Les nouveaux logiciels qui peuvent faire une différence

Blue Link : dans les petits pots…*

Par Michael Burns

*Version intégrale d’un article résumé dans le numéro de mars 2005 de CAmagazine.

Blue Link Associates Limited est une petite entreprise de la région de Toronto comptant environ 20 employés, qui concurrence ACCPAC, MAS 90, BusinessVision et leurs semblables. Comment une entreprise si modeste peut-elle réussir? À sa création, il y a 13 ans, Blue Link s’est trouvé un créneau avec la méthode PerfectFit — sa version de la personnalisation, qui prévoyait des mises à jour à prix fixe (soit un pourcentage du prix de la personnalisation initiale). Toutefois, l’entreprise s’est aperçue il y a quelques années que la seule façon de concurrencer les grands fournisseurs était de se spécialiser. Elle a donc adopté une approche différente et plus ingénieuse en se focalisant sur certains marchés cibles.

Marché cible
Actuellement, Blue Link vise les PME comptant de 5 à 50 employés. Elle offre une solution toute prête aux distributeurs de produits tels que les articles ménagers et l’équipement sportif, ainsi qu’aux grossistes et aux distributeurs de l’industrie alimentaire. Les distributeurs de vêtements forment son deuxième marché cible.

Coût
La solution de Blue Link coûte moins cher que les produits comparables tournant sous Microsoft SQL Server. La licence d’utilisation simultanée coûte 1 200 $ par utilisateur. Une entreprise comptant 15 utilisateurs doit donc s’attendre à débourser environ 40 000 $ pour le logiciel et les services de mise en œuvre. Le coût de la maintenance représente 18 % de ce montant par année, et comprend les mises à niveau de même que cinq heures de soutien technique. Il est possible d’acheter des heures additionnelles à prix réduit.

