Les nouveaux logiciels qui peuvent faire une différence

Enquête 2005 sur les systèmes comptables et ERP*

Par Michael Burns

*Il s'agit de la version intégrale de la chronique Banc d'essai parue dans le numéro de CAmagazine de septembre 2005.

Voici notre septième enquête annuelle sur les systèmes comptables et ERP (progiciels de gestion intégrée). L’enquête regroupe des données nouvelles ou mises à jour sur 55 systèmes, en date de juin 2005. Les systèmes couvrent toute la gamme — de QuickBooks et Simple Comptable aux produits haut de gamme de SAP et Oracle, en passant par les systèmes pour le marché intermédiaire de Sage et Microsoft. PeopleSoft Enterprise et JD Edwards figurent dans notre enquête pour la première fois.

Les fournisseurs constatent que ce sont souvent les CA qui prennent les décisions en matière d’investissements dans les systèmes ERP. Plusieurs voient une grande différence entre la vente au Canada et aux États-Unis. Les Américains hésitent beaucoup moins que les Canadiens, qui analysent un achat sous tous les angles avant de prendre une décision finale. Aux États-Unis, ce sont souvent les personnes liées aux ventes qui prennent les décisions tandis qu’au Canada, ce sont souvent les comptables.

Pour s’y retrouver parmi la multitude de systèmes, nous avons classé chacun d’entre eux dans une catégorie tenant compte du chiffre d’affaires et du nombre d’employés du client ainsi que du coût du produit. Il s’agit d’une manière pratique, quoique imparfaite, de faire la distinction entre les systèmes. Par exemple, une organisation ayant un chiffre d’affaires modeste peut avoir une vision internationale ou des processus d’affaires complexes qui la font passer dans une catégorie supérieure. Nous avons apporté quelques changements aux critères, dont l’ajout du nombre d’employés, et avons modifié quelques chiffres pour qu’ils correspondent davantage aux réalités du marché.

	Catégorie 1	Catégorie 2	Catégorie 3	Catégorie 4	Catégorie 5
Chiffre d’affaires du client	> 200 M$	50 M$-199 M$	10 M$-49 M$	5 M$-9 M$	< 5 M$
Nombre d’employés du client	> 500	100-499	50-99	10-49	1-9
Droits de licence	> 300 K$	> 150 K$	> 50 K$	> 5 K$	> 100 $
Frais d’implantation  : droits de licence	> 2:1	>1,5:1	>1,25:1	>1:1	<1:1

Nous avons fait l’essai d’une nouvelle formule pour obtenir des réponses plus précises des fournisseurs aux questions sur les fonctions. Dans les enquêtes précédentes, les fournisseurs pouvaient répondre par Oui, Non, Tierce partie, Personnalisation et Date ultérieure. Cette année, nous avons demandé à chaque fournisseur de donner un chiffre indiquant le degré de correspondance pour chaque question fonctionnelle, comme suit : 6=Dans la version actuelle; 5=Dans les six prochains mois; 4=Modification ou palliatif mineur; 3=Tierce partie; 2=L’année prochaine; 1=Modification ou palliatif majeur; 0=Sans objet.

Nous avons ajouté 33 questions cette année, dont une ayant trait aux coûts des fournisseurs d’applications hébergées (FAH). Les FAH hébergent le système sur leur site Internet, qui est habituellement doté de technologies et de fonctions de sécurité à la fine pointe. Cette formule évite au client les coûts associés à la gestion de l’ordinateur et de la base de données connexe. Celui-ci paie une mensualité pour chaque utilisateur du système et accède aux services du FAH par Internet. Les FAH sont encore relativement peu nombreux, mais leur présence s’accentue grâce à des fournisseurs comme NetSuite.

La gestion des performances
Cette année, nous avons demandé aux fournisseurs s’ils offraient des systèmes de gestion du rendement, qui englobent tous les processus, les méthodologies, les mesures et les systèmes nécessaires pour évaluer et gérer la performance d’une organisation. Ces systèmes intègrent la planification stratégique, la préparation de tableaux de bord, l’établissement du budget, les prévisions, la consolidation et la veille économique, celle‑ci n’étant qu’un moyen de rendre les données utiles à la prise de décisions. Cette fonction se présente sous plusieurs formes, de la préparation d’un rapport déposé sur votre bureau tous les lundis matin à l’analyse de l’information par permutation d’axes au moyen d’un traitement analytique en ligne.

