Que faire en cas de sinistre?

Par Kieran J. Hallinan et Glenn Tautrims
Illustration : John Sapsford

Lorsque survient un sinistre pour lequel l’entreprise est assurée, il est souvent difficile de mener de front le travail normal et la gestion de la demande d’indemnité. Le but de toute entreprise est de prendre les décisions qui protègent le mieux ses intérêts. La demande d’indemnité constitue une façon de se faire indemniser pour une partie des pertes attribuables à l’incident. La plupart des entreprises sont assurées pour les dommages matériels et les pertes d’exploitation. Les pertes matérielles sont le coût de remplacement ou de réparation du matériel détruit ou endommagé. Les pertes d’exploitation sont la différence entre les résultats que l’entreprise aurait obtenus si le sinistre n’avait pas eu lieu et ses résultats réels. Les sinistres sont heureusement rares mais, en pareil cas, il est important de connaître la marche à suivre pour obtenir un règlement favorable.

• Relire le contrat d’assurance – La plupart des contrats d’assurance sont axés sur l’une des trois formules suivantes : le bénéfice brut, le bénéfice net et le revenu d’entreprise. Les contrats peuvent également comprendre des avenants couvrant notamment les frais supplémentaires ou le remboursement des coûts de préparation de la demande d’indemnité par des experts. (Voir l’encadré intitulé «Qu’en est-il des avenants?»)

On retrouve aussi certains contrats propres à des industries particulières (p.ex. industrie pétrolière et gazière ou automobile). Puis, il faut vérifier si votre assurance couvre le type de sinistre qui vient de survenir et si l’assurance était bien en vigueur au moment où il s’est produit. Les biens doivent, en général, appartenir à l’entreprise et il faut que la cause du sinistre soit couverte. Par exemple, les contrats standard couvrent habituellement les dommages causés par l’incendie, la foudre ou une explosion, mais pas les dommages causés par la guerre. Déterminez ensuite si la demande d’indemnité éventuelle excède les franchises prévues au contrat pour les pertes d’exploitation et les pertes matérielles. Certains contrats d’assurance pertes d’exploitation ne couvrent pas les interruptions de courte durée. Voyez si l’interruption prévue se prolongera au-delà de la période d’attente. À moins d’être certain que votre demande d’indemnité n’excédera pas la franchise, déclarez l’incident à votre assureur.

Les procédures de déclaration sont habituellement expliquées en détail dans le contrat d’assurance. La plupart des contrats spécifient que l’entreprise doit aviser l’assureur par écrit le plus tôt possible après l’incident. La compagnie d’assurance envoie habituellement ses représentants sur place le plus rapidement possible pour évaluer les dommages. L’entreprise devrait aussi avertir son courtier, qui pourra être en mesure de l’aider au cours du processus de demande d’indemnité.

• Mettre sur pied une équipe de gestion – La composition de l’équipe de demande d’indemnité peut varier selon le type d’entreprise. Une société manufacturière peut par exemple avoir besoin :
• d'une personne du service des finances pour gérer la collecte de l’information financière nécessaire;
• d’une personne-ressource de la branche exploitation pour évaluer l’impact du sinistre sur la production;
• d’un ingénieur pour coordonner la reconstruction et s’assurer que tous les coûts de reconstruction sont identifiés de façon distincte;
• d’une personne-ressource en gestion des risques, si cette fonction existe, pour négocier la demande d’indemnité avec la compagnie d’assurance;
• d’un expert-comptable pour préparer la demande au nom de l’entreprise.

Il faut aussi choisir un chef d’équipe. Ce choix sera dicté par les problèmes que comporte la demande d’indemnité. Par exemple, dans le cas d’une demande d’indemnité impliquant des problèmes de production complexes, on pourrait nommer à ce poste le représentant de l’exploitation. Dans la plupart des grandes sociétés, c’est le service de gestion des risques qui a pour fonction de gérer les demandes d’indemnité.

• Rencontrer l’assureur – En vertu de la plupart des contrats d’assurance, après toute perte ou dommage aux biens assurés, les agents accrédités de l’assureur disposent d’un droit d’accès et d’entrée immédiat pour inspecter et examiner les biens, et évaluer les pertes ou les dommages. Il est donc important d’organiser une rencontre avec l’assureur le plus rapidement possible après l’incident. La compagnie d’assurance aura habituellement recours aux services d’un expert en sinistres pour évaluer la demande d’indemnité en son nom. L’expert en sinistres peut s’adjoindre d’autres experts (comptable spécialisé pour l’aider à évaluer les dommages, ingénieur connaissant le domaine d’activité pour l’aider à évaluer les questions de production, ingénieur en mécanique pour l’aider à revoir la demande d’indemnité pour dommages matériels).

