La filière électronique

Par Gerald Trites

Des initiatives sont en cours afin d’améliorer les systèmes de Télédéclaration et de publication de l’information en ligne

La transmission des déclarations fiscales par voie électronique a fait connaître la télédéclaration à une grande partie des Canadiens. La plupart des grandes sociétés transmettent régulièrement leurs déclarations par voie électronique auprès des autorités de réglementation. En effet, les sociétés ouvertes doivent déposer des documents dans le système EDGAR aux États-Unis et dans le système SEDAR au Canada. De plus, les institutions financières ont leurs propres autorités de réglementation, comme le Bureau du surintendant des institutions financières et la Société d’assurance-dépôt du Canada. La télédéclaration auprès de ministères ou d’autres organismes publics, notamment Statistique Canada, devient monnaie courante.

Grande diversité des systèmes de télédéclaration
Du fait que leurs parties prenantes sont nombreuses, il est fréquent que les sociétés doivent déposer des documents auprès d’un certain nombre d’autorités de réglementation, d’organismes et de ministères, dont les systèmes sont presque tous différents. Maintenir tous ces systèmes peut coûter cher. De plus, il est difficile de maintenir des systèmes de télédéclaration qu’on n’utilise pas quotidiennement. Il en résulte un manque d’efficacité et des coûts élevés pour les déclarants, une situation qui a grand besoin d’être corrigée.

Le besoin d’amélioration se fait également sentir du côté des autorités de réglementation, des ministères et des organismes à qui sont destinés les documents déposés. En exigeant que certains documents soient déposés plus fréquemment, ces entités ont augmenté leurs besoins en ressources pour procéder à l’examen et au traitement de ce volume croissant. C’est le cas de la Securities and Exchange Commission (SEC), dont les exigences en matière de dépôt ont augmenté du fait de la Loi Sarbanes-Oxley, ce qui devrait entraîner une augmentation spectaculaire des ressources nécessaires à l’examen des documents déposés. Tout en recrutant davantage de personnel, la SEC cherche aussi des réponses du côté de la technologie. En effet, une amélioration de la technologie de la déclaration peut constituer la solution tant pour les déclarants que pour les destinataires des documents déposés.

Les sociétés publient davantage d’informations financières sur leur site Web, d’où la nécessité de disposer d’un système électronique. Même si, en général, les systèmes utilisés à cette fin ne sont pas aussi complexes que les systèmes de télédéclaration, on s’attend à ce qu’ils deviennent plus poussés dans l’avenir. Là encore, les exigences en matière de communication de l’information sur le Web augmentent, car il faut communiquer les informations financières rapidement, parfois dans les 24 heures en cas d’événement important.

Étude de recherche de l’ICCA
L’ICCA a publié en décembre 2004 une étude de recherche intitulée La télédéclaration et l’information en ligne — Incidences des nouvelles technologies, qui avait les objectifs suivants :

• examiner les processus de télédéclaration et de communication de l’information en ligne auprès des autorités de réglementation, y compris les commissions des valeurs mobilières, les ministères et d’autres organismes publics, identifier les risques pour la direction, et examiner les questions que cela soulève en matière de sécurité, de contrôle et de vérification;
• examiner d’autres moyens électroniques connexes pour communiquer l’information d’entreprise vérifiée aux parties intéressées, y compris l’utilisation des sites Internet des entreprises et d’autres sites Web, ainsi que le dépôt auprès d’organismes comme Statistique Canada, et examiner les questions que cela soulève en matière de sécurité, de contrôle et de vérification;
• étudier l’utilisation du langage XBRL ­(eXtensible Business Reporting Language) aux fins de la télédéclaration et de la communication de l’information en ligne, en lien avec les deux aspects mentionnés ci-dessus, et examiner les incidences de ce langage sur la sécurité, le contrôle et la vérification.

Technologies variées
Les discussions qui ont eu lieu avec les autorités de réglementation conformément au mandat du comité consultatif chargé de l’étude ont permis de constater que les systèmes de télédéclaration font actuellement appel à une riche gamme de technologies.