L’intérêt croissant pour les systèmes de gestion de rendement est attribuable notamment à la Loi Sarbanes-Oxley. Mais si ces systèmes peuvent contribuer à la conformité, ils ne peuvent faire contrepoids à une absence de processus ou à la méconnaissance des procédures. Pourtant, la gestion du rendement offre beaucoup d’autres avantages que l’aide à la conformité. Elle constitue une solution pour les plus grandes organisations qui ont besoin de feuilles de calcul pour l’établissement des budgets, les prévisions et les consolidations. Et elle offre à toute organisation une aide très utile au chapitre de la stratégie et de l’harmonisation avec celle-ci.

Combien de gens dans votre organisation connaissent la stratégie de l’entreprise ou ses facteurs clés de succès, autrement dit ce qu’elle doit faire pour prospérer? Il est tout aussi important que vous sachiez où votre entreprise se situe par rapport à ces facteurs clés de succès. La gestion du rendement peut être d’une grande utilité grâce aux outils faisant appel aux tableaux de bord. Ces derniers permettent habituellement de mesurer les indicateurs clés de performance liés aux facteurs clés de succès.

Microsoft
Nancy Teixeira, directrice de produits pour les solutions ERP chez Microsoft, a insisté sur l’importance de la gestion du rendement lorsqu’elle a abordé la stratégie ERP de Microsoft. Microsoft a réalisé plus de 2 000 entrevues auprès d’utilisateurs de systèmes comptables et ERP pour savoir quels éléments devraient être intégrés aux versions futures de Microsoft Business Solutions. La conclusion est que les utilisateurs veulent une solution alliant une grande fonctionnalité à une souplesse exceptionnelle, à un coût abordable.

Microsoft fondera ses initiatives futures de développement sur trois lignes directrices : la personnalisation du système en fonction de l’utilisateur, la collaboration et la possibilité d’obtenir des indications sur la performance (une composante de la gestion de la performance). La personnalisation d’un système peut signifier une présentation des données différente pour chaque utilisateur en fonction de son rôle. La collaboration sera réalisée au moyen des services Microsoft SharePoint, qui permettent de faire le suivi des modifications apportées aux documents et d’attribuer différents numéros de version aux fins de la vérification et des reprises.

Vous avez probablement entendu parler du Project Green de Microsoft, qui se voulait au départ une transition radicale vers une unification du code source pour toutes les solutions d’affaires d’une entreprise. Le projet se déroule maintenant en deux phases. La première, déjà en cours, se poursuivra jusqu’en 2007. Elle comprend une interface utilisateur, des portails et des modules de veille économique communs pour tous les systèmes. La deuxième phase mènera à un code unifié fondé sur les trois lignes directrices déjà mentionnées, ainsi qu’à l’extraction des meilleures pratiques de chacune des solutions d’affaires actuelles de Microsoft.

Meilleures pratiques
Vous êtes-vous déjà demandé en quoi consistent réellement les meilleures pratiques? Selon la définition la plus courante, elles visent à améliorer l’efficience et l’efficacité et à favoriser l’excellence en matière d’exploitation. Mais qu’en est-il concrètement pour votre organisation? Vous aurez de la difficulté à trouver des caractéristiques propres à votre secteur d’activité. Et même si vous y parvenez, la prudence est de mise. Une meilleure pratique peut très bien fonctionner pour une entreprise, mais se révéler désastreuse pour la vôtre. Les coûts d’implantation peuvent également être prohibitifs. On ne peut parler d’une meilleure pratique si les coûts sont supérieurs aux avantages. Nancy Teixeira affirme que les solutions d’affaires adaptables de Microsoft permettront aux entreprises de configurer le système en fonction de leurs besoins particuliers.

Une meilleure pratique s’entend également des leçons tirées de l’expérience des autres. Elle implique une évaluation de la performance par rapport aux années précédentes ou à des homologues et, surtout, la prise de mesures concrètes.

