Conserver et protéger l’information*

Alors que plus de 90 % des documents existent sous forme électronique, il importe plus que jamais de porter une attention particulière à la conservation et à la gestion des documents.

*Ce texte est la version intégrale d’un article résumé dans le numéro d’août 2006 de CAmagazine.

Par Peter Vakof

Nos moyens de communication actuels sont bien différents de ceux d’il y a à peine quelques années. Les lettres, les rapports papier et les télécopies ont presque entièrement disparu au profit des courriels et de la messagerie instantanée. Aujourd’hui, plus de 90 % des documents sont sous forme électronique.

Les communications sont rapides et efficaces, mais elles présentent aussi des défis importants pour les entreprises qui doivent tenter de conserver, de protéger et de gérer l’information sensible. Comment faire le suivi des données quand elles circulent sous de multiples formes ― des réseaux longue portée aux appareils mobiles de poche (BlackBerries), en passant par les téléphones cellulaires? Pire encore, que faire en situation de crise ou dans les cas de litige, de fusion et d’acquisition? Et que se passera-t-il si une autorité de réglementation demande à consulter un document électronique?

Chez PricewaterhouseCoopers (PwC), nous avons constaté que, pour se mettre à l’heure des documents électroniques, les principaux défis à relever sont reliés à la gestion, à la conservation et à la communication des documents.

Gestion des documents

Une politique efficace de gestion des documents assure la sécurité et l’intégrité des documents de l’organisation tout en rendant ces derniers accessibles et disponibles. Les documents dont la sécurité est assurée, mais auxquels l’accès est impossible, vont à l’encontre de l’objectif même d’une gestion efficace des documents.

Les entreprises doivent aussi s’assurer de l’intégrité de leurs documents, ce qui signifie qu’elles doivent faire en sorte que les données soient protégées et que l’accès à ces dernières soit contrôlé. Le processus de contrôle des versions est également important, et les entreprises sont tenues de mettre en place des procédures appropriées afin que la bonne version des documents soit conservée.

Les organisations devraient aussi tenir compte du compromis coûts-avantages entre les coûts de stockage des données et leur disponibilité. En général, les données qui résident dans des supports de stockage moins coûteux (par exemple une bande de sauvegarde) peuvent plus difficilement être consultées. Ainsi, le fait d’utiliser un support de stockage moins coûteux permet d’économiser de l’argent à court terme, mais cela peut aussi créer de sérieux problèmes lorsque les données doivent absolument être consultées et qu’elles ne peuvent être récupérées facilement.

Enfin, les entreprises doivent s’assurer de toujours garder un accès aux données de leur ancien système, malgré les changements technologiques car, s’il y a une constante dans le domaine de la technologie, c’est bien le changement.

Conservation des documents

L’absence de politique appropriée de conservation des documents peut s’avérer très coûteuse pour les organisations. En effet, les frais associés à la collecte, à l’analyse et à la production des documents en cas de litige ou lorsqu’une autorité de réglementation fait une demande de consultation peuvent être très élevés si aucune politique rigoureuse n’a été mise en place.

Parallèlement, la destruction de documents et de courriels sans raison valable peut également entraîner des coûts pour les entreprises, puisqu’elles peuvent être reconnues coupables de négligence pour ne pas avoir conservé des documents pertinents. La conservation des documents peut s’avérer difficile à équilibrer, mais c’est un processus que les entreprises se doivent de prendre au sérieux.

Cependant, les entreprises ne doivent pas recourir à une politique de conservation des documents standard et générale qui se met en œuvre rapidement. Cela mènerait inévitablement à un échec, puisqu’il n’existe aucune solution passe-partout.

En élaborant leur politique de conservation des documents, les organisations doivent tenir compte d’un certain nombre de facteurs, dont leurs exigences légales et réglementaires, ainsi que les intérêts de l’organisation et de ses parties prenantes, des employés, des clients et des fournisseurs, etc. Les questions fondamentales que les organisations doivent se poser sont : 1) Qu’est-ce qui doit être conservé? 2) Pendant combien de temps? 3) Dans quel format?

Une politique de conservation des documents devrait aussi tenir compte des effets de poursuites potentielles, d’ordonnances préventives ou d’un changement technologique ou relié au milieu des affaires.

Communication des documents

La communication des documents est le processus qui consiste à réunir, à conserver, à réviser et à produire les documents d’une entreprise. Ce processus revêt une importance particulière en cas de litige.

Le fait d’avoir une politique efficace de conservation des documents peut rendre le processus de communication des documents beaucoup plus simple. En l’absence d’une telle politique, la communication des documents pourrait s’avérer difficile et très coûteuse.

Imaginez, à titre d’exemple, le scénario suivant : vous recevez une requête pour production de documents relative à un litige portant sur la rupture d’un contrat que vous avez conclu il y a environ cinq ans. Sans politique de gestion et de conservation des documents, comment vous y prendrez-vous pour repérer et obtenir tous les documents (papier et électroniques) relatifs au présent contrat? Que se passera-t-il si un ou deux des principaux acteurs du contrat ont quitté l’organisation depuis? Dans cette situation, comment pourrez-vous retrouver et réunir les documents et les courriels qui étaient en leur possession?

En revanche, qu’arrivera-t-il si vous conservez tout, sans toutefois avoir de politique sur la destruction systématique des documents qui ne sont plus utiles? En cas de litige, vous serez tenus de fournir tous les renseignements pertinents, mais comment vous y retrouverez-vous? Bien entendu, vous voudrez vraisemblablement passer en revue tous les documents avant de les remettre à la partie adverse. Mais alors, comment pourrez-vous composer avec les coûts énormes associés à l’analyse d’un aussi grand nombre de documents?

Tirer le meilleur parti de la rapidité

La gestion des informations électroniques est plus importante que jamais. Si ces informations sont mal gérées, cela peut représenter une mine d’or pour votre adversaire dans un litige, mais un champ de mines pour votre organisation.

Le fait d’avoir des politiques rigoureuses de gestion et de conservation des documents ainsi que des protocoles de communication des documents peut aider les entreprises à éviter les dangers liés à la progression rapide des communications électroniques et, du même coup, à tirer le meilleur parti des possibilités qu’elles offrent.

Peter Vakof est comptable agréé, CA spécialiste en juricomptabilité (CA•EJC), examinateur agréé en matière de fraude (CFE) et expert agréé des systèmes de sécurité de l’information (CISSP). Il a mis sur pied le groupe Solutions technologiques en juricomptabilité au sein du cabinet canadien de PwC.

Vous trouverez davantage d’informations sur la communication électronique et les services de gestion des documents de PwC à l’adresse suivante : http://www.pwc.com/extweb/challenges.nsf/docid/5741695A1ABFC8BD852570E0005DF062.