La plupart de ces technologies utilisent toujours des fichiers ASCII. Les fichiers de ce type, qui constituent une norme pour les systèmes informatiques depuis des dizaines d’années, souffrent d’une rigidité de forme et d’un manque de rapidité quant à leur élaboration et à leur exécution. Ces systèmes tendent à être «propriétaires», c’est-à-dire qu’ils sont propres à l’organisme ou au ministère particulier qui les a élaborés. En conséquence, ils ne peuvent être utilisés à d’autres fins et les formats de fichier, étant particuliers à l’une des applications, ne peuvent être utilisés dans d’autres applications. Les systèmes ASCII contribuent ainsi directement au problème qu’éprouvent les sociétés, soit le maintien de différents systèmes, et à celui qui se pose aux autorités de réglementation, soit l’accessibilité des données.

Autres formats
D’autres formats de fichier sont utilisés, quoique moins fréquemment. Il s’agit notamment des feuilles de calcul ordinaires, qui permettent de résoudre certains des problèmes mais qui ont tendance à être trop volumineuses pour être transmises facilement. Citons également les formats EDI, XML, PDF et le tout récent XBRL.

Le format EDI (échange de données informatisé) consiste en un ensemble de normes reconnues à l’échelle internationale, destiné à l’origine à la transmission de documents d’affaires, comme les demandes d’achat ou les bons de commande, dans le cadre d’opérations commerciales. Comme il n’a pas été conçu pour la télédéclaration et qu’il est lourd à manipuler dans cette optique, il n’est guère utilisé.

Le format XML consiste en un ensemble de normes reconnues à l’échelle internationale, destinées à «étiqueter» les données, de telle manière que le nom indiqué sur l’étiquette renseigne sur la nature des données (comme «numtelephone»). Cela dit, ce format n’a pas été spécifiquement conçu pour la communication d’informations financières. Il vaut mieux considérer le XML comme un cadre permettant d’élaborer des applications à des fins spécifiques. C’est là l’origine du format XBRL, qui est une application du langage XML, conçue par un consortium international composé des principaux cabinets, instituts et organismes comptables ainsi que de certains chefs de file clés du secteur informatique comme Microsoft.

Le format PDF, conçu pour préserver le format des documents, est très répandu. En conséquence, les sociétés l’utilisent souvent pour diffuser leur rapport annuel en ligne, puisque, après avoir consacré beaucoup de temps et d’effort à l’élaboration de ces rapports, elles tiennent à ce que le format en soit préservé. Cela dit, les fichiers PDF ne font pas que des heureux, en raison de la difficulté que peut poser la recherche d’informations particulières dans le corps des documents. Enfin, étant donné la taille des documents PDF, leur téléchargement prend parfois beaucoup de temps.

Popularité croissante du format XBRL
En juillet 2004, la SEC a annoncé l’instauration d’un programme facultatif permettant aux sociétés qui le souhaitaient d’utiliser des «données étiquetées» dans les documents qu’elles sont tenues de déposer. Ensuite, la SEC a lancé une opération visant à recueillir les commentaires de différents groupes sur les questions soulevées par l’utilisation du langage XBRL dans le cadre de ce programme. Des sociétés ont commencé en mars 2005 à déposer des documents sur une base volontaire dans le cadre de ce programme et, depuis, plusieurs sociétés déposent des données XBRL auprès de la SEC sur le site EDGAR.

Par ailleurs, la Federal Deposit Insurance Corporation (FDIC) améri­caine avait auparavant annoncé l’adoption du langage XBRL pour le dépôt des documents qu’elle exige des banques américaines. Son programme est à présent opérationnel et des banques de partout aux États-Unis déposent maintenant leurs documents en format XBRL auprès de la FDIC.

Au Canada, Statistique Canada a procédé à des essais d’utilisation du langage XBRL pour le dépôt de certains documents. Les résultats de ces essais semblent avoir été positifs, et d’autres essais sont en cours. La Bourse de Toronto a publié ses états financiers sur le Web en format XBRL. Les commissions de valeurs mobilières du Canada suivent les efforts réalisés par la SEC concernant l’utilisation du langage XBRL et elles ont publié récemment une enquête sur le format XBRL, ce qui témoigne de leur intérêt pour cette ­technologie.

Ailleurs dans le monde, notamment en Europe, le langage XBRL connaît une popularité croissante. La Commission européenne a lancé en 2004 un programme de plusieurs millions d’euros destiné à soutenir et à encourager son utilisation. À l’heure actuelle, on utilise souvent le format XBRL dans les institutions financières de toute l’Europe pour se conformer aux exigences de l’accord de Bâle II et aux normes internationales d’information financière adoptées par l’Union européenne. L’utilisation de XBRL connaît une croissance similaire en Asie, notamment en Chine, au Japon et en Corée.

