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Par Michael Burns
Illustration : John Sapsford
L'INTELLIGENCE D'AFFAIRES A LE POTENTIEL DE TRANSFORMER
LES COMPTABLES EN JOUEURS CLÉS AU CŒUR DE L'ACTION
Par intelligence d'affaires (business intelligence [BI]), on entend la transformation des données en information pouvant servir à la prise de décisions. Or, il existe une vaste gamme de solutions BI. Sous sa forme la plus simple, on trouve des rapports d'exploitation ou de prodution très faciles à générer; si on fournit exactement les données requises à intervalles réguliers, ils entrent dans la catégorie des solutions BI. À l'opposé, il y a des outils interactifs d'analyse par permutation d'axes, souvent appelés systèmes de traitement analytique en ligne (OLAP). Il arrive que les utilisateurs de ces systèmes ignorent ce qu'ils recherchent — ils «explorent» les données, en quête de trésors cachés qui pourraient se révéler très utiles si on en connaissait l'existence.
Le traitement analytique en ligne consiste à extraire des données, souvent volumineuses, de sources multiples, en vue de les structurer sous une forme propice à l'analyse et de les convertir en entrepôts de données. Tout comme le contrôle de la qualité est important pour un distributeur ou un fabricant, l'élimination des incohérences ou des erreurs est essentielle dans un entrepôt de données. De la même manière que dans un entrepôt classique il faut ramasser les produits à expédier et les charger sur des palettes, les données destinées à être analysées par un produit OLAP doivent être sélectionnées et regroupées en «cubes». On peut créer ces cubes avec des outils BI ou des bases de données comme Microsoft SQL Server. À partir d'un cube OLAP, on peut analyser les données, par permutation d'axes, selon plusieurs dimensions, et procéder à un zoom avant à l'aide d'une feuille de calcul ou de graphiques.
De nombreux comptables considèrent Excel comme l'outil BI par excellence. Il est très souple, mais il peut aussi être imprécis, limité et inefficace. Avec Excel, il est relativement facile de faire une erreur de calcul sans s'en rendre compte. En outre, son fonctionnement se dégrade lorsque les données à analyser sont volumineuses. Enfin, la mise à jour d'un modèle Excel, pour définir une nouvelle période ou d'autres modifications, est laborieuse. Les outils OLAP permettent d'éliminer les problèmes d'Excel; on les a d'ailleurs comparés à des variantes d'Excel sur stéroïdes.
Il ne suffit pas que les systèmes d'intelligence d'affaires créent de l'information utile — celle-ci doit aussi être accessible à ceux qui en ont besoin, au moment où ils en ont besoin. Certains fournisseurs ont modifié leurs logiciels de façon à permettre aux utilisateurs de consulter les rapports ou d'exécuter les applications OLAP par Internet.
L'intelligence d'affaires est présente partout. Tous les systèmes comptables ou les progiciels de gestion intégrée (ERP) comportent des éléments BI et même, dans certains cas, des fonctions OLAP. L'encadré ci-dessus présente une liste d'outils BI disponibles, ainsi que les sites Web correspondants. Pour écrire cet article, nous avons en effet parlé à des grands fournisseurs de ce secteur, ou à leurs partenaires, pour connaître leurs points de vue sur la BI.
Dans notre monde actuel marqué par les compressions, on se montre plus réticent à investir dans les nouvelles technologies de l'information. À moins de ne pouvoir faire autrement, les directeurs financiers d'aujourd'hui exigent un rendement avant d'investir. Dans le cas des investissements non essentiels, le rendement du capital investi (RCI) est un critère valable. On consacre en effet trop de fonds à la production de rapports intangibles. Donald MacCormick, directeur des communications sur les produits chez Crystal Decisions, affirme que tous les rapports qu'on crée doivent être associés à un RCI tangible. Carl Paluszkiewicz, directeur des services de consultation chez SAS Canada, estime qu'il y a trois critères justifiant un investissement : le RCI, la viabilité de l'entreprise (investir est une nécessité) et des considérations stratégiques. Ces dernières sont difficiles à mesurer, mais les retombées peuvent être énormes. Elles amènent en outre à un réexamen du rôle des comptables au sein des organisations. Dans de nombreux cas, leur rôle se limite à consigner les résultats en comptabilisant et en contrôlant l'ensemble des opérations financières. Les outils OLAP peuvent permettre aux comptables d'aider l'entreprise à atteindre ses buts stratégiques.
Les coûts des BI peuvent être modérés quand il s'agit de produire des rapports de gestion de la production, mais ils montent en flèche si on veut procéder à des analyses OLAP. Les coûts des systèmes OLAP varient largement selon les produits, mais il faudra débourser au moins 2 000 à 3 000 dollars par utilisateur, frais de licence, mise en œuvre et soutien compris. La création d'un cube OLAP exige un effort environ 10 fois supérieur à celui qui est requis pour concevoir un rapport d'exploitation.
