juin-juillet 2004 — ÉDITION IMPRIMÉE

juin-juillet 2004 Votre organisation perd-elle le contrôle?

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Votre organisation perd-elle le contrôle?

Par David Bickley
Illustration : Gary Clement

Les problèmes de contrôle se manifestent par divers symptômes facilement repérables. Découvrez ce qu'il en est pour votre organisation.

Vous êtes chef des finances, contrôleur, vérificateur ou gestionnaire et vous pensez que votre organisation connaît des problèmes de contrôle. Vous voulez en avoir le cœur net sans avoir à effectuer d'examens approfondis, mais ne savez pas par où commencer? Bonne nouvelle : les problèmes de contrôle se manifestent par divers symptômes facilement repérables, des signaux d'alarme révélateurs de processus mal conçus ou d'une conduite douteuse.

Pourquoi se focaliser sur la mauvaise conception des processus et l'éthique? Parce que ces deux éléments ont un dénominateur commun : les employés. Ceux-ci font des erreurs lorsqu'ils s'ennuient, lorsque leurs tâches sont compliquées ou lorsqu'ils ne comprennent pas bien ce qu'on attend d'eux. Lorsqu'ils sont mal conçus, les processus amplifient la propension aux erreurs des employés, et l'efficacité des contrôles s'en trouve diminuée. Quant à la conduite des employés, elle reflète leur état d'esprit. Les mécanismes de contrôle ne peuvent être efficaces si les gens pensent que les règles ne s'appliquent pas à eux ou s'ils cherchent activement à les contourner.

Cessez donc de vous poser des questions et vérifiez si votre organisation est à la hauteur et pour quelles raisons. Nous publierons un commentaire sur les résultats globaux

Symptôme	Points	Réponse
1. L'organisation a plusieurs plans de comptes (sans objet si elle exploite des secteurs d'activité différents nécessitant plusieurs plans de comptes).	20	s.o.
2a. Les procédures comptables ne sont pas consignées.	10
2b. Ajoutez 10 points si des procédures sont consignées mais ne peuvent être consultées directement sur l'intranet de l'organisation.	10
3. Des ajustements importants sont effectués après que les résultats préliminaires sont connus.	20
4a. L'organisation présente un «autre secteur d'activité» qui dégage une perte nette.	20
4b. Ajoutez 20 points si ce secteur a des gains ou des pertes de change qui ne peuvent être attribués à une fonction centralisée de trésorerie.	20
5. On ne sait pas très bien qui est responsable de chaque compte du grand livre général.	10
6. Les rapprochements ne sont pas informatisés.	20
7. Les opérations d'envergure sont assorties de conditions particulières.	10
8. Des éléments importants sont exclus aux fins du calcul des commissions de vente et des primes de rendement.	5/élément	Nombre d'éléments
9a. Les services ne tiennent pas de documentation sur leurs processus et leurs contrôles.	5/service
9b. Ajoutez 1 point pour chaque système bien documenté et pour lequel un organigramme a été établi par le service de vérification.	1/service	Nombre de systèmes
10. Les normes ne sont pas consignées.	10
11. Les feuilles de calcul sont un élément essentiel de processus importants.	10
12. Le personnel chargé du traitement fait beaucoup d'heures supplémentaires (en particulier aux dates de clôture).	10
13. Le ratio des charges courantes aux produits s'améliore dans le trimestre au cours duquel des coûts de restructuration sont comptabilisés.	20
14. Des comptes du grand livre sont inactifs.	10
15. Les clients se voient attribuer plusieurs numéros — un par système de comptes.	20
16. Les comptes internes ne sont pas rapprochés.	20
17a. Les ajustements effectués pour l'information de gestion ne se compensent pas.	20
17b. Ajoutez 10 points s'il n'y a pas moyen de savoir si ces ajustements se compensent.	10
18. Chaque petite filiale a son propre service de comptabilité/traitement.	5/service	Nombre de services
19. L'organisation compte un grand nombre d'entités ad hoc.	5/entité	Nombre d'entités
20. L'évaluation de l'efficacité des contrôles est laissée à la fonction vérification interne.	20
21. Il n'y a pas de mesures de performance pour les processus transactionnels.	10
22. Les dérogations aux politiques sont courantes.	10
23. Les comptes sont arrêtés avant la fin du trimestre.	10
24. On s'appuie sur des plans d'essai et de mise en œuvre ponctuels pour la mise à niveau des systèmes.	10
25. Les cotes défavorables attribuées par le service de vérification se reflètent toujours dans les évaluations de la performance.	10
Êtes-vous CA? Secteur

David Bickley, CA (labric@aol.com), a une grande expérience de la conception et de la mise en place de systèmes et de contrôles.