialistes de la gestion de documents. «En général, 90 % de ce qu’on trouve dans les sites d’entreposage à l’extérieur de l’entreprise pourraient être légalement détruits», dit Bob Duncan. «Cela coûte cher de faire sortir et trier ces trucs pour décider quoi en faire. Quelles sont les autres options? Entreposer éternellement?» L'entreposage des dossiers, qui coûte de 4 $ et 8 $ la boîte, est devenu une activité très profitable. «J’ai un ami californien qui a ouvert un centre d’archivage de documents d’entreprise en 1988. Il n’a jamais sorti une boîte pour aucun de ses clients. Il en est à son quatrième entrepôt.»

Paul Brent est journaliste à Toronto.