Le produit

Avantages	Inconvénients
Fournisseur. Blue Link existe depuis environ 13 ans et elle est maintenant bien établie avec plus de 280 licences et plus de 3 000 utilisateurs.	Comme Blue Link est une petite entreprise, certains clients éventuels s’inquiètent de sa longévité et se tournent vers des fournisseurs qui, croient-ils, seront là pour toujours.
Microsoft. Les produits de Blue Link ont été conçus à l’aide d’outils Microsoft; l’entreprise a reçu le statut de partenaire certifié de Microsoft et est sur le point de devenir partenaire certifié Or. Blue Link a aussi un responsable de compte partenaire chez Microsoft. Elle obtient donc le niveau d’accès le plus élevé aux services de marketing, de vente et de soutien technique de Microsoft. Grâce à sa collaboration avec Microsoft Canada, Blue Link a pu profiter de divers programmes, dont certains sont financés par Microsoft, pour ainsi élargir son marketing et atteindre une clientèle cible accrue. Le fait d’avoir accès aux ressources techniques de Microsoft avant d’apporter des changements architecturaux au logiciel a été extrêmement utile à Blue Link.	Les concurrents habituels de Blue Link sont ACCPAC, BusinessVision, MAS 90 et Everest. Or, Microsoft a aussi des systèmes comptables et ERP tels que Great Plains et Navision, et lancera sous peu le logiciel Microsoft Office Small Business Accounting. Pour le moment, Blue Link offre une solution qui se situe entre celles de Great Plains (ou Navision) et de Microsoft Office Small Business Accounting. Il est encore trop tôt pour savoir ce qui se produira lorsque Microsoft commencera à empiéter sur les plates-bandes de Blue Link.
Microsoft SQL Server. Il y a quelques années, Blue Link a pris la décision stratégique de ne vendre que des nouveaux systèmes tournant sous Microsoft SQL Server. Environ 30 % de ses clients utilisent désormais Microsoft SQL Server. Les autres ont choisi Access pour leurs bases de données. Microsoft SQL Server présente un certain nombre d’avantages, comme l’extensibilité et la fiabilité, ainsi que les services de production de rapports de SQL Server — un nouveau produit de Microsoft qui permet de publier des rapports sur Internet. Ce produit est offert à un prix incomparable : il est gratuit pour les utilisateurs de SQL Server 2000. Blue Link a commencé à fournir des rapports pour ses clients à l’aide de ce produit.
Fonctionnalités. Le système comprend les fonctions suivantes : traitement multidevise, grand livre, comptes clients, comptes fournisseurs, gestion bancaire, gestion des stocks, entrée des commandes et facturation, bons de commande, coût de revient par commande, contrôle de la production/la nomenclature, gestionnaire de contacts, paie, retours autorisés, prix forfaitaires par client, de même qu’un configurateur de produit (entrée des commandes) et un générateur de rapports financiers. Le système est aussi doté d’un programme de tierce partie, Paymate, pour la paie.	Ce sont toutes des fonctions de base. Le gestionnaire de contacts est assez rudimentaire, tout comme le système de contrôle de la production. Blue Link ne vise pas les grandes organisations complexes et n’offre pas, par exemple, de fonctions avancées de déroulement des opérations (alertes et acheminement de documents aux fins de leur approbation électronique), de traitement analytique en ligne (analyse d’opérations par permutation d’axes) et de codes d’analyse. Il faut se procurer auprès de tiers les outils de gestion de la relation client.
Composantes optionnelles. Un bon nombre des composantes ont été mises au point pour le marché cible : suivi avancé des coûts en magasin, exécution des commandes en souffrance, expédition à l’entrepôt, traitement des commissions, transferts entre entrepôts, comptabilité interentreprises, produits à recevoir rattachés aux bons de commande, budget des ventes, registre des actifs, suivi des dépenses, point de vente, matrice (style/couleur/taille), gestion du service, suivi des lots et Web.Venture (commerce électronique interentreprises). En moyenne, une composante optionnelle coûte environ 3 500 $.
Gestion financière. Blue Link devrait répondre aux exigences de la plupart des PME en matière de gestion financière. Sa solution comporte plusieurs fonctions financières puissantes, notamment la composante de budgétisation des ventes, qui permet d’établir un budget par produit, client ou période, ou selon des niveaux supérieurs tels que par catégorie de produit. La composante des produits à recevoir rattachés aux bons de commande permet de comptabiliser par régularisation les coûts de livraison et autres liés au coût des marchandises vendues. Blue Link offre un solide système de gestion des taxes qui prend en charge toutes les taxes de vente du Canada, des États-Unis, du Royaume-Uni, d’Irlande et de beaucoup d’autres pays. On retrouve également une autre fonction intéressante, le choix du mode de paiement des fournisseurs, qui permet de payer les fournisseurs par carte de crédit. Le système transfère automatiquement à la carte de crédit le montant dû au fournisseur. Le paiement par carte de crédit est très populaire auprès des petites entreprises, qui accumulent des points de cette façon.	Blue Link a son propre générateur de rapports financiers, qui comprend le formatage des lignes et des colonnes ainsi que quelques fonctions de mise en caractères gras et de soulignement. Ce n’est pas aussi impressionnant qu’un produit tel que FRx, qui est l’un des meilleurs générateurs de rapports financiers. Cependant, les clients de Blue Link peuvent choisir d’utiliser FRx moyennant des coûts additionnels. Jusqu’à maintenant, les clients de Blue Link ont tous décidé de conserver le générateur Blue Link.
