Poser les bonnes questions

Par Carolyn Cohen Illustration : Cathy Pentland L'EXPÉRIENCE ET L'ABONDANCE DE DOCUMENTATION SUR L'ART DE L'ENTREVUE ET DE L'EMBAUCHE AIDENT LES EXPERTS EN RESSOURCES HUMAINES À MENER LEURS ENTREVUES Il n'est pas étonnant qu'avec l'abondance de documentation sur l'art de l'entrevue et de l'embauche et un peu de pratique, les experts en ressources humaines sachent de mieux en mieux poser les bonnes questions pendant les entrevues. Nombre d'entre eux ont adopté la technique d'entrevue axée sur la description comportementale, qui consiste à interroger les candidats sur leurs performances passées afin de déterminer s'ils seront en mesure de faire un bon travail dans le futur. Autrement dit, si la faculté de savoir fixer ses priorités est essentielle pour un emploi, l'intervieweur demandera aux candidats s'ils ont déjà eu à mener simultanément plusieurs tâches et, si c'est le cas, comment ils ont pris leurs décisions, quels obstacles ils ont dû affronter, quels résultats ils ont obtenus et, rétrospectivement, ce qu'ils auraient dû faire différemment. Si c'est une bonne chose que les intervieweurs aient plus d'informations pour faire leur travail et qu'ils se sentent plus à l'aise dans leur rôle, on doit leur rappeler qu'une entrevue ne se limite pas à des questions et qu'il y a plusieurs éléments à ne pas négliger. Briser la glace La plupart des interactions, qu'elles soient personnelles ou professionnelles, commencent par un brin de conversation. Le simple fait de converser pendant une entrevue aidera à réduire l'anxiété du candidat et peut-être même celle de l'intervieweur. Il est important d'éliminer tous les sujets délicats de votre répertoire (race, religion, situation familiale, origines ethniques, âge, etc.) car, même lancés sur le ton de la conversation, ils pourraient donner l'impression que vous cherchez à soutirer des renseignements. Ne prenez pas de risques et contentez-vous de sujets comme la température ou un fait divers qui n'est pas sujet à controverse. Une fois la glace rompue, c'est le bon moment d'expliquer brièvement le déroulement de l'entrevue. En informant le candidat que vous poserez les questions d'abord et qu'il pourra poser les siennes ensuite, vous pourriez l'aider à se détendre et à mieux se concentrer sur le moment présent. Faire la promotion de votre entreprise Une entrevue est le cadre idéal pour vanter les réalisations de votre entreprise. La clé, lorsque vous faites la promotion de votre organisation auprès d'employés potentiels (de clients potentiels aussi, en fait), est de mettre l'accent sur ce qui peut toucher votre interlocuteur et pas nécessairement de décrire les particularités et les accomplissements de votre entreprise dont vous êtes le plus fier. Mettez-vous à la place du candidat pendant un moment. À quoi attacheriez-vous de l'importance si vous occupiez ce fauteuil? Nous savons, grâce à la grande quantité d'informations recueillies sur le sujet, que les candidats ont une impression favorable des entreprises qui proposent des postes présentant des défis, qui investissent beaucoup dans la formation et le perfectionnement de leurs employés, qui offrent la sécurité d'emploi, qui croient à l'importance d'un bon équilibre entre le travail et la vie personnelle et qui donnent constamment une rétroaction sur la performance. Observez bien votre entreprise et déterminez avec honnêteté quels éléments sont susceptibles d'intéresser un nouvel employé : concentrez-vous sur ces éléments. Gardez toutefois à l'esprit qu'il ne suffit pas d'affirmer que votre entreprise croit en tel programme ou telle philosophie, ou qu'elle fera en sorte que les besoins de l'employé soient comblés. Puisque les chercheurs d'emploi doivent appuyer leurs affirmations par des exemples, ils s'attendent à ce qu'on leur rende la pareille. Si les tâches qui présentent des défis sont ce qui distingue votre entreprise dans votre secteur d'activité, dites-le, mais donnez des exemples concrets. Décrivez certaines de ces tâches, et indiquez la fréquence et le moment où elles surviennent. Si votre organisation accorde beaucoup d'importance à la rétroaction sur la performance, décrivez-en brièvement les politiques et les procédures tout en tenant compte du moment et du type de rétroaction auxquels l'employé peut s'attendre. Pratiquement tous les candidats désirent travailler pour une organisation qui s'intéresse à eux et qui les aidera à réussir. Indiquez clairement au candidat comment vous vous y prendriez pour le satisfaire et donnez