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Technologie pour la Loi SOX*

Par Michael Burns

*Version intégrale d'un article publié dans l'édition papier de CAmagazine du mois de décembre 2003.

Le malheur des uns fait le bonheur des autres. Le bogue de l'an 2000 a causé bien des maux de tête à certaines sociétés alors qu'il a été une manne pour les vendeurs de progiciels de gestion intégrés (PGI ou ERP) comme SAP et PeopleSoft. Leurs clients les plus futés ont également su transformer le bogue en occasion d'améliorer leurs processus d'affaires. L'histoire se répète maintenant avec la Loi Sarbanes-Oxley. Comme l'explique le numéro de ce mois-ci, les p.d.g. et les directeurs financiers sont menacés de sanctions pénales et civiles. Cette fois, ce sont les vendeurs de progiciels de gestion des performances (ou BPM, de l'anglais business performance management) qui ont tout à gagner parce qu'ils possèdent la solution technologique à la Loi Sarbanes-Oxley. De même, les utilisateurs les plus malins de ces progiciels se serviront de la Loi pour améliorer leurs processus liés à la gestion des performances.

Le mois dernier, nous avons examiné un produit BPM : OutlookSoft. Ce mois-ci, nous en examinons un second : la suite BPM de Hyperion (http://www.hyperion.com).

Selon Hyperion, les logiciels de type BPM permettent aux sociétés de traduire leurs stratégies en plans, de contrôler l'exécution de ceux-ci et d'obtenir des indicateurs sur la gestion et l'amélioration de leurs performances financière et opérationnelle. La suite BPM de Hyperion offre notamment les applications suivantes : tableau de bord, modélisation, budgétisation, planification et prévisions, consolidation et information financière, et intelligence d'affaires.

Plus de 6 000 clients dans le monde utilisent le système BPM de Hyperion, parmi lesquels 220 sociétés du Fortune 500 qui se servent des modules de consolidation et d'information financière. Hyperion, qui a son siège social à Sunnyvale en Californie, emploie plus de 2 200 personnes et a réalisé un chiffre d'affaires de 510 millions pour son exercice 2003.

Hyperion cible les sociétés dont les revenus sont supérieurs à 100 millions de dollars. La mise en œuvre peut prendre de trois à six mois et coûter entre 200 000 dollars et un million. Le processeur de consolidation Hyperion s'adresse aux sociétés ayant des systèmes ERP multiples (99 % de la clientèle de Hyperion).

Afin de se conformer à la Loi Sarbanes-Oxley, les p.d.g. et les directeurs financiers des sociétés ouvertes américaines doivent préparer une déclaration d'attestation à joindre au rapport du vérificateur. L'attestation doit indiquer que les états financiers et les informations fournies présentent fidèlement, à tous les égards importants, la situation financière et les résultats d'exploitation de l'émetteur. La loi exige que chaque rapport annuel d'un émetteur assujetti comprenne un «rapport sur les contrôles internes» affirmant la responsabilité de la direction à l'égard de l'établissement et du maintien d'une structure de contrôle interne adéquate et de procédures d'information financière. Le rapport doit contenir une évaluation de l'efficacité de la structure de contrôle interne et des procédures.

Hyperion permet de contrôler l'exhaustivité, l'exactitude et l'intégrité. Le système est entièrement conforme aux PCGR américains et canadiens et aux normes comptables internationales. Il peut s'intégrer aux principaux systèmes PGI et comprend des contrôles de validation au niveau de l'extraction des données provenant des systèmes sources. Les comptes invalides et les comptes réciproques non éliminés sont identifiés. Le système Hyperion bloque tout traitement additionnel avant la rectification de ces erreurs. Le processus de consolidation automatise l'élimination des comptes réciproques et s'adapte aux structures de propriété les plus complexes. Il rend désuètes les feuilles de calcul pouvant introduire des erreurs qui passeront inaperçues. Le processus de consolidation détectera les écarts indicateurs de problèmes potentiels. Les utilisateurs peuvent ajouter des commentaires, visibles pour la direction, afin de justifier les écarts.

Le processus de consolidation comprend aussi un système de suivi des opérations, de sorte que les soldes provenant des systèmes sources sont attestés avant que le processus de consolidation passe à l'étape suivante. La direction peut facilement observer l'état de tous les processus de consolidation mis en œuvre pour s'assurer que le traitement est complété en temps voulu. (La Loi Sarbanes-Oxley a aussi réduit de 10 jours le délai de présentation des états trimestriels.) Il existe une piste de vérification horodatée pour tous les processus menant aux états financiers consolidés. Hyperion peut être utilisé sur le Web, ce qui permet l'accès et les mises à jour n'importe où, n'importe quand — et réduit le temps de clôture d'un exercice.

Bien que Hyperion ne puisse pas contribuer à l'élimination des faiblesses du contrôle interne, il peut être fort utile pour détecter et prévenir des faiblesses de contrôle une fois le processus de consolidation entamé. Cependant, son avantage principal ne réside pas dans la conformité mais plutôt dans l'amélioration des processus financiers et opérationnels afin que la bonne information soit entre les bonnes mains lorsqu'il s'agit de prendre la bonne décision.

Michael Burns, M.B.A., CA, est président de 180 Systems (http://www.180systems.com), qui fournit des conseils objectifs pour le choix et la mise en œuvre de systèmes internes. On peut le joindre au (416) 963 1296, ou à mburns@180systems.com