Sage
Selon Craig Downing, vice-président et directeur général de Sage Software pour ACCPAC, les entreprises du marché intermédiaire ne choisissent pas un système ERP uniquement pour son module de gestion financière. La tendance actuelle est notamment aux offres assurant la fonctionnalité intégrale et comprenant les applications d’arrière-guichet (finances, distribution, fabrication, etc.), les applications de guichet (outils de gestion de la relation client ou CRM, commerce électronique, portails, etc.) et la gestion du rendement.

Craig Downing signale également des changements importants chez Sage, en commençant par la raison sociale de la société. Best Software est devenue Sage Software en mai 2005 dans un souci d’uniformité avec sa société mère et la marque Sage utilisée partout à l’extérieur de l’Amérique du Nord. La transition sera complétée le 1^er mars 2006. Sage offre une pléthore de solutions logicielles et certains produits se chevauchent. La société compte mettre l’accent sur les solutions verticales. Ainsi ACCPAC Advantage, qui peut encore répondre aux besoins d’un large éventail d’entreprises, ciblera les organisations de services professionnels. MAS 90 et MAS 200 s’adresseront aux distributeurs et ACCPAC Pro Series, aux fabricants. BusinessVision, toutefois, continuera d’être vendu principalement au Canada comme une solution horizontale. BusinessWorks cible un marché semblable, mais aux États-Unis.

Regroupement
Le regroupement de fournisseurs des systèmes ERP est une autre tendance importante. La nouvelle de l’année dernière dans le secteur des systèmes ERP a été l’acquisition en décembre de PeopleSoft par Oracle, pour un montant de 10,5 milliards de dollars US. En comparaison, les acquisitions en 2002 de Navision et de Great Plains par Microsoft (1,3 milliard de dollars US et 1,1 milliard de dollars US, respectivement) paraissent des aubaines. Best Software (qui s’appelle maintenant Sage) a fait l’acquisition d’ACCPAC, y compris ACCPAC Advantage et Simple Comptable, pour la modique somme de 100 millions de dollars US. En juin 2005, Lawson Software (fournisseur de systèmes ERP ne figurant pas dans notre enquête) a fait une offre d’achat de 480 millions de dollars US pour Intentia.

Selon une étude récente d’AMR Research, SAP, Oracle, PeopleSoft, Baan et JD Edwards comptaient en 1999 pour 59 % du chiffre d’affaires total du secteur des systèmes ERP tandis qu’en 2005, les cinq grands fournisseurs (SAP, Oracle, Microsoft, Sage Group et SSA, qui a fait l’acquisition de Baan) en contrôlent maintenant près des trois quarts. La position de chef de file d’un marché comporte des avantages énormes, mais également plusieurs inconvénients. La mise au point d’un nouveau système peut prendre beaucoup moins de temps à un fournisseur qui n’a pas à se préoccuper d’un code existant et qui peut mettre à profit les nouvelles technologies. Les concurrents des «Cinq Grands» offriront des produits et des services spécialisés pour rivaliser avec eux.

Autres tendances
Les fournisseurs se sont rendu compte qu’il ne suffisait pas d’ajouter des fonctions financières pour gagner la faveur des clients. Ils proposent plutôt de nouvelles fonctions pour y parvenir. Cette année, de nombreux fournisseurs ont mis sur le marché des éléments d’automatisation des processus, tels que l’acheminement des bons de commande aux fins de l’approbation électronique ou les alertes à la direction lorsque les livraisons sont en retard ou lorsque les propositions de prix ne tiennent pas compte d’une marge brute prescrite. Dans le passé, seuls les fournisseurs de la première catégorie offraient cette fonction. L’automatisation des processus permet l’accélération des activités, un contrôle amélioré et la gestion par exception.

John Fahey, président de SYSPRO Canada, et Dale Kehler, directeur des services professionnels de la société, relèvent une autre tendance, qui consiste à rendre accessibles les systèmes ERP au lieu de travail à l’aide d’outils portables comme les ordinateurs tablettes et de poche. Il devient alors possible de consulter la base de données, d’effectuer des opérations ou tout simplement de vérifier ses courriels à partir de l’entrepôt ou de l’usine. Ces outils peuvent intégrer des lecteurs de codes à barres. John Fahey et Dale Kehler notent que les prix ont diminué de moitié au cours des dernières années pour ce type d’ordinateurs.