des exemples où votre organisation a aidé des employés à atteindre leurs buts personnels. Il se peut qu'à certains moments pendant l'entrevue, vous ayez l'impression qu'un candidat s'intéresse à autre chose qu'à ce qui est énuméré plus haut. Vous croyez peut-être avoir le meilleur système d'évaluation de la performance au monde mais, si ce n'est pas une priorité pour le candidat, ne perdez pas de temps précieux à en parler. Dans des articles précédents, nous avons insisté sur l'importance de découvrir les préférences et les besoins uniques des employés en s'informant auprès d'eux. Ce n'est pas différent lors d'une entrevue. Demandez aux candidats ce qu'ils recherchent chez un employeur potentiel, ce qu'ils sont prêts à donner et ce qu'ils attendent en retour. Vous pourrez adapter votre réponse à la leur. Répondre aux questions L'un des moments importants de l'entrevue est celui où vous invitez le candidat à poser des questions. Si vous faites correctement la promotion de votre entreprise, vous aurez déjà répondu à certaines de ses questions. C'est une bonne chose, car cela indique que vous êtes tous les deux sur la même longueur d'onde. Il y a toutefois des éléments que vous n'aurez pas prévus. Ces temps-ci, on trouve une multitude de sites Web qui offrent aux chercheurs d'emploi des conseils sur la manière de se conduire pendant une entrevue. On y trouve notamment une liste de questions que les candidats devraient poser : Comment décririez-vous la culture de votre entreprise? La rotation du personnel est-elle élevée? Quelles en sont les raisons selon vous? Quelles sont les caractéristiques nécessaires pour réussir dans cet emploi? Qu'est-ce qui différencie votre organisation de ses concurrents? Voici quelques suggestions de réponses : Soyez honnête : Il vaut mieux que le candidat sache à quoi s'en tenir dès le début. Il peut toujours décider de laisser tomber une de ses exigences ou non. De toute façon, vous avez clairement montré que vous étiez digne de confiance. Soyez prêt à donner des exemples précis : Évitez de généraliser, car votre discours donnera une impression de déjà vu et vous ne serez pas convaincant. Si vous ne savez pas quoi répondre, admettez-le : Vous pouvez dire que vous allez réfléchir ou discuter avec un collègue, et que vous communiquerez ultérieurement avec le candidat. En fait, ce serait une bonne excuse pour reprendre contact avec lui. Demandez au candidat si vous avez répondu à sa question : Au besoin, invitez-le à approfondir le sujet. Soyez attentif à ses réactions : Est-il vraiment intéressé ou suit-il simplement les règles du jeu? Poussez plus loin en lui demandant d'expliquer pourquoi tel ou tel point l'intéresse. Traitez le candidat avec respect : Il est arrivé à beaucoup d'entre nous de constater rapidement que le candidat n'a pas les qualifications requises pour le poste, ou que ses aspirations ne peuvent être comblées. Il ne faut pas faire sentir au candidat qu'il nous fait perdre notre temps. Il a mis du temps et de l'énergie pour se préparer à l'entrevue; en retour, l'intervieweur devrait montrer son appréciation en manifestant de l'intérêt pour lui et en l'informant sur les activités de l'entreprise. Non seulement est-ce la chose à faire, mais c'est également une chance de faire la promotion de votre entreprise et d'établir un lien qui, pour toutes sortes de raisons, pourrait être utile dans l'avenir. Prendre des notes On recommande fortement aux intervieweurs de prendre des notes pendant l'entrevue afin de bien se souvenir de ce qui s'est passé — une brève description, non une apologie, du candidat. Vous pouvez lui suggérer de faire de même. Mettre la touche finale Il s'est écoulé environ une heure et il est temps de terminer l'entrevue. Premièrement, faites savoir au candidat quelles seront vraisemblablement les prochaines étapes. Faudra-t-il une autre entrevue? Reste-il d'autres candidats à rencontrer? Quand le candidat peut-il s'attendre à recevoir des nouvelles? Invitez le candidat à communiquer avec vous au besoin. Pour terminer, escortez-le jusqu'à la porte : la plupart du temps, il est moins facile de se diriger dans un bureau qu'on ne le croit. Remerciez le candidat d'être venu. Mener une entrevue est un art que tous peuvent maîtriser par une bonne préparation, la prise en compte de tous les détails et, au besoin, la consultation de personnes plus expérimentées. Carolyn Cohen, CA, M.S.S. (c.cohen@sympatico.ca), est consultante en formation et en ressources humaines à Toronto, et elle dirige la présente rubrique.