Les outils BI ont pour principal avantage d'améliorer la prise de décisions; mais comment mesure-t-on de tels avantages? Un expert en intelligence d'affaires donnait l'exemple d'un client qui avait transformé son modèle d'entreprise après avoir mis en œuvre des outils OLAP. Ces derniers lui avaient en effet permis de prendre conscience que certains clients n'étaient pas rentables et qu'il serait plus avantageux de recourir à des circuits de vente indirects. Il a ainsi réalisé des économies importantes qui ont plus que justifié l'investissement dans ces outils. Il n'est pas nécessaire, cependant, de mettre en œuvre un système OLAP pour veiller à la rentabilité des clients. Un simple rapport d'exploitation suffit normalement. Afin d'évaluer les coûts des services fournis à un client, on recourt à la comptabilité par activités (CPA), qui complète l'intelligence d'affaires. La CPA dépasse le cadre de cet article, mais contentons-nous de dire qu'il s'agit d'une méthode complexe à mettre en œuvre. En termes simples, la CPA consiste à évaluer la consommation des ressources à l'échelle des processus d'affaires qui font intervenir les différents services d'une organisation. Par exemple, elle pourrait viser la production de rapports sur la rentabilité des clients qui incluraient les coûts assumés par tous les services d'une organisation pour servir ces clients.
Dans un autre cas, une société a réalisé d'importantes économies en constatant que sa part de marché diminuait depuis qu'elle était passée de l'indicatif régional 416 au 905. Un simple rapport d'exploitation aurait suffi pour comptabiliser les ventes par indicatif régional, mais l'intelligence d'affaires met aussi des outils OLAP à la disposition de ceux qui ont besoin de cette information et qui prendront le temps de l'analyser selon plusieurs dimensions.
Les solutions BI aident aussi à produire de l'information utile plus efficacement et plus rapidement. Les rapports d'exploitation et leurs options de récapitulation, de tri et de filtrage illustrent bien cet avantage. Les systèmes OLAP permettent de réaliser des gains de temps plus importants encore. Une analyse OLAP type comporte plusieurs centaines de vues des données, qu'il serait très inefficace de générer avec des rapports d'exploitation.
La combinaison des dimensions, niveaux et mesures peut donner lieu à des centaines de vues. Un cube OLAP comporte généralement au moins quatre vues ou axes : qui, quoi, où, quand. Chaque axe peut comporter quatre à cinq niveaux. L'axe quand peut être associé aux niveaux année, trimestre, période, semaine et jour, et l'axe où, aux niveaux pays, province, ville et client. Et chaque axe/niveau peut être associé à quatre ou cinq mesures, comme les produits et le profit brut. Tous ces paramètres sont facilement interchangeables.
Si on veut toujours consulter les mêmes renseignements, un rapport d'exploitation fait parfaitement l'affaire. Mais s'ils varient selon les circonstances ou si l'on n'est pas sûr des données recherchées sans procéder à une analyse préliminaire, une solution OLAP devrait aider à prendre de meilleures décisions.
Selon Michael Langton, associé chez Newcomp Solutions, société spécialisée dans la conception et la mise en œuvre de solutions BI axées sur Cognos, l'intelligence d'affaires s'adresse aux sociétés dont le chiffre d'affaires est supérieur à 25 millions. Carl Paluszkiewicz cite plutôt un seuil de 50 millions. Quant à Donald MacCormick, il estime que les solutions OLAP peuvent convenir à toutes les entreprises dont les finances sont gérées par du personnel à plein temps.
Contrairement aux comptables en cabinet, la plupart des comptables des grandes entreprises connaissent les solutions OLAP. Quelques cabinets les utilisent à l'interne. Bien que les solutions OLAP puissent représenter une nouvelle source de revenu pour les comptables et leur permettre de fournir un service de valeur à leurs clients, les cabinets ne les leur proposent pas. Et ce n'est pas seulement faute de connaissances, mais de technologies. Les tableurs comportent des outils permettant d'importer la balance de vérification d'un client depuis la plupart des principaux systèmes. Les produits OLAP n'offrent qu'une intégration limitée aux grands systèmes comptables et présentent une autre lacune : l'absence de normes de l'industrie ou repères associés aux solutions BI. Les comptables doivent en effet comparer les paramètres propres à leurs clients aux normes de l'industrie. Malheureusement, au moment de la rédaction de cet article, il n'existait aucune bonne source de référence sur les normes pour les PME. Le service d'étalonnage de l'ICCA s'adresse aux plus grandes entreprises.
Un jour, les experts comptables analyseront les données de leurs clients selon plusieurs axes, en les comparant à des repères de l'industrie, de la région ou de l'entreprise, et ces analyses serviront de fondement aux décisions stratégiques des dirigeants. L'intelligence d'affaires a le potentiel de transformer la profession comptable et de faire de ses membres des joueurs clés au cœur de l'action.
Michael Burns, M.B.A., CA, est président de 180 Systems (http://www.180systems.com), qui fournit des conseils objectifs pour le choix et la mise en œuvre de systèmes comptables et ERP. On peut le contacter au (416) 963-1296 ou par courriel à mburns@180systems.com.
Cette rubrique est dirigée par Deryck Williams, FCA, CMC, de PKF Hill s.r.l. à Toronto. |
