Les nouveaux logiciels qui peuvent faire une différence

Deuxième sondage annuel sur les systèmes de veille stratégique*

Par Michael Burns

*Version intégrale d’un article résumé dans le numéro de juin-juillet 2005 de CAmagazine.

La plupart des organisations ne tirent pas l’information qu’elles attendent de leurs systèmes. Certaines demandent à leur service de TI de rédiger un rapport, ce qui prend habituellement trop de temps, tandis que d’autres créent des feuilles de calcul qui permettent aux utilisateurs de faire exactement ce qu’ils veulent. Malheureusement, celles-ci sont sujettes aux fautes de frappe et aux erreurs de calcul. Pire encore, les feuilles de calcul ne sont habituellement pas partagées dans l’organisation et ne sont pas mises à jour au fil des changements. Les décisions s’appuient donc sur des données périmées.

C’est ici qu’entrent en jeu les outils de veille stratégique, qui servent à simplifier le processus. Grâce à eux, les analystes n’ont plus à se colleter avec les feuilles de calcul ou à attendre après le service des TI; ils peuvent permuter les axes d’analyse des données à leur guise. De plus, comme tous les renseignements de veille stratégique sont stockés dans un serveur central plutôt que dans les ordinateurs des utilisateurs, ils présentent une seule version des faits.

Les termes techniques abondent dans le monde de la veille stratégique : extraction, transformation et chargement (ETL), entrepôt de données, cubes d’analyse et de traitement analytique en ligne (OLAP), etc. Voilà peut-être pourquoi cette technologie n’a pas été bien reçue dans les organisations qui n’ont pas de service des TI. Mais qu’en est-il exactement? D’abord, les données sont extraites, habituellement à partir de sources multiples, et transformées (nettoyées) afin d’en assurer l’uniformité et l’exactitude. Elles sont ensuite chargées et organisées logiquement dans un entrepôt de données. L’ETL peut représenter jusqu’à 50 % du coût total de l’implantation d’un système de veille stratégique. Les données sont ensuite disposées en «cubes», que l’on peut créer avec des outils de veille stratégique ou de bases de données comme Microsoft SQL Server, de façon à optimiser leur extraction à l’aide du traitement analytique en ligne. À partir d’un cube OLAP, on peut analyser les données par permutation d’axes, selon plusieurs dimensions, et procéder à un zoom avant pour obtenir plus de détails. Les données peuvent être organisées sous forme de feuilles de calcul ou de graphiques.

Une façon de concevoir la veille stratégique consiste à examiner les besoins d’information en fonction des divers niveaux au sein d’une organisation.

Les responsables de l’exploitation ont besoin de rapports traditionnels préformatés. Les cadres intermédiaires veulent pouvoir permuter les axes d’analyse des données selon plusieurs dimensions à l’aide du traitement analytique en ligne. Ils veulent également être en mesure d’analyser l’information relative à un problème donné selon des angles nouveaux ou créatifs et doivent pouvoir faire des requêtes ponctuelles, c'est-à-dire avoir la possibilité d’extraire des informations du système sans l’aide d’un programmeur. Au sommet de la pyramide de l’information se trouvent les cadres supérieurs, qui ne veulent probablement qu’un tableau de bord résumant les informations essentielles en une page. Tout dépendant de l’organisation, bon nombre d’entre eux procéderont ensuite à un zoom avant pour obtenir plus de détails. Il en va de même pour les cadres intermédiaires.

Bien entendu, les responsables de l’exploitation aimeraient aussi avoir accès à certains outils d’information des niveaux supérieurs. Cependant, il ne faut pas oublier le coût des licences, de la formation et du soutien associés à ces outils, surtout s’il s’agit du traitement analytique en ligne. De plus, les responsables de l’exploitation devraient probablement se concentrer davantage sur les activités quotidiennes plutôt que risquer de perdre leur temps à analyser de l’information.

Sondage auprès des fournisseurs
Le sondage qui accompagne le présent article [cliquez ici] contient les réponses des fournisseurs de bon nombre des principaux systèmes de veille stratégique : Microsoft, Cognos, Hyperion, Panorama, Clarity, SunSystems, Applix et Actuate. Il comprend diverses questions sur le coût de ces systèmes, le parc d’utilisateurs, le marché cible et la technologie, ainsi que plus de 80 questions sur la fonctionnalité de veille stratégique.

L'enquête de cette année comporte plusieurs nouveautés, notamment une section dans laquelle les fournisseurs indiquent les cinq meilleures raisons d'acheter leur logiciel et une autre qui traite des marchés cibles par secteur. À la lecture des tableaux, vous pourrez constater qu'un grand nombre des produits possèdent les fonctions de base et diffèrent surtout par leur coût et le nombre moyen d'utilisateurs. La gamme des produits offerts varie également. Certains fournisseurs offrent des solutions intégrant les budgets, les prévisions et la consolidation à la gestion du rendement des entreprises (business performance management ou BPM en anglais), devenue une technologie à la mode en raison de l'obligation de conformité à la Loi Sarbanes-Oxley.

Vous devriez également lire attentivement la section sur la technologie. Vous y constaterez que si tous les produits conviennent lorsqu’il suffit de supporter Microsoft SQL Server, certains d'entre eux ne sont pas compatibles avec d'autres bases de données. Il en va de même pour les systèmes d'exploitation et les réseaux : Microsoft est une valeur sûre, mais les autres produits peuvent poser problème.