Distribution. La force de Blue Link réside dans sa fonctionnalité de distribution, notamment le contrôle des stocks, le traitement des commandes, les achats, les retours autorisés, le configurateur, l’expédition et le coût en magasin. Lorsqu’ils se procurent la composante de commerce électronique interentreprises, les clients peuvent vérifier en ligne où en sont leurs commandes et l’expédition des marchandises.	Blue Link n’offre pas le traitement des bons de sortie.
Personnalisation. Le quart des nouveaux clients de Blue Link (recrutés depuis les six derniers mois) ont eu recours à la personnalisation. Comme d’habitude, Blue Link fixera pour eux le prix de ses mises à jour selon un pourcentage des frais initiaux de personnalisation (18 % normalement).	Désormais, l’entreprise n’effectuera que les personnalisations liées à son marché cible ou celles dont la mise à niveau est facilement réalisable. Par ailleurs, Blue Link n’offre pas certaines des possibilités de personnalisation qu’on retrouve avec d’autres produits (p. ex. l’ajout de champs déterminés par l’utilisateur et la modification de l’aspect d’un écran hors du code source). On peut par contre masquer les champs non applicables.
Exécution des commandes en souffrance.  Cette composante attribue automatiquement les stocks aux clients en fonction de règles fondées notamment sur la priorité des clients et la date des demandes. Il est facile de surclasser les attributions du système.
Gestion du service. On peut retracer les employés, les numéros de série, les garanties, etc.	Cette composante a été mise au point pour les services internes d’une entreprise et n’offre pas de fonctions de répartition ou d’ordonnancement.
Français. On peut générer des formulaires (par exemple des factures) en français.	Les écrans et la documentation ne sont pas offerts en français.
Interface utilisateur. L’interface utilisateur ressemble à celle de Windows Explorer, mais on y trouve aussi des raccourcis et des menus qui permettent d’aller où l’on veut. On peut facilement accéder aux détails des documents sources.
Commissions. Blue Link offre l’un des systèmes de commissions les plus solides sur le marché, qui comprend entre autres le fractionnement des commissions, des méthodes diverses (fondées sur le profit brut, les ventes, etc.), des barèmes de commissions, la prise en compte des dates, des retenues sur commissions et la capacité d’ajuster les commissions après leur affichage. On peut ajuster la commission avec ou sans piste de vérification.
Recouvrement.  Le recouvrement est souvent problématique pour les petites entreprises. Blue Link fournit des outils visant à réduire le délai de recouvrement en filtrant les montants non réglés par valeur ou par âge des créances. Il est facile d’envoyer par courriel ou télécopieur des factures et un relevé de compte. On trouve aussi un gestionnaire de contacts de base dans lequel peuvent être consignés tous les échanges avec le client.
Transferts interentreprises. Blue Link offre l’établissement des soldes réciproques entre deux entreprises à l’aide d’une de ses composantes optionnelles. Cette opération est nécessaire lorsque, par exemple, une entreprise a assumé une dépense pour une autre entreprise.	Lorsqu’il y a un transfert de produits entre deux entreprises, Blue Link ne crée pas automatiquement de bon de commande pour une entreprise à partir de la commande de l’autre entreprise. On peut se servir des transferts entre entrepôts pour relocaliser les stocks d’une entreprise à l’autre en une seule transaction.
Échange de données informatisé (EDI). Blue Link fait appel à Edisoft, une entreprise canadienne qui intègre l’EDI dans bon nombre des principaux progiciels comptables, dont ACCPAC, MAS 90, Great Plains et QuickBooks. Edisoft est spécialisée en EDI et elle a déjà mis au point des traductions pour beaucoup, sinon la plupart, des entreprises qui le demandent. Également, certaines des entreprises qui ont besoin de l’EDI introduiront des modifications EDI, et Edisoft fera rapidement ces modifications pour tous ses clients qui en ont besoin. Des coûts sont aussi associés à l’utilisation de ce qu’on appelle le réseau à valeur ajoutée (RVA) pour les transactions EDI sécurisées. Les clients d’Edisoft ne paient pas les coûts rattachés au RVA.	Il faut acheter un logiciel supplémentaire d’Edisoft, et on dépend d’un tiers pour les besoins en EDI.
Matrice couleur et taille. La matrice couleur et taille est un impératif pour les entreprises du secteur vestimentaire. Elle accélère considérablement le processus de traitement des commandes en permettant d’entrer un style accompagné de multiples couleurs et tailles sur la même ligne. La matrice couleur et taille fait partie des composantes offertes par Blue Link.
Tableau de bord. Blue Link comporte de plus un tableau de bord utile grâce auquel la direction peut garder l’œil ouvert sur l’entreprise.

En conclusion
Il est réconfortant de voir une petite entreprise canadienne capable de se mesurer aux géants mondiaux de la distribution de logiciels. Les clients de Blue Link sont en communication directe avec ses développeurs pour veiller à ce que les améliorations apportées répondent à leurs besoins. Le président de Blue Link, Mark Canes, CA, m’a dit qu’il rencontre au moins 10 clients par mois. Certains clients de l’entreprise préfèrent conserver ce lien privilégié plutôt que de devenir un simple numéro auprès d’une grosse organisation.