La technologie OLAP

Par Jean Cantin

L’Intelligence d’affaires au service des processus d’analyse et de prévision financières

Que diriez-vous si on vous apprenait qu’il existe un outil qui peut traiter, organiser et présenter très rapidement l’information financière, pratiquement sans effort et à un prix très abordable, même pour les PME? Intéressé? Cet outil existe bel et bien et se base sur ce que les experts appellent la technologie OLAP. Plusieurs ont déjà entendu parler du terme Intelligence d’affaires (Business Intelligence), dont l’acronyme est BI. Ce terme fait désormais partie du vocabulaire d’affaires, à la suite de la prolifération de divers outils informatiques de consolidation et d’analyse financière.

Dans le cadre d’une activité de veille stratégique, les organisations colligent et interprètent l’information BI provenant de l’extérieur tels les marchés, les clients, les concurrents, l’environnement économique, social et politique, les partenaires d’affaires, etc.

Pour ses activités d’exploitation, une organisation collige et interprète une information BI provenant de l’interne. La planification budgétaire, l’allocation de coûts, le contrôle, les prévisions de ventes de même que l’analyse de marché et de performance, font partie de ce type d’information. Elles constituent un volume important de données provenant de diverses sources, dont les organisations ont besoin pour surveiller et exécuter leur plan d’affaires.

La préparation des analyses et autres types de rapports requis par l’entreprise représente toutefois un énorme défi pour ses ressources humaines et techniques. Pourtant, il existe un outil informatique spécialisé, associé aux activités de BI, traitant et présentant rapidement la synthèse des données compilées, dans un format structuré et approprié à la prise de décision. Il facilite grandement le travail d’analyse, de présentation et de simulation, soit les scénarios «what if».

Connu sous le nom de technologie OLAP, cet outil informatique simplifie et accélère considérablement la préparation et l’analyse de cette information. Le terme OLAP signifie Online Analytical Processing. Les expressions système d’analyse multi-dimensionnelle ou cube multi-dimensionnel, ou encore analytics, désignent aussi la même technologie.

OLAP personnelle ou d’entreprise
Plusieurs utilisent déjà un outil OLAP sans le savoir. En effet, les fonctions de tables de pivot d’un chiffrier Excel sont des outils d’analyse multidimensionnelle OLAP.

MS-Excel est probablement l’outil d’analyse financière à fonctionnalité OLAP le plus répandu dans le monde des affaires. La fonction table de pivot permet d’obtenir rapidement une vue groupée et filtrée d’un grand nombre de lignes d’information consolidées dans un format organisé. Cependant, seule une partie des usagers d’Excel connaissent et utilisent déjà les tables de pivot comme outil de travail.

Les grandes organisations comme la Banque mondiale, British Airways, Time Warner et Thomas Cook connaissent et utilisent, depuis plusieurs années déjà, les systèmes d’information à technologie OLAP. Pour ces grandes organisations, ils sont d’ailleurs considérés comme des outils stratégiques de prise de décision, particulièrement pour leurs services de finances et de marketing. Cependant, les coûts d’acquisition et d’implantation requis pour déployer de tel systèmes les mettaient hors de portée des entreprises plus petites.

Heureusement, au cours des cinq dernières années, une consolidation importante dans l’industrie des systèmes d’information a contribué à l’évolution rapide d’une offre concurrentielle. On peut trouver aujourd’hui sur le marché des outils OLAP performants, à prix plus accessibles pour les PME.

Avantages
Certaines fonctions des ces outils se distinguent par leur utilité et les avantages qu’elles procurent :

1. Rapidité d’analyse et de production de rapports financiers
   Un système OLAP fonctionne de façon similaire à un moteur de recherche Internet. Lorsqu’on lance une recherche sur Google, par exemple, on obtient un résultat quasi immédiat. La vitesse d’opération s’explique par le fait que Google a déjà en mémoire, en redondance sur plusieurs ordinateurs, la réponse à des millions de requêtes possibles, incluant celle qui vient d’être émise, avant même que l’on en fasse la requête.
   
   Un outil OLAP fonctionne selon le même principe. La réponse à l’analyse financière lancée est connue à l’avance parce que le système OLAP a déjà emmagasiné la valeur de toutes les données calculées (data points) des requêtes ou rapports d’analyse possibles que l’on pourrait lancer. De plus, tout le travail de calcul s’effectue en arrière-plan, de façon invisible pour l’usager.
   Cette rapidité d’exécution des requêtes est particulièrement appréciée quand on connaît les échéanciers extrêmement serrés auxquels les organisations sont confrontées à l’heure actuelle.
   
   
2. Grande flexibilité pour créer des vues alternatives
   Cette fonctionnalité est performante et précieuse dans la préparation de rapports de groupes et d’analyses présentant des vues organisationnelles complémentaires, issues d’une même source de données.
   