Intérêt pour XBRL
XBRL est une application XML spécialement conçue pour la présentation des données financières. C’est un langage qui repose sur des «taxonomies» qui permettent de ranger les données en les étiquetant dans des cases correspondant aux diverses exigences d’un ensemble particulier de normes comptables, comme les principes comptables généralement reconnus sur le plan international ou les PCGR américains ou canadiens. XBRL rend ainsi possible l’étiquetage des données provenant de n’importe quel système des déclarants et la transmission de ces données à un organisme ou à un ministère dans des fichiers relativement petits. L’entité destinataire peut ensuite traiter ces données sans intervention humaine.

Publication en ligne de l’information financière et d’entreprise
Il est maintenant d’usage que les sociétés publient leur rapport annuel et d’autres informations financières sur leur site Web, habituellement dans la section dite des relations avec les investisseurs. À ce contenu traditionnel, la plupart des sociétés ajoutent toute une série d’informations, notamment le rapport de gestion, des informations financières intermédiaires, des articles de presse, des présentations et des discours du président-directeur général et d’autres dirigeants clés, des téléconférences (parfois retransmises en direct), des informations sur la gouvernance et sur le développement durable, de même que des indicateurs de performance, cette liste n’étant pas exhaustive.

Chaque année, l’ICCA coparraine un concours sur les rapports d’entreprise, qui est de plus en plus axé sur le contenu des sites Web. Parmi les lauréats récents, citons entre autres BCE et MDS Inc.

Le format PDF est le format le plus répandu parmi les sociétés interrogées. Certaines ont recours à des technologies de base pour les sites Internet ­— comme le langage HTML —, qui permet de parcourir l’information. Les fichiers PDF permettent de procéder à un forma­tage pratique de l’information à l’intention du public en général, et leur maniement est facile pour les sociétés. Cela dit, ils sont parfois volumineux, ce qui oblige les utilisateurs à les télécharger et, avec un modem lent, cela peut poser problème. Certaines sociétés ont compensé cet inconvénient en répartissant les informations dans plusieurs petits fichiers.

Les analystes représentent la grande majorité des utilisateurs d’informations en ligne et ils aiment insérer ces informations dans leurs feuilles de calcul à des fins d’analyse. Certaines organisations, conscientes de ce besoin, présentent leurs informations financières dans des feuilles de calcul. À défaut, il faut que les analystes trouvent le moyen d’extraire les données qu’elles contiennent ou qu’ils les saisissent à la main dans leurs feuilles de calculs ou leurs outils d’analyse.

Des sociétés telles que Microsoft, Reuters et Groupe TSX sont allées plus loin dans l’utilisation de la technologie en présentant leur information financière en format XBRL. Cette information est lisible par machine et directement importable dans les feuilles de calcul des analystes et des autres utilisateurs, à condition que ces outils soient compatibles avec XBRL. Cette application recèle des possibilités considérables.

XBRL : une solution viable
Comme le format XBRL est conçu pour la reconnaissance des données par ordinateur, la plupart des manipulations des informations télédéclarées peuvent se faire automatiquement dans ce format standard reconnu à l’échelle internationale. Cet avantage explique en bonne partie pourquoi l’étude de l’ICCA recommande l’utilisation de XBRL dans les systèmes de télédéclaration et d’information en ligne.

Le format XBRL possède assurément d’autres avantages, ainsi que certains inconvénients, mais il offre une véritable solution aux difficultés qu’éprouvent actuellement les nombreuses organisations tenues de télédéclarer certaines informations, celles qui postent des informations sur leur site Web ainsi que les organismes qui doivent traiter rapidement les documents dont ils exigent le dépôt.

La popularité croissante de XBRL est encourageante et, à supposer que l’utilisation de cette technologie atteigne une masse critique, cet accroissement de popularité se traduira par un accès grandement facilité à l’information financière et à l’information d’entreprise.

Gerald Trites, FCA, CA•CISA/TI, est consultant et chercheur en systèmes d’information, et il vit à Heatherton (Nouvelle-Écosse). Il est également membre et consultant technique du Comité consultatif sur les technologies de l’information de l’ICCA.