Le sondage comprend sept réponses de Microsoft concernant ses diverses solutions ERP (enterprise resource planning). Selon Nancy Teixeira, directrice de produits ERP chez Microsoft Canada, la veille stratégique peut s’effectuer par l’entremise de systèmes ERP. En fait, il y a des avantages indéniables à travailler avec un «guichet unique» qui offre les outils de veille stratégique et le système ERP d’un même fournisseur. Soulignons entre autres le fait d’avoir un seul référentiel de données, qui permet aux entreprises d’éviter le cloisonnement de l’information dans des systèmes multiples.

Microsoft a fait preuve de créativité en répondant au sondage à l’aide d’outils d’information variés, qui diffèrent selon les systèmes. Le générateur de rapports financiers de Microsoft, FRx, est intégré en partie à Great Plains et à Solomon. De plus, on trouve depuis tout récemment ce que Nancy Teixeira appelle la couche veille stratégique de Great Plains. Great Plains comprend d’ailleurs maintenant des cubes d’analyse compatibles avec Excel fournis par Professional Advantage, un partenaire de Microsoft Business Solutions. Le système effectue la veille stratégique à l’échelle de toute l’organisation au moyen de cubes OLAP qui permettent une analyse approfondie. Avec Navision et Axapta, Microsoft adopte une nouvelle approche en matière d’«analytique des affaires» — un outil mis au point par TARGIT, également partenaire de Microsoft Business Solutions. Les autres outils de veille stratégique de Microsoft comprennent notamment Microsoft SQL Server Reporting Services, mis en marché en 2004 et qui concurrence des produits tels que Crystal Reports.

Microsoft propose en outre une plate-forme de veille stratégique dotée notamment d’une fonction ETL (SQL Server Data Transformation Services), d’un entrepôt de données (Microsoft SQL Server), du traitement analytique en ligne (SQL Server Analysis Services) et d’une fonction de production de rapports (SQL Server Reporting Services). Ce qui rend le tout si attrayant est la présence de Microsoft SQL Server. Microsoft se prépare également en vue du lancement de SQL Server 2005, prévu au cours de la deuxième moitié de 2005. La nouvelle version comporte de nombreuses nouveautés en matière de veille stratégique, dont un environnement de production de rapports spéciaux conçu pour les utilisateurs finaux.

Défis
Lors du sommet de Gartner Inc. sur la veille stratégique qui s’est tenu à Londres récemment, les analystes ont indiqué que, bien que ces systèmes peuvent mettre en évidence d’excellentes occasions d’affaires, la plupart des entreprises n’en font toujours pas une utilisation stratégique. Les principaux analystes de Gartner en matière de veille stratégique ont fait ressortir certains des problèmes les plus importants : 

Premièrement, trop de services des TI croient qu’il leur suffit de créer des entrepôts de données pour que les utilisateurs en voient les avantages.

Deuxièmement, bien des gens ne veulent pas abandonner les feuilles de calcul parce qu’ils y sont habitués et savent comment jongler avec les chiffres pour leur faire dire ce que l’on attend d’eux.

Troisièmement, plus de la moitié des projets d’entrepôts de données recevront un accueil tiède ou seront carrément mis de côté parce que la qualité des données n’a pas été prise en compte. En fait, de nombreuses organisations ne réalisent même pas que la qualité des données est problématique, car elles se concentrent plutôt sur l’identification, l’extraction et le chargement des données.

Selon Alex Resnick, président de Catalytics Group, les problèmes que posent actuellement les systèmes de veille stratégique tiennent en partie au fait que l’analyse n’est pas raccordée à la stratégie. M. Resnick rencontre des utilisateurs en entreprise qui éprouvent de la difficulté à extraire des données des principaux systèmes transactionnels et qui utilisent des feuilles de calcul pour répondre à leurs besoins. Les données sont extraites de diverses façons (dans bien des cas, elles sont simplement recopiées à partir de rapports imprimés) et sont rarement rapprochées avec celles des systèmes principaux après avoir été manipulées pour fournir les angles d’analyse voulus. Même si Alex Resnick travaille avec la solution de veille stratégique Panorama, il ne croit pas qu’il soit nécessaire d’éliminer les feuilles de calcul.

M. Resnick suggère d’utiliser une base de données comme Access ou Microsoft SQL Server pour l’entreposage des données, afin d’éliminer la nécessité d’enregistrer plusieurs copies d’une feuille de calcul pour refléter des données choisies à divers moments et de surmonter les problèmes associés à la modification des données historiques, laquelle aboutit à la présence d’erreurs dans les feuilles de calcul sélectionnées. Les feuilles de calcul bien conçues devraient également faire appel aux tableaux croisés dynamiques plutôt qu’à des feuilles multiples ou à des classeurs supplémentaires, qui dédoublent les données inutilement. Selon Alex Resnick, on atteint les limites de la fonctionnalité des feuilles de calcul lorsque celles-ci deviennent trop complexes ou contiennent trop de données, ou lorsqu’il faut restreindre l’accès à certaines dimensions. C’est alors qu’il faut choisir l’outil de veille stratégique qui convient.

Conclusion
Les systèmes de veille stratégique continuent d’offrir aux comptables une excellente occasion d’aider leurs organisations et leurs clients à mieux analyser leurs activités. Il est temps de joindre le mouvement et, idéalement, d’en prendre les commandes. Ce n’est pas seulement une question de calculs. Vous pourrez contribuer à réduire les risques d’erreur de veille stratégique et faire en sorte que les systèmes soient efficaces et efficients, et ne dépendent pas excessivement d’une seule personne. Mais surtout, vous pourrez vous assurer que la veille stratégique fournira des réponses aux bonnes questions.