La rencontre initiale entre l’expert en sinistres et l’entreprise devrait viser à établir une relation de confiance mutuelle. Lorsque la compagnie d’assurance et l’assuré travaillent de concert, cela permet de minimiser les perturbations causées par le sinistre. L’ordre du jour d’une première rencontre peut comprendre :
• une visite des zones endommagées;
• l’établissement d’un protocole de communication entre l’équipe de l’expert en sinistres et l’entreprise (la plupart du temps, l’équipe communiquera avec l’entreprise par l’intermédiaire de son chef);
• l’établissement d’une liste préliminaire des informations nécessaires;
• un échéancier de présentation de la demande d’indemnité : indemnité provisoire (environ trois mois après l’incident); indemnité finale pour dommages matériels (environ trois mois après la réparation des dommages); indemnité finale pour perte d’exploitation (environ trois mois après la fin de la période d’interruption); règlement final (environ trois mois après la présentation de la demande d’indemnité).

• Gérer l’information – Après avoir établi de bonnes relations de travail avec l’assureur, il faut gérer l’information requise pour préparer la demande d’indemnité. Heureusement, le système comptable de la plupart des entreprises permet de retracer facilement l’information si elle a bien été enregistrée. Parmi les principaux coûts à retracer, on retrouve :

• les dommages matériels : main-d’œuvre embauchée pour le nettoyage, affectée à la reconstruction (maison et contractuelle); sécurité; location de matériel; mise au rebut: fournitures; et frais de transport;

• les pertes d’exploitation : perte de production (production prévue et réelle); ventes perdues (ventes prévues et réelles); achats supplémentaires; frais économisés (p.ex., électricité, carburant, redevances); frais supplémentaires (p.ex., transport).

• Minimiser les pertes – Pour respecter les termes de la plupart des contrats d’assurance et favoriser sa santé à long terme, l’entreprise devrait tenter de minimiser ses pertes d’exploitation. Elle peut par exemple s’approvisionner auprès de tiers ou louer du matériel pour remplacer celui qui a été endommagé. Pour réduire le temps d’arrêt, elle peut demander que le matériel de remplacement soit livré d’urgence. La plupart des polices d’assurance couvrent les frais supplémentaires engagés ainsi, dans la mesure où la somme de ces frais n’excède pas le montant de réduction de la perte. Un autre exemple de minimisation des pertes serait de prolonger l’entretien de machines qui n’ont pas subi de dommages mais que l’on prévoyait mettre hors service. Si les réparations ne sont pas effectuées avec toute la diligence et la rapidité voulues, la période d’indemnisation des pertes d’exploitation pourrait être réduite par l’assureur.

• Demande d’indemnité provisoire – Lorsque les réparations visées par une demande d’indemnité durent plus de trois mois, il est possible de présenter une demande d’indemnité provisoire. L’entreprise doit alors soumettre un relevé des dommages pour appuyer sa demande sur un formulaire fourni par l’assureur.

• Demande d’indemnité finale – Cette demande ne devrait être présentée que lorsqu’on dispose de toute l’information nécessaire. Toutefois, si 95 % de l’information est disponible, il peut être opportun de s’interroger sur le temps nécessaire pour recueillir les 5 % manquants tout en respectant les délais fixés lors de la rencontre initiale. On peut normalement présenter un formulaire de relevé des dommages, fourni par l’assureur, pour obtenir un règlement final.

• Négociation du règlement – En général, les demandes d’indemnité pour dommages matériels et pertes d’exploitation se règlent par un processus de négociation. L’équipe de négociation de l’entreprise devrait comprendre à tout le moins le chef d’équipe, l’expert-comptable et le gestionnaire de risques. En cas de désaccord, la situation pourra se régler par une évaluation. Le sinistre est habituellement payé dans les 60 jours suivant la présentation du relevé des dommages, à moins que la police ne spécifie un délai plus court.

Si vous deviez subir un sinistre, nous espérons que les conseils présentés ci-dessus vous aideront à y faire face et à accélérer le processus de demande d’indemnité.

Qu’en est-il des avenants? On souscrit souvent un avenant pour frais supplémentaires lorsqu’on s’attend à ce que les frais supplémentaires engagés pour réduire les pertes à la suite d’un sinistre excèdent la réduction obtenue. Par exemple, les frais de relocalisation d’un cabinet comptable après un sinistre peuvent être supérieurs à la réduction de la perte d’exploitation. L’avenant couvrant les frais de préparation de la demande d’indemnité par des experts augmente le montant assuré pour y inclure les frais raisonnables engagés pour payer les services de préparation de la demande d’indemnité par un expert-comptable au nom de l’assuré.