Matthew Bather, directeur général d’Exact Software, entrevoit une ruée vers les applications Web et les applications CRM intégrées. La stratégie d’Exact est fondée sur son système e-Synergy, application Web qui inclut la gestion de l’automatisation des processus, les applications CRM, la gestion des ressources humaines et le commerce électronique. Le produit est solidement intégré aux systèmes d’arrière-guichet d’Exact, ce qui prévient tout problème d’intégration et assure une mise à jour constante de l’information (en temps réel).

Enquête auprès des utilisateurs
Cette année encore, nous avons préparé un sondage sur les systèmes comptables et ERP à l’intention des CA canadiens. L’enquête permet d’évaluer les systèmes comptables et ERP, les fournisseurs et les responsables de l’implantation, en plus de fournir des statistiques sur les avantages potentiels. Nous publierons les résultats dans un numéro ultérieur de CAmagazine. Les résultats de l’année dernière figurent à l’adresse http://www.camagazine.com/index.cfm/ci_id/24120/la_id/2.htm. L’année dernière, nous avons reçu 129 sondages valides et nous espérons en recevoir encore plus cette année. Il suffit de quelques minutes pour remplir le sondage à http://www.CAmagazine.com/enqueteutilisateurserp05. Nous ne pouvons accepter qu’un sondage dûment rempli par organisation et seuls les CA peuvent y participer.

Conclusion
À l’origine, les systèmes ERP étaient censés automatiser tous les processus au sein d’une organisation. Cela ne s’est pas produit en raison notamment de l’avènement des technologies de gestion de la relation client et de gestion du rendement; les fournisseurs suivent une politique du meilleur produit qui consiste à choisir le meilleur système pour l’application plutôt qu’un système répondant à tous les besoins. Les fournisseurs de systèmes ERP leur donnent du fil à retordre actuellement, ce qui est une bonne nouvelle, puisque la concurrence s’intensifie et permettra aux utilisateurs d’obtenir de meilleurs produits à des prix plus bas.

La bataille se poursuit de plus belle sur le marché intermédiaire. Les grands fournisseurs sont prêts à faire l’acquisition de parts de marché et n’hésiteront pas à offrir d’importantes réductions. On peut s’attendre aujourd'hui à conserver ses systèmes comptables ou ERP pendant au moins 10 ans, et une décennie de travaux d’entretien et de services justifie amplement des réductions par les fournisseurs.

Même s’il n’existe pas de menaces du type «passage à l’an 2000» encourageant les entreprises à investir dans de nouveaux systèmes comptables et ERP, il y a encore un grand nombre de raisons de le faire. Les entreprises prennent de l’expansion et évoluent, et beaucoup d’entre elles dépendent toujours de systèmes patrimoniaux qui sont souvent utilisés par des baby-boomers familiers avec COBOL et d’autres langages informatiques ne servant plus au développement de nouveaux systèmes. Comme les baby-boomers approchent de la retraite, des investissements plus importants seront faits dans les nouveaux systèmes comptables et ERP.

Ironiquement, certains des systèmes ERP qui ont été mis sur le marché pour remplacer des systèmes patrimoniaux dans le cadre du passage à l’an 2000 sont devenus des systèmes patrimoniaux à leur tour. Ils étaient souvent fortement personnalisés pour répondre à des besoins très précis. Les entreprises hésitent maintenant à adopter la version la plus récente de ces systèmes en raison des énormes coûts de mise à niveau. Et elles doivent déjà dépenser beaucoup uniquement pour assurer la maintenance des systèmes. Ces entreprises constatent que l’achat d’un nouveau système intermédiaire peut revenir moins cher que la mise à niveau et la maintenance des anciens. Les systèmes ciblant le marché intermédiaire ont beaucoup évolué depuis le passage à l’an 2000 et, comme vous le constaterez dans les tableaux, ils offrent des fonctions très intéressantes à des prix concurrentiels. Il y a là un débouché à la fois pour les acheteurs et les vendeurs de systèmes ERP.