   Une organisation peut préparer des rapports utilisant la même information, mais avec des points de vue différents, comme sous les deux angles par produit et par territoire, dans la présentation de résultats d’exploitation. Cet avantage découle du fait qu’il existe une grande flexibilité dans une structure OLAP pour ajouter de l’information de calcul, réelle ou simulée. Cette information s’ajoute à la structure originale pour créer une structure de consolidation alternative à partir des mêmes données.
   
   
3. Cadre de comparabilité solide
   Un système OLAP reconnaît immédiatement la séquence de tous les calculs à effectuer pour aboutir à la consolidation finale, exacte et complète. Bien que l’algorithme mathématique de consolidation d’une structure OLAP, en arborescence, soit complexe, cette compilation s’effectue sans intervention, de manière invisible et sans besoin de programmation, une fois l’application configurée.
   Le calcul effectué permet ensuite de comparer les données consolidées en utilisant différentes vues structurées, généralement disponibles instantanément, à chaque requête lancée par l’usager au moyen de l’interface chiffrier.
   
   Le système OLAP fournit ensuite à l’usager un mécanisme simple de vue en forage de données (drill down) en utilisant des clics de souris pour de nouvelles vues structurées qui affichent progressivement plus de détails.
   
   
4. Contrôle d’intégrité fiable des données sources
   Le mécanisme interne de contrôle de l’intégrité des données constitue un autre avantage distinctif du système OLAP.
   
   La robustesse des mécanismes de validation et de contrôle élimine plusieurs étapes de validation de conciliation manuelles. Les activités de vérification mathématique, de pointage et de conciliation des diverses versions de rapports produits uniquement à des fins de validation sont éliminées en grande partie au profit de tâches d’analyse et d’interprétation de l’information financière.
   
   
5. Simulation et planification rapides
   Un outil OLAP est aussi reconnu pour faciliter le travail de planification et de simulation. Les outils OLAP d’entreprises offrent de puissants environnements pour modéliser les éléments-clés du processus d’affaires, comme les prévisions budgétaires utilisant des règles d’attribution, l’optimisation et l’attribution de coûts par itération, les calculs conditionnels, etc.
   
   Le modèle développé aura souvent une importance stratégique. Par exemple, une entreprise du secteur du textile pourra utiliser les fonctionnalités OLAP pour optimiser une ligne de produits en fonction des marges de profits escomptées, dans un contexte où la demande dépasse l’offre.
   
   Pour sa part, une organisation dans l’industrie touristique utilisera le même outil afin de prévoir, par itération quotidienne, l’approvisionnement de repas pour ses restaurants, en fonction du nombre de visiteurs attendus pour une journée et une semaine données.
   
   
6. Vue synchronisée
   Une base de données OLAP financière présente un état défini à un instant donné. Elle correspond à la photo de l’état des systèmes d’entreprise (ex : ERP, grand livre, données de marché, données de vente, achalandage de sites Web commerciaux, données de production, etc.), prise et téléchargée dans la base de données, à intervalles réguliers. Elle constitue un point central de référence à partir duquel une organisation pourra synchroniser ses interactions organisationnelles et soutenir ses décisions d’affaires.
   Le système OLAP permet aux usagers d’une organisation de partager en ligne une source de BI commune, contribuant à éliminer les risques d’interprétation erronée liés à l’utilisation de versions de rapports non correctement validés ou non à jour.

En résumé, un système OLAP permet d’obtenir un cadre de comparabilité pré-calculé extrêmement solide, de tous les points possibles d’analyses de la consolidation et provenant de tous les éléments d’information qui lui ont été fournis.

Par exemple, dans la compilation d’un rapport comptable, la fonction OLAP assurera que toutes les colonnes concordent à tout coup pour chacune des lignes de compte de grand livre dans un chiffrier, avec le total des données source, sans besoin de maintenir des formules de calcul ou de lien dans les cellules d’un chiffrier.

Parce que l’information consolidée provient d’une base de données en arborescence, où les résultats de tous les calculs ont été conservés et organisés, l’information est extraite (pulled in) du chiffrier et visualisée très rapidement dans un format structuré, conférant à cet outil un caractère convivial.

Les systèmes OLAP possèdent en outre l’avantage de ne pas être limités à l’information de type financier. Ils peuvent tout aussi bien s’appliquer à la vente en ligne et au marketing, la démographie, l’économie, les ressources humaines, le transport, etc., sans compter que les diverses applications ne cessent d’évoluer.

Jean Cantin, CA*TI, est trésorier chez CMC Électronique Inc /CMC Electronics Inc., où il est notamment responsable de la gestion du déploiement des projets d’amélioration des systèmes d’information financière. On peut le joindre par courriel à l’adresse: jean.cantin@cmcelectronics.ca.